檔案管理工作論文

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檔案管理工作論文1

民國檔案是指在1912年1月1日中華民國成立至1949年10月1日中華人民共和國成立期間，各政權、政黨、社會團體、組織、機構及個人在社會活動中形成的具有保存價值的歷史記錄[1]。民國檔案不僅具有重要的史料價值和憑證價值，同時還具有現實參考價值和社會教育價值[2]，對其進行開發利用，是社會文明進步的表現。近年來，青島市城市建設檔案館（以下簡稱“青島城建檔案館”）立足本館館藏，重視民國檔案開發利用工作，取得了一些成就，但也存在著一些問題。

一、館藏民國檔案概況

青島城建檔案館館藏民國檔案共計1.5萬余卷，主要是建設工程（房屋建筑、市政設施、名勝古跡、園林綠化等工程）審批檔案，即建設工程申請文書、政府審批文件及相關圖紙等，時間主要集中在1923年至1949年之間，真實記錄了青島城市建筑發展史；另有部分各圖紙（地形圖、規劃圖、現狀圖、市街圖等）、調查統計資料等，時間主要集中在1912年至1949年之間，系統反映了青島城市建設發展變化。

二、民國檔案開發利用成就

（一）高效開展檔案借閱因青島現存近代城市建筑較多，故民國檔案利用需求也較高，利用目的多為房屋裝修與改造、房產登記與變更及高校學術研究等。2002年，青島城建檔案館開始對民國檔案目錄進行電子著錄，正式啟用電子目錄查詢，極大地提高了民國檔案檢索的效率；2017年，為應對日益增多的民國檔案利用需求，加強民國檔案實體保護，青島城建檔案館開始開展民國檔案數字化，民國檔案實現全程線上利用，檔案利用效率進一步提高；2019年起，青島歷史城區更新與保護工作如火如荼開展，對民國檔案進行調查研究成為歷史城區更新與保護工作的前提，青島城建檔案館每年為其提供檔案3000余卷，電子目錄查詢和掃描件在線閱覽極大地提升了歷史城區更新與保護工作的進度。

（二）編研檔案出版物2013年，青島城建檔案館依據館藏民國檔案編輯出版了《大鮑島》一書，對當年德國人劃定的華人區——大鮑島內的城市與建筑規劃、商業興衰歷程、社會文化傳統及現狀等內容進行了詳細的闡述；2016年，編制《青島近代城市建筑1922-1937》，基于館藏民國時期城建檔案和其他歷史資料，從多個視角對青島1922年至1937年間的日趨成熟的城市建設與發展進行了全面、系統地梳理和解讀；2017年，《齊魯記憶?山東檔案珍品叢書》之《青島德文城建檔案》出版，館藏百年花體德文檔案首次面世，介紹了青島路德公寓、廣興里、德華特別高等學堂等歷史建筑；2022年，編輯出版《關圖統鑒——青島八大關建筑調查與編研書表》，通過對比原始圖紙和現實照片、梳理建筑檔案信息，客觀真實地展現了青島“萬國建筑博覽會”的獨有魅力與文化傳承。

（三）制作檔案專題片利用豐富的館藏民國檔案，青島城建檔案館制作了多部介紹青島歷史街區的專題片，將城建檔案與城市文化緊密結合。如，《大路頌歌》通過講述青島豐富的城市路網的形成過程，向大眾展示了新中國成立后青島城市建設的發展變化；《中山路》《大學路》《黃縣路》等以青島老城區的道路為對象，介紹了青島道路及道路兩側代表性建筑的發展歷史，在社會上產生了較大的反響，并帶動大學路、黃縣路等成為新晉網紅打卡地；《歲月》《里院故事》專題片等則將鏡頭對準青島傳統民居——里院，介紹了青島里院代表——廣興里的前世今生，向觀眾展示了廣興里改造前的寶貴影像和改造后居民的生活狀況，并成功將青島里院推為與北京四合院、上海弄堂、福建土樓等相齊名的建筑形式。

