信息檔案管理論文模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇信息檔案管理論文，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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為適應時展形勢，醫院信息化檔案管理建設的速度應不斷加快，諸如及時地開發檔案管理軟件、使用現代化辦公設備并開發檔案信息管理網絡系統，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現代化，提高現有檔案管理資源的應用水平及檔案管理的工作效率。

1.2醫院可持續發展的需要

醫院要實現可持續發展，就要做到人盡其才。檔案材料是發現人才和建設人才的關鍵，以做到人才的合理使用。醫院檔案管理信息化，不僅可以提高醫院信息技術的使用效率，而且有利于醫院人才的開發利用，為醫院的發展服務。信息化技術可以是醫院檔案資源得以有效利用，更能夠延長檔案使用壽命。

2醫院檔案信息化管理中存在的問題

2.1信息化管理沒有全面展開

醫院檔案實施信息化管理是時展的需要，更是推動醫院快速發展的需要。在醫院檔案管理中融入信息技術，是醫院現代化管理的重要途徑。由于信息技術已經廣泛應用在醫院的行政管理部門、醫療技術管理及運營管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒有進行全面的信息化建設。如醫院的人事檔案、醫療技術檔案、文書檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時候，才會使用計算機操作，這種相對滯后的醫院信息化建設嚴重地影響了醫院的未來發展。

2.2沒有建立標準的檔案信息化管理體系

醫院的檔案管理工作要全面展開，就要將規范化、標準化的信息化管理體系制定出來。從目前醫院檔案管理來看，雖然出臺了一系列規范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫院實施檔案信息化管理，但是計算機軟件的通用性存在不足，缺乏醫院等特殊領域的實用性，嚴重制約了醫院檔案管理步伐。此外，醫院針對計算機網絡技術的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術管理標準，嚴重妨礙了醫院檔案信息化管理進程。

3做好檔案管理信息化工作的有效途徑

3.1實施醫院檔案信息管理標準化建設

醫院檔案管理由傳統的管理模式向信息化管理模式轉變，實現了實體的檔案管理向信息化轉向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統一制定檔案信息化管理規范和技術標準，以對醫院各方信息規范化、標準化管理。另外，實施醫院檔案管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是涉及到醫院的各項工作，信息化網絡服務系統，可以將醫院各職能部門及醫護之間的管理建立起來，促進相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息、對醫療信息進行整理，以為醫院管理決策的制定提供可參考依據。

3.2提高檔案管理人員職業素質

醫院檔案管理的信息化建設有賴于檔案管理人員職業素質的提高。作為醫院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步，就要在自身的工作領域中不斷地學習、不斷地探索、不斷地創新，以運用現代化信息管理手段更新工作方法，提高專業技術水平。檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計算機數字化管理技術運用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合，通過建立檔案數據庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統一管理，從而使檔案管理的服務效率有所提高。

3.3強化檔案管理保密工作

檔案管理是具有服務性質的工作。醫院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發利用效率達到最大化，實現了信息共享，同時檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數據庫受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹立安全防護意識，做好檔案管理軟件的安全維護工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對于醫院的人事檔案、病歷檔案進行分類管理的同時，還要做出細心鑒定，尤其對于收集到的特殊數據，要認真鑒定、嚴格審查，以根據檔案密集程度規范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對計算機的安全性負責，以避免電子文件損壞。

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二、新時期檔案管理信息化發展的策略

（一）轉變思想觀念，樹立信息化管理意識

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作越來越受到廣大受眾的重視，在產生巨大變化的同時，也獲得了一定的成效，在檔案管理理念以及管理模式上也發生著極大的改變，檔案管理工作正逐步向著信息化的方向發展。為了順應時展的步伐，檔案管理工作人員要努力改變傳統的檔案管理思想，加強自身對檔案信息化管理意識，不斷提高自己的工作質量和自身的綜合素質以及專業技能。只有當檔案管理工作人員的整體素質提高了，檔案管理信息化的發展步伐才能更為的穩定和迅速。因為檔案管理工作人員素質的提高，是資源管理信息化發展工作的重點和保障，是檔案管理信息化穩定發展的前提和基礎。

（二）加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

不同類型的檔案文件有著不同的檔案管理要求。對各種不同類型載體的檔案資源（比如：紙質檔案、錄音、視頻以及照片等）進行信息化處理與轉換時，需要落實各類電子文件的積累、注明、歸檔等工作，以保證所記錄的電子文件真實、完整、有效、可靠。同時，管理人員在工作中要制定合適的電子檔案管理方法，以保證電子檔案的安全性和有效性，從而促進檔案信息化管理水平的提高。

（三）提高現代化管理手段，實現檔案資源共享

目前，檔案管理方式從傳統的管理向現代化信息管理不斷轉變。對此，檔案管理工作要圍繞國家、企業、工作部門的工作重點以及所關注的熱點來收集信息、提供信息。隨著現代化信息技術的高速發展，網絡化、數據化的檔案管理逐漸取代了紙質檔案管理，檔案信息的運用也隨著社會的發展產生了極大的改變。因此，在開展現代化管理工作時，要慎重選擇和推廣規范化的檔案管理軟件，既要保證電子檔案的安全，又要為更多的使用者提供信息，實現資源共享。