（四）舉辦檔案展覽近年來，青島城建檔案館克服館房面積有限、研究人員緊缺等限制條件，結合國際檔案日、重大節慶活動等多次舉辦檔案專題展覽，展覽素材均來自館藏民國檔案。民國時期，青島商業繁榮，一批體量龐大、外觀華麗、富有特色的商業建筑拔地而起，而這些建筑的審批檔案就存在青島城建檔案館，利用這些檔案，青島城建檔案館舉辦了《青島優秀歷史商業建筑展》。里院臨街而建，四周圍合，臨街部分與西方洋樓類似，內部則按照中國傳統民居而建，是青島獨特的建筑形式，其建筑數量曾占據民國時期青島市區的“半壁江山”。青島城建檔案館存有大部分里院的檔案，以此為基礎，舉辦了介紹里院發展過程的《青島里院建筑展》。

三、民國檔案開發利用存在的問題及原因分析

（一）民國檔案開發利用難度大民國檔案的特殊性導致民國檔案開發周期較長，效率較低。部分民國檔案至今已有100余年歷史，且經歷過戰爭時期，出現了紙張老化甚至脆化現象，不具備檔案調閱條件。民國檔案中的字體和文種與現在通用的字體和文種有所不同。如，大部分民國檔案字體為手寫的繁體字，或是繁體字的簡寫、改寫，且有些字跡潦草，很難辨認；民國時期公文種類繁多，文言文與白話文相互夾雜，且經過多次公文改革，理解難度較大。另外，民國檔案中的個別信息與現代的信息不對稱，如，民國檔案中所記載的工程地點信息由“路名＋地號組成”，而現在的工程地點信息由“路名＋門牌號”組成，但是地號與門牌號之間沒有邏輯關系，甚至路名都已發生變化，新舊地址難以匹配，檔案檢索查準率較低。

（二）開發利用深度有待加強目前，青島城建檔案館的民國檔案開發利用方式仍以被動提供檔案查閱為主，在民國檔案內容的深層次開發上還有很大進度空間。究其原因，最根本的就是檔案存放分散且類別單一。除青島城建檔案館存有反映青島城市建設的民國檔案，青島市檔案館、青島市房產館、個人以及德國、日本等境外地區一些機構也保管著同種類型的檔案，但由于體制機制等原因，各組織和個人彼此之間缺乏聯系與合作，民國檔案開發利用通常僅局限在某一方面，不夠全面；青島城建檔案館館藏民國檔案主要為建設工程審批檔案，缺乏反映建設工程產生的社會影響的檔案，以及在后期的社會活動及修繕改造中形成的檔案，由于檔案內容相對單一，民國檔案開發利用成果不能系統地反映開發主題的前因后果。

（三）缺乏開發利用專業人才民國檔案的特殊性對民國檔案開發利用人員提出了較高的要求，既要了解民國歷史和公文行文規則，又要熟知檔案管理及開發利用方式方法。但現實工作中，由于基礎業務繁忙，檔案開發利用意識淡薄，檔案館鮮少有民國檔案開發利用專業人才，參與開發利用的人員甚至不是歷史學或檔案學專業人才，多為兼職人員，無法認識到民國檔案的重要價值，導致開發利用成果質量不高。另外，民國檔案整理與著錄多為社會外包，但由于外包公司缺乏專業知識，工作人員文化水平不高、責任心不強，在整理的過程中不注意對檔案實體的保護，甚至不能辨別同一份檔案中各文件之間的邏輯關系是否正確，也不能準確地對民國檔案中的重要信息進行提取和分析，直接影響了檔案檢索查準率。

（四）社會力量參與開發利用少在全國范圍內，青島市近代城市建筑保存較為完整，特別是在青島老城區，歷史建筑比比皆是，而青島城建檔案館館藏民國檔案所記錄的大部分建筑現仍在使用，其中多為個人住戶。因涉及個人隱私和公共利益，按照檔案利用相關規定，青島城建檔案館民國檔案未全面開放，一些建筑學、歷史學等方面的專家學者及高校學生因不具備檔案查閱條件而無法研究館藏民國檔案。此外，因為城建檔案館為專業檔案館，與綜合檔案館相比，社會關注度較小，許多歷史研究者不清楚城建檔案館也保存有民國檔案，因此在做歷史研究時不會考慮去研究城建檔案館的民國檔案，而城建檔案館也很少有機會主動和這些學者們進行合作。

四、民國檔案開發利用對策

（一）加強民國檔案搶救保護與開放完整的檔案是開發利用的重要前提，檔案館應加強對民國檔案實體的保管力度，嚴格檔案庫房保管標準，配備各類庫房設施設備和專業庫管人員，最大限度延長民國檔案壽命；對于已經破損嚴重的民國檔案，應加大資金投入，按照民國檔案修復相關標準制定合理的修復方案，并及時搶救修復，從而使更多的民國檔案達到開發利用的標準，在修復過程中切忌對檔案實體造成二次傷害。另外，還應通過官方渠道定期公布民國檔案目錄，加大館藏民國檔案資源宣傳，提高民國檔案的社會影響力；在民國檔案數字化的基礎上應進一步進行數據化處理，建立民國檔案全文數據庫[3]，并在不涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的前提下，將民國檔案全文數據庫向社會共享或開放。

（二）豐富民國檔案開發利用資源內容豐富、門類齊全是民國檔案開發利用的基礎，要提高民國檔案開發利用的質量，檔案館必須打破原有封閉狀態。據了解，國內外各類檔案館、博物館、圖書館、高校、公共媒體等文化部門和科研機構均保存有大量珍貴的民國檔案資料，檔案館應根據本館館藏特點，就同一專題的民國檔案積極與上述部門和機構開展業務合作，努力實現民國檔案數據資源的共享與互補[5]。同時，檔案館還應面向社會組織和個人廣泛征集民國檔案，最大限度搜集相關資料，對現有民國檔案進行補充與驗證。

（三）建設民國檔案開發利用隊伍首先，檔案館應加強民國檔案開發利用人才培養，定期開展繁體字識別、民國公文解讀和檔案知識學習等專題培訓，不斷提升開發利用人員的文學素養和檔案意識；其次，檔案館應主動邀請更多領域的專家、學者參與到民國檔案開發利用工作中[6]，如，與不同高校、不同學科建立研究生聯合培養基地，從不同角度對民國檔案進行研究，拓展民國檔案開發利用的廣度和深度；最后，檔案館還應調動社會力量參與的積極性，如，利用社交媒體，以檔案眾包的方式，引導社會公眾利用碎片化時間積極參與民國檔案開發利用[4]。

（四）創新民國檔案開發利用形式開發利用形式決定了民國檔案開發利用成果的社會關注度，因此檔案館應針對不同人群開展不同層次的、靈活多樣的檔案開發利用活動。如，面向研究人員，可以出版檔案匯編、檔案影印本等書籍，舉辦檔案專題展覽；面向普通群眾，可以出版比較通俗易懂的文史研究書籍、照片集等書籍，制作趣味性較強的專題片，建立愛國主義教育基地，舉辦沉浸式展覽等[7]。同時，還應做好開發利用成果的宣傳工作，特別是要利用好社交媒體對成果進行報道，使越來越多的人了解民國檔案的重要價值。

作者:高妍王崇 單位:青島市城市建設檔案館

檔案管理工作論文2

一、區塊鏈技術的概念及特性

（一）區塊鏈技術概念的由來2008年，一位日本籍美國人公開發表了一篇區塊鏈界的開山論文。該論文使用區塊鏈技術搭建了電子現金系統的初步構想。人們對區塊鏈的印象也停留在“比特幣”這一概念上。從此，區塊鏈技術作為比特幣的基礎應用技術邁向了1.0時代。2014年，一些金融領域的專家認為區塊鏈是能夠有助于用戶獲得智能協議的編程語言。區塊鏈技術在可編程性能以及智能合約等方面有了進一步發展后，隨即被應用于更寬廣的金融領域。自此，區塊鏈技術開始進入2.0時代。2016年，因為區塊鏈存儲的數據庫具備各方面的長處，區塊鏈在社會各行業都受到了重視。區塊鏈也被官方定義為“利用各種計算機技術進行分散存儲數據的數據庫”。目前，區塊鏈技術已經在各類檔案管理、圖書館管理、公益監管、共享經濟和金融服務等領域被廣泛關注，相關技術理念和系統構建也日益豐富。區塊鏈技術3.0時代已經到來。縱觀近十年來區塊鏈技術的發展，筆者認為區塊鏈技術就是一項基于各種計算機算法的數據存儲技術。