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1.2檔案管理信息系統的針對性較差很多中小型檔案管理信息系統在開發前沒有做需求分析，所以系統在實際的應用過程中應用性較差，不能夠滿足人們存儲檔案，處理檔案，加密檔案以及利用檔案的需要。同時，中小型檔案管理系統沒有根據本單位的實際使用情況對檔案管理信息系統進行優化，造成了檔案管理信息系統針對性不強的現狀。

1.3檔案管理信息系統不符合檔案管理人員的操作習慣一個符合人們操作習慣的檔案管理信息系統能夠提升檔案處理的效率，而一旦操作系統不符合人們的使用習慣，就會造成使用難度高、操作復雜、操作較慢、易誤操作、難恢復信息等狀況。很多中小型檔案館信息系統在實際的操作過程中就不符合檔案管理人員的操作習慣，造成了實際操作中的這些困難。

2中小型檔案管理信息系統需求分析

2.1中小型檔案管理信息系統的開發目標通過我們對中小型檔案館進行調查，我們總結出中小型檔案管理信息系統的構建目標應該包含以下幾個方面。首先，實現檔案管理的信息化。我們構建檔案管理信息系統的首要目標就是要實現檔案管理的信息化以代替過去紙質化、人工化的檔案處理方法。其次，實現檔案管理和處理的便捷化。通過檔案管理信息系統的利用能夠方便快速地實現檔案分類，檔案管理和檔案信息提取。最后，實現檔案利用的效率化。我們進行檔案管理和檔案信息處理，就是為了實現檔案的高效利用，所以建立中小型檔案管理信息系統開發一定要考慮檔案的利用，增強檔案內容的可提取性，使得檔案信息的可利用程度變高。

2.2中小型檔案管理信息開發系統的具體需求第一，擴大檔案管理信息系統捕獲文件的范圍。隨著現代科技的不斷發展，需要捕獲的檔案格式以及需要到處的檔案格式變得多元，這就需要我們在開放檔案信息管理系統時擴大檔案管理信息系統捕獲文件的范圍，以提高對信息的捕獲和對信息的利用程度，捕獲的信息類型應該包括PDF格式的檔案、Word類型的檔案、電子表格類型的檔案、圖片類型的檔案以及各種新類型的檔案等。同時，還應該對來自不同系統的檔案進行捕獲等。第二，設置檔案信息自動捕獲程序來獲取檔案信息。檔案信息自動捕獲程序需要對檔案的內容進行自動識別，從而按照識別的內容來對捕獲的程序進行歸類和處理。在檔案信息自動捕獲的過程中，應該通過進行檔案監控、對捕獲的內容進行檢查等方式來控制自動捕獲的檔案信息的準確性。同時，應該在檔案信息捕獲的各個環節中設置檔案內容修改項，以保障自動捕獲的檔案內容的準確性。第三，設置人工輸入信息的方式來與自動捕獲信息系統進行搭配，以在檔案信息自動捕獲效率低或者檔案格式難以被檔案管理系統識別時手動輸入檔案信息，避免檔案信息提取效率低下的問題。一些檔案信息較為久遠，或者存在著這樣那樣的問題，使得信息自動捕獲效率不高，所以在開發管理信息系統時需要設置手動輸入項，以彌補檔案管理信息系統的不足。第四，設置檔案信息批處理功能。批處理能夠對同一類信息進行同樣的操作，大幅提高信息處理的效率，所以，我們在開發中小型檔案管理信息系統時需要設置批處理功能，促進檔案處理效率的提高。批處理過程中，要能夠對同一類型的檔案信息進行提取，然后對提取到的信息進行批處理，最后實現對處理后的信息在原文檔的存儲。第五，設置檔案分類管理功能。在信息系統的開發過程中要能夠對不同類型的檔案進行自動分類，同時，分類應該堅持多元化，能夠按照不同的要求實現分類，類與單個檔案之間、類與類之間要保持有機的聯系。第六，設置訪問控制項，對檔案信息的存儲、修改、檢索和應用進行控制。通過分配給不同類型的用戶不同的操作權限來實現對檔案信息訪問的控制，以保障檔案信息的安全。

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2加強高校檔案管理信息化建設的建議

2.1提高高校檔案管理建設的標準化想要實現高校檔案管理信息化建設，首先應提高檔案管理的標準化，也即是指在實際工作中應嚴格按照相關的標準、規范執行，建立統一的工作標準和依據，從而有機組合高校檔案管理的各項工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質量。目前，高校檔案管理普遍存在標準不統一、各自為政的現象，而且檔案信息化軟件開發和信息化建設等方面較為分散，為此，應該安排專業的人員全面研究高校檔案信息化建設建立一套全國統一的檔案管理信息化建設軟件系統，同時應制定統一的檔案管理技術，而且應結合國內外檔案管理標準以及檔案管理發展趨勢制定高校檔案管理信息化建設需要遵守的準則。比如，文獻索引標準、信息傳輸標準、通訊標準、網絡數據庫建立標準等。通過科學的組織、協調各高校檔案信息化建設，確保各高校的工作管理軟件統一，促進各高校檔案信息的互聯、互通，實現信息資源共享。