（二）區塊鏈技術的特性

  1.不可篡改性區塊鏈通過哈希函數的運算，可以獲得一個哈希值，也就是“信息摘要”。在城建檔案管理的范疇中，相當于生成了城建檔案的“件”的著錄項。因為上一個區塊的哈希值是下一個區塊實際數據的基礎并且該步驟是不可逆的，所以不同的電子文檔即便通過相同的哈希函數運算，得到的結果也是不同的[1]。因此，通過對比哈希值是否一致，我們就能夠輕松判斷區塊鏈中的城建檔案數據是否被篡改，進而篩選出被惡意篡改過的城建檔案數據。

 2.安全性區塊鏈技術使用非對稱加密算法確保了其安全性。非對稱加密算法指利用密碼學中的相關技術對所存數據信息進行加密，只有在使用對應的“密鑰”時才能解密閱讀[2]。倘若沒有經過密碼驗證就強制截取，那么他所獲得的數據信息也是無法閱讀的。該算法的使用阻止了數據在管理和利用過程中的信息泄露風險，增強了使用區塊鏈技術的安全性。3.分散性利用分布式存儲技術控制區塊鏈上的城建檔案數據，類似于城建檔案實體管理過程中的“異地容災”技術。其目標都是為了保障城建檔案信息的安全，防止出現集中存儲時帶來的“一損全毀”后果。因此，區塊鏈技術中的分布式存儲技術使其具有分散性。 

4.可追溯性區塊鏈上的城建檔案數據都會被戳上時間印記，也就是所謂的“時間戳”。因為區塊鏈不僅保存已經形成的城建檔案數據，而且對每一次操作都有記錄。時間戳技術則清楚地記下了這些操作的具體時間。當需要調用這些數據的時候，通過查看時間戳留下的記錄，就可以追溯到這些關于數據的數據。

二、區塊鏈技術在城建檔案管理應用中的可行性探析

（一）區塊鏈的技術特性與城建檔案管理的要求相匹配

1.區塊鏈技術的不可篡改性確保了城建檔案信息的真實性區塊鏈技術利用哈希算法可以篩選出被惡意篡改過的數據。因此，原始數據可以被安全地保存下來。而城建檔案管理也要求城建檔案信息確保真實性。因為城建檔案具有“參考”和“憑證”的雙重價值。假使城建檔案信息的真實性無法保障，那么它的“參考”與“憑證”價值也無法得到實現。所以，利用區塊鏈技術的不可篡改性能夠有效避免城建檔案信息被篡改，進而保證了城建檔案的價值[3]。

2.區塊鏈技術的安全性和分散性確保了城建檔案信息的可靠性區塊鏈技術利用非對稱加密算法以及分布式存儲技術可以使數據免遭泄露與丟失的風險。同時，城建檔案管理過程中也要求城建檔案信息具有可靠性。城建檔案信息的可靠性一方面體現在城建檔案信息內容的真實性；另一方面則要求城建檔案管理過程規范、存儲條件安全。

3.區塊鏈技術的可追溯性確保了城建檔案信息的完整性區塊鏈技術利用時間戳記錄下每一次對鏈上數據的操作，包括城建檔案的題名、責任者、日期等信息，這些被追溯到的信息即為關于數據的數據，也就是電子文件的“元數據”。而城建檔案管理要求城建檔案信息內容力求完整。根據2018年國家檔案局發布的第13號令《機關檔案管理規定》第四章第三十條：“元數據應該和電子文件一并收集”。因此，在城建檔案數據信息化的過程中，為保障城建檔案信息的完整性，城建檔案管理者也應當注意對“元數據”的收集。所以，利用區塊鏈技術的可追溯性能夠完整地記錄包括城建檔案元數據在內的一切信息，也就確保了城建檔案管理的相對完整性。

（二）區塊鏈技術在檔案管理方面的成功實踐經驗澳大利亞墨爾本大學是最早將區塊鏈技術與學生檔案管理相結合的試點學校之一。通過利用區塊鏈技術管理學生檔案，企業在招聘時可以直接了解到真實可靠的學生信息，減少了許多不必要的糾紛與麻煩。借鑒墨爾本大學管理學生檔案經驗，我國在應用區塊鏈技術管理城建檔案的初期階段也可以采取“先試點、后推廣”的應用模式。這樣可以讓城建檔案管理者清楚地了解到區塊鏈技術在城建檔案管理的實際應用過程中會出現的問題，以便及時糾錯；然后在已有的框架上進行深層次的探索，可以減少一定的時間、人力和物力成本。從澳大利亞利用區塊鏈技術管理學生檔案這件事中不難發現墨爾本大學有明確的使用目標。因此，我國在利用區塊鏈技術進行城建檔案管理試點項目前，也應該考察項目的實際需求，再制定明確的實施方案。

三、區塊鏈技術在城建檔案管理應用中的優越性

（一）有利于完整地保管城建檔案在傳統城建檔案保管過程中，經常會遇到城建檔案丟失的情況。對于一些保管期限難以鑒定或者因失誤而銷毀的城建檔案，檔案管理者往往束手無策。應用區塊鏈技術來管理城建檔案時，在保管的過程中，則可以避免城建檔案丟失的情況。另外，在區塊鏈上的操作都有跡可尋，被銷毀的城建檔案也可以清晰地找到所屬全宗。如果再加入備份技術及預留時間內錯誤操作可撤回技術，即便是因失誤而銷毀的城建檔案也可以找回。因此，運用區塊鏈技術管理城建檔案有利于完整地保管城建檔案。

（二）有利于提高城建檔案檢索效率在傳統的城建檔案管理過程中，城建檔案內容的缺失、著錄標引的失誤都拉低了檢索結果的檢全率與檢準率。而應用區塊鏈技術來管理城建檔案，則可以對城建檔案進行前端控制，確保城建檔案內容的完整，同時也減少了著錄標引、查找等方面的失誤，將大大提高城建檔案檢索的效率。

（三）有利于提高城建檔案的利用率城建檔案的利用率是評價城建檔案價值的重要指標。在日常生活中，大多數人很少主動去城建檔案館查找資料。我國城建檔案“重藏輕用”的狀態十分普遍。為了提高城建檔案的利用率，不少城建檔案館網站提供了網頁瀏覽等服務，然而各城建檔案館的瀏覽量卻不盡如人意。究其原因，一方面是由于相關城建檔案機構宣傳能力不足，提供的服務不夠完善；另一方面，則是由于當今社會大多數用戶更習慣于移動端應用。因此，利用區塊鏈技術搭建移動端用戶入口，提供城建檔案利用服務，用戶即可根據自己的身份“私鑰”登錄查閱城建檔案。長此以往，城建檔案的利用率自然會穩步提高。

（四）有利于忠實地記錄歷史并提高檔案編研質量由于城建檔案的收集、鑒定等工作可能會受到政策與條件的限制，城建檔案編研工作也因此受到了各種限制。為了解決這一難題，城建檔案編研工作目前多與城建檔案館以外各單位如圖書館、史志辦等合作編研。然而這一解決方案也帶來了新的問題，比如各單位利益糾紛、責任承擔等問題。區塊鏈的可追溯性與公開透明性在一定程度上使得歷史記錄的過程更加完整、真實，從而提高了城建檔案編研工作的質量。

四、區塊鏈技術在城建檔案管理應用中的問題

（一）城建檔案數字化進程較慢城建檔案數字化是利用區塊鏈技術管理城建檔案的基礎之一。在全國檔案事業發展“十三五”規劃的會議上，曾經明確提出“全面推進檔案資源存量數字化”的發展目標，并預計到2020年全國省級國家綜合檔案館中的永久檔案數字化比例應達到30%～60%[4]。然而，由于我國各地檔案館（室）人員不足、設備缺乏、技術有限，檔案的數字化能力并不強。為了解決這一難題，很多單位采取了城建檔案數字化工作外包的應對策略。但是，由于城建檔案數字化工作外包項目也面臨著進度完成超時、成本超出預算、外包公司人員流動性大且專業性不高、項目組與委托方之間溝通不暢導致城建檔案數字化質量差等問題，數字化成果出現問題后返工的現象也常有出現。因此，我國城建檔案數字化進程較慢。這一問題也嚴重地阻礙了區塊鏈技術在城建檔案管理方面的應用。

（二）區塊鏈技術發展尚未成熟中國科學院院士鄭志明教授曾經表示，我國區塊鏈技術發展現狀主要存在三大問題：一是國內的區塊鏈發展現狀開源代碼和開源論文較少；二是沒有安全可控的底層平臺，主要依賴于國外；三是缺乏有保障的軟硬件一體化平臺[5]。由此可見，我國對區塊鏈技術的開發尚且沒有成熟。當前，我國關于區塊鏈技術在各行各業應用的許多理論僅僅停留在構想狀態，區塊鏈技術要想完全應用于城建檔案管理領域還需要更完善的技術支持。