2.2加強檔案信息數字化建設傳統高校檔案基本上都是以紙質檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時會花用很多時間，導致每年高校檔案管理費用支出不斷提高。而且由于紙質材料的特點，長時間很容易出現泛黃、粘連、發脆等問題，在很大程度上會損壞檔案質量。加強檔案信息數字化建設可以以計算機數據庫為平臺，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數字檔案可以復制，計算機數據庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對于傳統紙質檔案，數字化建設具有便于管理、安全性高等優勢。

2.3加強網絡安全化建設在高校檔案管理信息化建設過程中，由于計算機網絡的特點，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應結合自身的實際情況制定一套科學、合理、嚴謹的信息化檔案安全保密制度，而且需要不斷加強檔案管理人員的安全防護意識以及技能。同時，應引進最新的計算機網絡安全防范技術，設置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加強檔案管理人員隊伍建設人是高校檔案管理工作的最終執行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設，這就要求檔案管理人員具備較強的綜合素質，不僅需要具備基本的計算機技術技能，同時要求具備良好的道德修養及職業素養。因此，高校應注重檔案管理人員的培訓工作，制定科學的員工培訓管理制度，不僅應豐富檔案管理人員的信息化管理知識，也要提高管理人員的業務技能，培養一支專業的檔案管理復合型人才隊伍。其次，應建立合理的考核機制，定期對檔案人員的實踐操作技能進行考核，并且將員工的工資和考核結果直接掛鉤，這樣有利于激勵檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業務能力。

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1信息時代高職檔案管理存在問題

1．1檔案管理制度的不完善

因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環節得到改變，但是，雖然在計算機的調節下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標準和績效，檔案管理機構又過于細化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩定作出較大的貢獻。

1．2利用現代的計算機技術

現在，我們已經進入網絡時代，計算機的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是，即使計算機，互聯網已經達到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單，依然是機構的分散性。因為各個機構都有自己的組織和行為準則，行為規范，彼此間很少有能資源共享的系統。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。

1．3對檔案管理統一管理

由于沒有對檔案管理進行統一的管理，對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現了嚴重的缺乏管理。隨著時代的發展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經不再適合現代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機構中，他們自己制定了一些檔案管理的標準，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。

2加強高職院校檔案管理的措施

2．1發揮現代化檔案管理的優勢

計算機和網絡等現代化產品已經成為二十一世紀不可缺少的產物，所以現代化信息技術也就隨之不斷發展。各行各業都會在高職的運行過程中產生大量的文件，而這些文件往往對高職來說都具有重要的價值，只有對這些文件進行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統的檔案管理辦法已經無法，滿足現代化的需求，而且傳統檔案管理方法也滿足不了在信息技術方面的需求，所以我國高職將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關人員提出了更高的要求，認識上要有所提升的同時，在信息技術和專業素質上也要有所提升，從而以最大限度發揮信息化檔案管理的優勢。

2．2解決傳統檔案管理的不足

之所以高職在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數高職還意識不到高職對檔案管理工作的缺失。首先，現代化進程不斷推進，檔案內容和數據都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數據也就不斷增多，所以更多的現代化技術就應該被營運到檔案管理工作中，而做到二者的有機結合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數據和文件都出現過被盜、更改和銷毀等現象，為了更好地保存這些材料和數據，就必須要對檔案管理工作人員進行強化。

2．3順應時展

檔案在我國的發展過程中起著收藏和保護國家各個歷史時期所形成的檔案內容和任務的作用，這是一項重要的任務，因為他起到保護文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業。另一方面，檔案管理工作的任務還有為其他行業提供有效的信息資料，這是為現代化建設提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進行，檔案就必不可少，這是時展的必然要求，只有充分發揮檔案的價值才有可能科學有效地對社會的發展風險力量。

2．4增強檔案意識，健全管理制度

增強檔案意識，健全管理制度，首先要得到學校領導的支持重視，把檔案工作納入學院工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳，結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使工作者增強檔案意識，形成良好的人事檔案工作氛圍;健全制度，規范人事檔案管理。建立完善檔案制度，是檔案管理工作逐步規范化管理的有力措施和可靠保證;建立健全檔案管理網絡系統，保證檔案工作順利開展。為了提高教職工的檔案意識，從二方面著手:一是通過利用，促進檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗收中通過檔案利用，使教師們看到檔案實實在在的作用。二是進行培訓，通過檔案培訓班普及檔案知識，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時利用其它培訓班機會，講解檔案知識，如:利用輔導員黨建、黨務工作培訓會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務檔案工作;在畢業生班主任會議上，講解如何做好學生檔案工作等。同時，把整個學年材料收集完整，制作規范的系部檔案帶到現場，使教職工有比較直觀、感性的認識。二是強化隊伍建設，提升現代管理手段，形成網絡管理。隨著高職院校科研檔案工作認識程度的加強，科研檔案隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高，為高職院校科研檔案工作正常開展提供了可靠的組織保障;圍繞學校科研中心工作和重點科研項目，根據科研檔案需求信息，編制適合當前科研研究發展的檔案編研資料，著眼于現代管理，提高系統整體水平。在保障和保密的基礎上主動服務，深化科研檔案編研的層次;管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現代化設備得以及有效利用，人員和科研管理技術得以顯著提升。

2．5建立有效的激勵機制

穩定檔案管理隊伍建立檔案管理有效激勵機制的核心問題是增強檔案管理人員工作的主動性、事業心和成就感。激勵機制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定:一是要根據不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機制;二是要根據不同的任務來確立激勵機制。激勵機制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環節，每個環節又可以運用不同手段和方法，相應也會產生不同的效果。激勵機制要做到物質激勵和精神激勵相結合，物質性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業技術管理工作列入績效考核內容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業績、工作量、工作性質緊密結合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進行“專業業績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術改進、檔案研究成果等各項指標對檔案工作人員進行考核，根據考核結果進行考評和獎勵，這樣就能調動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責地工作。高職院校要建立檔案管理團隊崗位職責、職稱職務聘任制度，逐漸將檔案管理團隊的成員轉變為檔案系列的職稱聘任制度，激勵管理團隊的專業化、職業化方向發展。同時重視對檔案管理軟硬件建設，要對檔案管理隊伍實行優惠政策，改善檔案工作環境，加大對檔案工作硬軟件設備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

2．6檔案管理工作的必然趨勢

在近些年的檔案管理工作中，現代化的技術水平和現代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進展提供了支持。在發展的過程中，一方面，伴隨著現代科學技術、生產工藝和管理理念形成了各種不同結構、不同內容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術的引進和科學技術的發展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術的實現都起到了重要作用。

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（二）信息技術的引進可以節約檔案管理成本不管是企業，還是政府機關，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內容上，人員檔案，會議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統計等不同環節需要不同理論指導，由此可見，檔案管理需要耗費大量的人力、物力、財力才能實現。信息技術的優勢在于，信息系統本身可以實現對數據的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時，系統工作的精細以及準確程度要比人力完成更有保證，將信息技術引入檔案管理工作中，使用計算機代替部分人力，這就可以精簡單位人員，減少勞動力和其它資源的輸出，進而實現對檔案管理成本的節約。這也是將信息技術引入檔案管理工作中的一個必要性所在。

（三）信息技術的引進可以規范檔案管理體系將信息技術引進檔案管理工作中另一個必要性就是規范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進行也需要多人的配合，需要多項工作的銜接，在這個過程中，檔案管理工作就形成了一個完整的體系，而這個體系的規范與否，直接影響一個企業對檔案的保存和利用。在利用信息技術之前，每一項工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個工作人員的情緒就會直接影響到整個團隊的合作以及工作效果，或者某一個工作人員的差錯就可能直接導致整個檔案管理的進度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規范化的障礙。但是將信息技術引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對工作質量的影響，就會很容易的引導起整個檔案管理工作朝著體系規范化的方向前進。

二、信息技術引入檔案管理工作的途徑

既然信息技術引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術引入到檔案管理工作中來，對此，筆者有以下幾點建議：首先，信息技術的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點。不同的行業，不同的單位，檔案在內容是不同的，這種檔案內容的差異就要求在做具體檔案管理工作時的方式有所區別。信息技術引入管理領域，最早出現在人力資源管理領域，在檔案管理領域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學習和跟風，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導致信息技術的引入不但沒有優化企業的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點，切忌盲目。其次，信息技術的引入要打破傳統檔案管理模式的“條條管理”的狀態。對于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對歷史的記載，因此必須認真謹慎，這是對歷史和事實的尊重，我們必須承認這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對的固定，不可隨意更改模式，這是錯誤的，信息技術的引入就是要打破這種傳統，要勇于利用信息技術對傳統檔案管理模式的創新，要隨時把握時機，適時改革，讓傳統與新技術結合，共同為檔案管理服務。所以，信息技術的引入，就是要在傳統中改變，讓檔案管理也能體現出時代特色。

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二、檔案信息化建設面臨的現狀

(一)缺少信息化建設資金

順利開展檔案信息化工作首先要完善檔案信息化基礎設施，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。信息化建設需要花費巨大的資金，因為需要配置價格很高的安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備等。檔案部門屬于社會文化事業單位，財政預算是主要經費來源，他們只能使用非常有限的信息化建設資金，配置達不到網絡信息化的要求的硬件，使檔案信息化進程受到很大影響。

(二)檔案信息化建設規劃不統一

檔案信息化建設不能順利開展，因為我國檔案信息化建設的管理性、業務性和技術性標準不統一的。市場上推廣和使用的檔案業務管理軟件不適應今后檔案信息化建設的發展趨勢，因為它們多數是單機版，不能運用于網絡。另外檔案信息電子化需要具有信息管理功能檔案軟件，需要一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統和達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案部門沒有這些軟件，所以不能實現資源共享。