五、區塊鏈技術在城建檔案管理應用中的具體策略

（一）在收集階段做好城建檔案數據挖掘工作利用區塊鏈技術管理城建檔案的首要任務就是完成城建檔案數據的挖掘工作。而在城建檔案收集階段的工作又應分兩方面同時進行：一方面，城建檔案工作者要做好線下紙質（實體）城建檔案的收錄工作；另一方面，要對現行使用狀態的電子文件開展前端控制工作，以便及時將電子文件收集存檔。

（二）在整理階段做好城建檔案數據數字化工作首先，全國各城建檔案館（室）都要提高自身的城建檔案數字化能力；其次，接受城建檔案數字化工作的外包機構也應注重培養工作人員的專業度，了解城建檔案數字化的要求與規范；最后，負責與城建檔案數字化外包機構合作和對接的委托方應該在項目開始前明確地表達己方的需求，定期對已經完成的數字化成果進行抽查、檢驗，雙方隨時保持溝通與交流。在各城建檔案機構與城建檔案外包機構的共同努力下，城建檔案數字化工作才可以加速前進，區塊鏈技術在城建檔案管理領域的應用才可以早日開展。六、結語從宏觀角度來看，應當先制定出有效的法律法規與城建檔案數據開放制度。相關法律法規的制定需要由專業的城建檔案工作者參與其中，從而可以進一步規范區塊鏈技術在城建檔案管理中的應用。此外，相關制度的制定一定要及時跟上技術的發展，不能在法律上給不法分子“留白”。推動相關制度的制定，為區塊鏈技術在城建檔案管理中的開放利用“保駕護航”

作者:張錦 葉瓊 宗玉芬 單位:武漢市城市建設檔案館

檔案管理工作論文3

為了充分發揮城建檔案的價值與作用，需要結合目前城建檔案的業務指導情況，進行精細化的分析，及時發現工作過程中存在的問題。要結合檔案業務指導工作的相關特點，制定出更加科學的工作方案，在最大程度上提升城建檔案的整體價值。

一、城建檔案業務指導工作的意義

城市的規劃以及建設問題需要以精確的檔案數據作為支持，才能對規劃、建設的全過程起到指導的作用。從目前的城市工程建設情況來看，多具有周期長、規模大等特點，只有提升城建檔案資料的規范性與完整性，才能有效運用，充分發揮它的價值。通過開展城建檔案業務指導工作，能夠從建筑工程的各個環節進行科學管理，提升檔案數據收集的合理性與精確性，使工程建設能夠穩步進行。除此之外，通過開展檔案業務指導工作，也能保障施工過程有序開展，提升工程的整體質量，及時發現工程中的質量問題并妥善解決。二、城建檔案業務指導工作的現狀由于在城建檔案的業務指導過程中，難以有效地落實相關制度，在這種情況下，便會導致該項工作帶有較強的隨意性，難以為建設工程的質量提供保障。由于一些建設項目在開展檔案管理時缺乏完善的管理機制，沒有設置專門的檔案管理人員，就會導致相關的工作流程出現混亂，使檔案業務指導工作僅流于形式，難以發揮檔案業務指導的實際作用。特別是在當今大數據時代，由于工程建設會產生大量的數據信息，相應地會增加檔案業務指導人員的工作壓力，如果不能對該項工作進行優化與創新，就難以提升檔案業務指導工作的整體質量。

三、城建檔案業務指導工作存在的問題

（一）重視程度不夠城建檔案業務指導工作是城建檔案館的一項重要職能，必須嚴格按照國家的相關制度進行管理，提升對該項工作的重視程度，全面理解檔案業務指導工作的含義，并在實際工作中合理運用專業的檔案知識。只有認識到該項工作的具體特點，才能有針對性地解決檔案工作中的問題，以便更好地開展業務指導。但從目前情況來看，由于缺乏對城建檔案業務指導工作的重視，難以發揮檔案業務指導的作用，阻礙城建檔案工作的順利開展。