(三)信息安全意識缺乏

安全問題是檔案信息化建設不可避免的問題，在檔案信息開發工作中，許多檔案館認為只要建立安全防護體系就可以解決安全問題，沒有意識這樣做存在很大的風險。有些檔案館將檔案數字化工作外包給企業，若管理制度不嚴格，缺乏監控，很容易造成信息丟失、泄密。

(四)檔案工作者素質有待提高

科技進步突飛猛進，對檔案工作者的素質提出了更高的要求，目前，由于缺少檔案、信息處理復合型人才，很難將先進技術應用到檔案管理中。另外人才引進和激勵制度也有待完善。提高檔案從業人員素質，是檔案信息化建設的關鍵環節。

三、檔案信息化建設的建議

(一)多渠道擴大資金投入

財政預算是檔案信息化建設經費的主要來源，要加大財力的投入力度，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，從而加快檔案信息化建設。檔案部門要積極將信息化工作納入地方信息化或電子政務建設規劃以獲得更多專項資金支持，為信息化建設提供物質保障。另外，檔案部門必須拓寬思路，轉變機制，提高資金的利用率。例如，檔案部門可與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的免費或優惠支持(就中國電信給予政府上網工程提供優惠服務那樣)，與大型跨區域IT企業聯合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優惠獲取其資金、技術和資源服務等。

(二)切實保障檔案安全

信息化建設中檔案信息安全受到網絡安全隱患、人為失誤、操作系統數據庫故障、載體損壞等各方面威脅，為此，檔案工作者要樹立高度的安全和保密意識，著重加強主機安全、網絡安全、數據庫安全等方面工作，切實維護檔案的安全性。制定包含檔案信息采集、處理、保存和利用各個階段的安全管理體系，解決檔案共享與檔案保密需求間的矛盾，是加強信息化建設中檔案安全性的關鍵環節。同時檔案部門可以配合信息化建設相關部門采取數據備份、防火墻設置、訪問控制、加密等技術措施，做好歸檔文件的保存保護和網上檔案信息服務安全工作。另外，檔案工作者要提高保密安全意識，特別要做好涉及國家安全、商業秘密、個人隱私等內容的檔案保密工作。

(三)檔案信息與電子政務信息共建

檔案信息資源與電子政務信息資源合作共建就是將政府的技術、資金優勢與檔案部門的信息整理、管理優勢充分地結合起來，依托電子政務系統與數字檔案館，建立一個綜合性信息資源聯合開發管理體系，實施共同的信息資源開發利用與服務工作，從而有效地完成一系列的大型基礎信息資源數據庫建設。借助電子政務平臺，開展基于政務網的電子文件中心建設可實現政務信息的即時采集和長期保管。建立電子文件中心不僅能夠為政務網解決信息管理、后臺存儲問題，還能夠有效統一電子文件數據結構和格式標準，有利于信息資源共享和檔案館對電子文件的接收及最終歸檔。檔案部門要與電子政務建設部門積極合作，統籌安排信息化建設，依托電子政務內網，建設部門網，建立網站，檔案政務信息和檔案資料；同時配備相應的軟硬件設備，積極開展檔案網站建設，在網上開展現行文件服務中心查詢和館藏檔案目錄查詢工作，為電子政務建設、政務信息公開和便民服務。

(四)加快數字檔案館建設

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1.對高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現著學校的成長、發展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。

2.高校相關資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對高校相關資料進行甄別鑒定、回復查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網絡平臺核實畢業學生的學籍、學歷、學位、在校成績與獲獎等資料的真偽，了解欲聘用人員的真實學業水平，辦理證實材料。在校生、畢業生因考研、出國、找工作需學校提供學習成績、學歷學位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

3.高校科研成果轉化和科研合作的需求

高校既是傳播科學知識的殿堂，也是科學研究的基地，每年都會產生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產企業能夠及時發現所需要的科研成果，促進了高校科研成果有效轉化為生產力。同時，企業為了開發新產品、提高勞動生產率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優勢，與高校展開科研合作，實現企業與高校的互惠共贏。

4.高校宣傳推介、擴大社會影響的需求

宣傳推介、擴大社會影響是高校發展進程中不可或缺的經營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網絡了解社會、認識社會。高校必須立足這一現實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優美環境、特色文化、教學科研實力和成果，讓社會全面地掌握學校的各方面信息，吸引更多的優秀學子，獲得更多的社會支持。

二、目前高校檔案信息共享的制約因素

高校檔案信息資源共享是現代信息技術與現代管理體制的融合。目前，一些制約著高校檔案信息共享的客觀因素不能不引起我們的高度注意。

1.傳統檔案管理意識的束縛

長期以來，高校檔案管理處于一個相對封閉的狀態，傳統的檔案管理理念根深蒂固，具體表現在：①對檔案資料重保管、輕利用，缺乏以用戶為中心、以利用為靈魂的現代檔案管理意識。②工作視野狹小，局限于檔案館（室）的小天地，對社會經濟發展的巨大變化關注不夠。③坐等用戶上門咨詢查閱檔案，少有對外服務的主動性。落后的管理意識制約著高校檔案服務功能的有效發揮，造成了檔案信息資源的巨大浪費。