（二）檔案業務指導工作的時間和內容不明晰城建檔案的業務指導工作必須具備先進性，通過對檔案資料的及時匯總，并合理選擇收集的時間，有利于發揮指導工作的作用與效果。除此之外，也要結合工程的實際情況，選擇最佳的指導方案，以便于提升工程檔案的精確性。由于涉及的城建檔案業務較廣，目前進行檔案業務指導的時間與內容較為模糊，在這種情況下，便難以促進各個環節的順利進行，無法制定更加明確的指導內容。

（三）未能和現代化技術平臺融合我國信息技術水平的不斷提升，也促進了各個領域的快速發展，信息技術也被廣泛運用到各個行業當中。在城建檔案的管理工作中，也應該認識到信息技術的重要作用，結合有效的信息技術對檔案進行電子化管理。但從當前的實際情況來看，并沒有建立先進的信息平臺對檔案管理進行指導。如果跟不上時代發展的步伐，無法對現代技術手段進行合理運用，就難以促進城建檔案業務指導工作的改革與創新。

四、城建檔案業務指導工作創新策略

（一）樹立服務意識，主動開展檔案業務指導工作在建筑工程的施工過程中，工程資料與工程進度應該同步，但城建檔案的歸檔工作，是在建筑工程竣工之后進行的，工程竣工檔案按規定要移交給城建檔案館來保存。由于一些建筑工程在竣工幾年后才進行檔案移交工作，在這種情況下，便會導致城建檔案的文件缺乏規范性與完整性，難以進行后續的管理工作。為了杜絕此類問題的出現，作為城建檔案管理工作人員，只有在實踐過程中不斷總結相關經驗，并樹立積極的服務意識，提升工作的主動性與積極性，才能促進檔案業務指導工作的順利進行。在建設項目開工前，檔案業務指導人員必須積極與施工單位進行聯系，做好相應的準備工作，全面了解建設工程的實際情況，結合建設項目的地址與規模進行分析，使檔案業務指導工作具備更強的科學性和針對性。在施工過程中，也應該及時到施工現場進行跟蹤指導，做好工程文件的編制工作，實現工程文件與工程進度能夠保持同步，并針對具體出現的問題進行整改。只有提升檔案業務指導服務的主動性，才能保證工程檔案資料精確地收入到城建檔案館。

（二）加強部門溝通為了促進城建檔案業務指導工作的順利開展，也要促進各個部門之間的交流，實現部門之間的有效溝通，提升部門之間的協作能力，防止出現“信息孤島”問題，避免對目前的檔案業務指導工作造成負面影響。只有加強部門之間的聯系，才能提升檔案信息的安全性與合理性，提升資源的利用率。基于此，在實際操作過程中，必須全面了解建筑工程檔案驗收的相關制度與要求，保障工程檔案能夠及時進館，做好項目信息的管理工作，在最大程度上提升工作質量。由于城市的基本建設工作較為復雜，為了能夠實現部門之間的有效溝通，必須要突破重重阻礙，做好各個單位之間的協調與管理工作，使各個部門都能夠準確了解檔案工作的實際目標，保障信息具備更強的精確性與全面性。只有從多個途徑對城市的基本建設情況進行了解，才能提升檔案業務指導的科學性與有效性，使目前的指導理念能與時俱進，適應時代的發展需求。

（三）落實人員職責為了促進檔案業務指導工作的有序進行，應該結合目前的實際情況，建立健全責任機制，將各個部門以及工作人員的責任準確落實，防止出現職責混亂的現象。由于該項工作具有較強的復雜性，必須嚴格按照相關的規章制度規范工作行為，以確保能在第一時間找到相關責任人。與此同時，也應該及時了解檔案工作的實際特點，積極學習相關的法律法規，促進檔案指導工作的順利開展。此外，也要及時發現檔案管理過程中的問題，明確檔案業務指導人員的分工，以便于提升工作人員的積極性，嚴格規范自身的工作行為，保障工作任務能圓滿完成。只有結合城市建設的實際情況進行分類處理，將各項責任明確到個人，才能使業務指導工作實現全面管理。