2.高校檔案信息資源不完備

高校檔案信息資源共享需要有完備的檔案信息資源做支撐。由于歷史的原因，高校檔案管理體系呈現一種隨意、松散的狀態，管理部門職責分工不明，管理失范。比如：學生在校學習成績或學歷證明資料，有的學校是在檔案館（室）存檔，有的學校是教務處存檔。這就造成了檔案信息資源的靈散化、條塊化，用戶難以在一個部門查詢到所需的全部信息，影響了高校檔案信息資源的社會共享。

3.檔案的數字化水平不高

受客觀條件的限制，高校檔案信息載體比較單一，以不易保存、不易查詢、不易傳遞的紙質文檔為主，能夠提供海量存儲、便于網上傳輸和查詢的數字光盤、微縮膠片、錄音磁帶、移動硬盤等先進信息載體檔案所占比例較低，難以構建起檔案信息資源共享需要的網絡信息化平臺。雖然一些高校檔案館（室）建立了自己的網站，但缺乏對現有檔案資源的開發與整合，內容不夠豐富，數據存量少，制作粗糙。

4.檔案管理人員信息化知識欠缺

高校檔案管理人員大都畢業于檔案管理專業，對于檔案的形成、收集、整理程序以及檔案的歸檔范圍、保存期限，檔案分類編號、保密文件收發、存檔、銷毀等各個工作環節嫻熟于心，但對于數字檔案的開發、計算機程序的維護、數據庫信息導航等信息化知識相對欠缺。直接導致了高校檔案信息資源共享系統完善和運行中出現的問題不能得到及時、有效的處理，從而影響了高校檔案信息資源共享的進程和質量。

三、基于信息資源共享的高校檔案管理模式改革創新策略

高校檔案信息資源共享是現代信息技術條件下的系統工程，是踐行“檔案信息服務于社會”理念的有效途徑。我們要以改革和創新為主旨，潛心探索有效策略，構建起信息資源共享條件下高校檔案管理新模式。

1.轉變傳統意識，樹立信息資源共享服務理念。思想與觀念引導著行動的方向，徹底轉變傳統意識，樹立信息資源共享服務理念是構建與檔案信息資源共享相適應的高校檔案管理模式的決定性要素。首先，高校檔案管理工作者要認真學習現代檔案管理理論，明確新的歷史條件下高校檔案資源的含義和作用，將信息共享理論與檔案信息特殊性有機結合起來。第二，要關注社會發展對檔案信息的需求，改變檔案館在公眾中的封閉形象，主動為社會各領域和普通民眾提供全方位的高校檔案信息服務。第三，要健全規章制度，簡化高校檔案查閱、咨詢程序，以熱情的態度、靈活的方式、規范的操作營造高校檔案信息資源共享服務軟環境。

2.加強高校檔案信息資源建設，夯實資源共享的物質基礎

巧婦難為無米之炊，高校檔案信息資源共享離不開豐富、真實、全面的檔案數據資源。因此，加強高校檔案信息資源建設，夯實資源共享的物質基礎變顯得尤為必要。①做好檔案信息資源建設的總體規劃，協調校內外檔案信息的采集工作，保證信息資源配置的最優化和信息管理的最佳化。②把好檔案采集關，既要擴大檔案信息采集范圍，實現檔案信息的完整、全面，又要注意對檔案信息的核實與甄別，保證其真實性和客觀性。③定期通過不同渠道開展社會對高校檔案資源服務需求的調研，根據調研結果有針對、有重點地征集、開發專題特色檔案。如：以高校科研項目應用者為服務對象，建立高校科研成果專題檔案信息卷宗，架設高校科研成果轉化和科研項目合作的直通橋。

3.提高檔案信息數字化水平，創設檔案信息網絡共享平臺

實現高校檔案資源共享最緊迫的任務是高校檔案資源的數字化、網絡化和智能化，其中檔案資源的數字化是關鍵與核心。高校檔案管理部門要依據《檔案法》有關規定，在做好紙質檔案資料征集、歸類、建檔、保護的同時，及時采用電子計算機、掃描儀等數碼技術手段對正在采集、整理存檔的檔案資料進行數字化處理，有計劃、有步驟地將以往存檔的歷史檔案資料轉化為數字文件，編制出電子版的全宗目錄、分類目錄和目錄索引。在數字化檔案資料管理中，要按著《高等學校檔案管理辦法》、《磁性載體檔案管理與保護規范》和《CAD電子文件管理》等國家標準規范，實現高校檔案資源的自動編目、自動統計和自動檢索。在此基礎上，創設高校檔案信息網絡共享平臺，以關聯和鏈接的方式，構建不同高校間的檔案資源共享系統，提高檔案信息共享的自動化程度，推動高校檔案資源的社會共享。