（四）創新服務模式在傳統工作模式的影響下，由于信息的傳遞以及共享會受到一定程度的阻礙，難以提升信息化水平，在這種情況下，便難以對檔案的收集以及整理環節進行連接，無法促進業務指導工作的順利開展。由于傳統的工作模式難以提升檔案的業務指導效率，難以滿足目前檔案管理的實際需求，為了解決這一問題，必須要積極引進先進的設備和技術，利用數字化手段對目前的服務模式進行創新，實現資源的共享。隨著城建檔案業務指導工作的有序進行，能夠對城市建設的數據信息進行精細化的管理，有利于全面了解工程建設的具體情況，以便于為城市的發展提供合理的依據，為社會帶來更大的經濟效益。但從目前的管理方法來看，還存在著一些問題，難以提升檔案業務指導工作的 水平。基于此，只有不斷對目前的工作流程進行規范，實現部門之間的有效溝通，改變傳統的工作方式，才能充分發揮檔案業務指導的價值與優勢。

（五）創新服務理念檔案業務指導體現在建設工程的全過程當中，只有積極開展指導工作，不斷對目前的服務理念進行創新，改變傳統的指導意識，積極運用信息技術實現現代化的管理，才能為業務指導的創新工作提供有利條件。在實際操作過程中，可以積極運用大數據技術進行支持，及時找到業務指導過程中的問題，并提出科學合理的解決措施，不斷對目前的工作內容與流程進行完善，開展更加人性化的服務。只有樹立與時俱進的服務理念，通過對工程建設開展全過程指導，合理運用新媒體實現信息溝通，意識到網絡交流平臺的作用，才可以在最大程度上促進工程服務的科學發展。

（六）發揮典型示范作用重點工程項目對社會的發展起著極其重要的作用和影響，只有認識到重點項目的意義，充分發揮重點工程的示范作用，才能為城市的發展提供合理的依據。做好重點工程的各項工作，提升對此類工程的重視程度，有利于為業務指導提供科學的指導流程，提升整體的工作效率。一方面，由于重點工程項目涉及的工作范圍相對較廣，施工人數相對較多，在這種情況下，便增加了管理的難度；另一方面，由于人員的流動性較大，也會為檔案的交接以及管理工作帶來較大的難題。基于此，只有積極選取專業人員做好現場的指導工作，并加強檔案的監督與檢查，才能保障檔案及時歸檔，促進檔案業務指導工作取得事半功倍的效果。所以說，在重點、重大項目上，花費更多的時間以及精力進行業務指導，能夠挖掘更有價值的檔案信息。只有充分發揮典型的示范作用，才能促進人們的社會檔案意識，擴大城建檔案工作、城建檔案部門的社會影響力，將檔案業務指導工作成果的作用發揮到最大，實現對檔案業務指導的創新與升級。

（七）推進檔案信息化建設在城建檔案業務的指導環節，由于業務指導人員缺乏對信息化管理的重視，主要忙于業務的審查工作，在這種情況下，便難以對具體的設備進行更新與升級，導致目前的城市建設難以得到信息技術的有效支持。為了改變目前的局面，檔案業務指導人員必須要緊跟時代發展的趨勢，實現檔案信息化管理的多元化發展。在實際操作過程中，檔案業務指導人員在開展工作時，應該積極運用檔案在線接收系統，實現檔案數據的高效整合，促進智慧檔案建設，提升城建檔案管理的科技水平。在當前經濟發展的新時代背景下，為了能夠對城建檔案業務指導工作進行創新與升級，必須要借助互聯網平臺開展相關工作。促進城建檔案業務的信息化發展，有利于改變傳統的業務指導方式，有利于降低業務指導人員的工作壓力，解決目前檔案業務指導工作過程中存在的問題，提升工作效率。為了有效地推動信息化建設的發展，可以運用微信公眾平臺、網站等形式進行信息溝通，實現數據的反饋與收集。除此之外，在推進檔案信息化建設的過程中，也應該不斷汲取相關經驗，做好網絡安全工作，提升數據信息的可靠性與安全性。

綜上所述，為了完善目前的城建檔案業務指導工作，首先應該結合當今時代的發展需求，意識到目前檔案業務指導工作過程中的問題，積極運用信息技術以及信息平臺進行管理，不斷完善目前的檔案管理體制，并加強城建檔案以及業務指導的檢查力度，促進城市建設的高質量管理。只有嚴格按照相關的規章制度開展檔案業務指導工作，才能實現對建筑工程的全面監管。作為檔案管理人員，也應該結合實際情況，不斷創新目前的工作方式，拓寬當前的工作途徑，以便于充分發揮自身的職能優勢，努力提升檔案業務指導工作效率。

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作者:李姍姍 單位:泰安市城市建設檔案館