4.加強檔案人才隊伍建設，提升檔案管理隊伍整體素質

高校檔案管理人員的信息技術水平，直接影響著檔案信息資源的開發與共享。高校要加強檔案人才隊伍建設，使檔案管理人員的知識結構、專業結構和年齡結構得到不斷的優化。通過學習與培訓，培養一大批既有檔案專業知識、有掌握現代信息技術的復合型檔案信息資源管理人才，有效克服高校檔案資源共享的技術障礙。要把檔案管理工作人員的信息技術學習和創新能力提高與獎懲機制有機融合，激勵每個高校檔案管理人員都能擅長檔案（特別是數字檔案）的編研、開發和推廣工作，以檔案管理隊伍整體素質的提升促進高校檔案資源的高度共享和增值服務。

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（一）醫院運用現代化技術進行檔案管理

這里所指的的現代化技術指的是計算機信息技術。醫院運用現代化技術進行檔案管理，指的就是醫院將各種先進的計算機信息技術運用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個方面。同時，根據計算機信息技術的特點對當前的檔案管理工作進行改進，以便能夠與計算機信息技術進行更好的結合。醫院利用先進的計算機技術完成檔案管理工作，從而達到實現醫院檔案管理現代化的目的。

（二）醫院的檔案管理工作人員需要掌握現代科技知識

檔案管理現代化必然會引起檔案管理領域中的一系列的變化，例如技術革命或技術變革等等。同時，由于各種先進的現代化技術的應用，也使得醫院的檔案管理工作人員變得更加難以適應。因此，要推進醫院檔案管理現代化建設，其中一個重要的要素就是讓醫院的檔案管理工作人員掌握先進的現代科技知識。檔案管理工作人員首先應該掌握的就是計算機技術。如今技算計技術已經成為了檔案管理現代化的基礎，醫院的檔案管理人員只有掌握了計算機技術，才能夠更好的利用計算機進行檔案的現代化管理。同時醫院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎知識進行及時的更新。

（三）實現檔案資源數字化

在21世紀，將各種資源與信息進行數字化已經成為了現代化建設的主要核心。檔案管理現代化，就必須要是實現檔案資源的數字化，只有這樣才能夠讓醫院的檔案管理工作與時俱進。要實現檔案資源的數字化就必須要建立起相應的規范與標準，同時還需建立起相應的信息平臺，只有這樣才能夠促進檔案信息資源的共享與利用，推進醫院檔案管理的現代化進程。

（四）需要建立起科學的管理機制

要實現檔案管理現代化，就必須有科學管理作保證。科學管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進的管理就不會有管理工作的現代化，因此必須要建立起科學的管理機制。醫院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機構或配備必要的人員，對檔案管理現代化建設有關的問題進行深入地研究和論證。

二、進行檔案信息化建設的建議

（一）新時期，需要對檔案管理觀念進行更新

在這個信息時代，檔案管理信息化已經是不可避免的發展趨勢，而要推進檔案管理信息化建設，首先就必須要從思想觀念上進行重視。作為醫院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務觀念以及開發檔案的新觀念。如今，很多行業所競爭的不僅僅是產品的質量，同時也在競爭服務。醫院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫院檔案室必須要對醫護人員對知識以及信息的需求進行調查了解，并根據調查的情況加大相關知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫院的發展貢獻自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現代化意識，促進醫院檔案事業的現代化發展。

（二）重視對硬件設施建設的投入

如今，各行各業都在推行無紙化辦公，進行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實現檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設的過程中，醫院就必須要建設各種電子計算機、縮微復制設備以及各種先進的信息化庫房管理設備，這些都是檔案管理信息化建設的基本條件。目前，這些先進的設備只有在一些大中型城市中的醫院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網絡上進行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區擁有這樣的硬件設施還無法滿足要求。要實現真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫院檔案室都能夠實現硬件設施上的同步與完善，最后實現網絡檔案資源進行共享。

（三）加大投資款項，滿足檔案信息化建設

信息化加快，促使醫院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫院檔案需要以信息化的手段對醫院各項檔案的物、事、人進行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進行相對加大投資款項，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當前硬軟件情況，建立信息化檔案運營機制等，如此一來就保證了醫院檔案管理信息化的進程，隨時為醫院服務。

（四）提高各種現代化管理技術以及方法的應用水平

隨著社會的發展，各種信息量的產生速度已經不是以前的時代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫院的檔案工作帶來了新的特點與新的要求。如今醫院的檔案數量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發生了巨大的改變，不僅利用的數量、范圍、深度發生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統的檔案管理方法以及技術所無法適應的。因此，要積極地提高各種現代化管理技術以及方法的應用水平。

為此，必須要進行以下幾方面的工作：首先，醫院必須要實現檔案管理的標準化以及規范化。要推進檔案管理的信息化建設，就必須要做好檔案管理的標準化以及規范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進。其次，是要醫院能夠積極地應用現代化管理方法，讓檔案管理更加的科學、高效和系統，能夠為醫院領導或醫護人員的決策以及科學研究等提供更加準確的、有效的服務。最后，是要醫院積極地將計算機與檔案管理工作進行有機的結合。因為計算機的應用是檔案管理信息化建設的重要物質基礎。

（五）加強檔案信息化人才培養

檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質會直接的影響到檔案信息化建設。醫院的檔案管理信息化建設具有很強的技術性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結構，認清自己是否具備運用各種先進的檔案管理工具、高效并準確獲取各種醫護檔案信息以及其他的相關的檔案管理所需要的的能力。

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一另外時間一長,會產生大量的工作文件和人事數據,對于檔案的查找、更新和維護來說有著很大的困難。企業在耗費了大量人力進行陳舊的人事檔案管理工作,一方面加大了員工的工作量,使員工的負擔過重,難免產生較大的工作壓力;在這樣負面的工作狀態下,很難人事保障檔案的準確性、可靠性和機密性。由于企業人員流動大,再加上社會不斷地發展和遷移,許多由人工記載的歷史資料在遷移的過程中還會發生丟失或者嚴重的殘缺。如此負面循環,會造成諸多不便,使企業無法得到更好的發展。在信息化、網絡化、數字化得到廣泛應用的今天,企業如果仍然采用陳舊,落后的手工方式進行人事檔案管理,那么檔案管理工作的就極易出現這樣那樣的紙漏,人力、財力等方面的資源浪費仍將持續,這與“厲行節約、反對浪費”的時代強音很不和諧。

(二)人事檔案信息化管理的優勢

隨著社會的發展計算機系統管理隨著社會的發展計算機系統管理己經逐漸替代人工管理,采用信息化管理手段的事實檔案管理體制己逐步形成,在社會主義市場經濟條件下進行探索和研究,逐漸進入了人事檔案管理的新模式。作為計算機應用的一部分,使用計算機對人事檔案進行管理有著局域手工管理無法比擬的優點,比如:檢索迅速、查找方便、可靠性強、存儲量大、機密性好、壽命長、成本低等。因為人事檔案管理信息系統是一個非常典型的管理信息系統,所以它能夠為用戶提供很好的窗口界面、充足可靠的信息數據、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式,以便快捷準確的查詢出結果。圈加強人事檔案管理現代化和信息化建設是實現人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,有利于材料的完整保存。利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫,通過信息統計,對個人政績、業績的評價提供量化依據,實現計算機對人事檔案完整和動態、立體的管理體系,可以及時、準確和全面的提供人事資料和相關數據,從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

二、如何加強人事檔案管理信息化建設

(一)建立科學完整的現代化管理體系

人事檔案管理工作的好壞,在很大程度上決定了企業能否更好的發展,它直接影響著企業正常運行的決策與管理,然而,不少企業對于人事檔案管理缺乏科學的認識,仍然采用陳舊的管理方式,不僅耗費了大量的人力,也無法取得事半功倍的工作效益。這種現象,在社會急速發展的今天,對于一個企業,無疑是致命的。企業利用計算機的現代化技術和專業的網絡人才,構建科學完整的信息系統,能夠充分的使用資源,達到資源共享的信息化建設,及時對那些不適應新時勢、新要求、新手段的規章制度進行改正,確保建立安全合理、科學、規范、民主、公正、嚴謹的人事檔案管理制度。實現計算機對人事檔案完整、準確的工作定位,產生立體的管理體系,能夠及時的配合人事的調配和企業工作的需要,提高組織人事部門的工作效率。

(二)注重系統的管理與維護

由于利用計算機對人事檔案進行管理必須以電力支持為前提,所以,這種先進的管理方式也有局限性。一旦失去電力支持,整個人事管理系統會進入癱瘓界面。因此,我們要在保管好實體檔案的基礎上,將有關信息全部錄入計算機,實現人事檔案的電子化,利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析,使得檔案的檢索和查詢更加迅速和便捷,為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據。在錄入數據庫的基礎上,建立每個人的個人檔案信息平臺,以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索,以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數據資料。在豐富個人信息的同時,突出個人特色,實現檔案的動態管理和補充。實現上述目的,需要建立在一定軟件系統的基礎上,還要添置必要的設備,比如計算機、打印機、掃描儀等設備,加大對檔案管理的資金投入,使事業單位的人事檔案管理工作真正實現現代化和信息化。

(三)確保檔案信息數據化和服務網絡化川

收集人事檔案信息是為了能夠充分使用資源,達到資源共享的效果。以人事檔案信息系統為中心,建立計算機網絡分系統,以人事檔案管理系統為中心,還可以實現跨界的工作調配,方便快捷。如通過人事信息系統完善財務工資系統,人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放,有些直接可以發放到員工本人手里,而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中獲取收益。因此,一目了然的數據化信息可以提供準確便捷的信息,可以讓企業管理者主觀的感受到個人和企業的具體情況,為當今快節奏的社會發展節省了不必要的時間。

(四)為人事檔案信息化提供硬件設施和技術保障