檔案管理技術(shù)模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理技術(shù)，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內(nèi)容能為您提供靈感和參考。

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論文摘要：以編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導則為例，探討研究了如何加強供電企業(yè)技術(shù)檔案管理，以更好地服務企業(yè)中心工作。

論文關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案;管理：服務;供電企業(yè)

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實現(xiàn)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現(xiàn)檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉(zhuǎn)變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業(yè)中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發(fā)檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質(zhì)量的檔案產(chǎn)品，創(chuàng)造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領(lǐng)域，實現(xiàn)檔案信息服務的新目標，歸根結(jié)底一句話，就是要把技術(shù)檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業(yè)的中心工作。

一、技術(shù)檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。

企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可以分為行政檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術(shù)檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經(jīng)濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術(shù)檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務。

一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內(nèi)容包括任務書、協(xié)議書、技術(shù)指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計資料、試驗和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)科學穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟工作是企業(yè)的中心工作”。技術(shù)檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務，但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經(jīng)濟的大環(huán)境中，管好用好檔案，對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務于企業(yè)的中心工作，就得把技術(shù)檔案管理擺在首要的位置上。

筆者在本文中就加強技術(shù)檔案管理，服務企業(yè)中心工作這一課題，并結(jié)合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。

二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術(shù)檔案管理導則課題的提出和運用的技術(shù)手段

近年來，供電系統(tǒng)電力建設(shè)尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業(yè)技術(shù)檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關(guān)部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視。《國家重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產(chǎn)考核辦法、國家電網(wǎng)公司優(yōu)質(zhì)工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內(nèi)容。同時，電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)運行以及依法維權(quán)等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現(xiàn)工程項目檔案的規(guī)劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設(shè)項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結(jié)底還是要實現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展這一中心工作服務的根本目的。

編制電網(wǎng)建設(shè)工程技術(shù)檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術(shù)手段。

1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

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電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和實物檔案，它有自己的獨特特征：（1）電子檔案的不穩(wěn)定性，其主要是存儲在磁介質(zhì)上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質(zhì)容易受到震動、磁信號的影響，載體結(jié)構(gòu)稍微變化，就有可能造成數(shù)據(jù)的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環(huán)境有嚴格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設(shè)備來進行，需要相關(guān)的軟硬件設(shè)備來進行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設(shè)備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設(shè)備和技術(shù)的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設(shè)備和軟件，還需要統(tǒng)一標準，標準不健全、不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)在其他設(shè)備和環(huán)境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進行載體互換。

2 電子檔案管理的難點

2.1 檔案數(shù)據(jù)的不兼容性。數(shù)字檔案產(chǎn)生的途徑很多，有辦公檔案、數(shù)據(jù)檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產(chǎn)生這些檔案的管理系統(tǒng)和應用程序也不一樣。這樣產(chǎn)生的各種各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數(shù)據(jù)。這種不兼容性給數(shù)字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數(shù)據(jù)庫文件，各種各樣的數(shù)字檔案資源容易出現(xiàn)重復，數(shù)字文件的易復制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統(tǒng)一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數(shù)據(jù)的冗余，不利于數(shù)據(jù)的長期維護，容易造成數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

2.3 數(shù)字檔案信息之間的聯(lián)系弱。很多數(shù)字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯(lián)系，導致系統(tǒng)沒有辦法識別兩份電子檔案的聯(lián)系和區(qū)別。在保證電子檔案安全的同時，強化檔案關(guān)聯(lián)共享。這種數(shù)字檔案的獨立性容易產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)孤島，如果文件的擴展名被修改或者丟失，該文件所關(guān)聯(lián)的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術(shù)研究

電子檔案的管理技術(shù)主要分為原生電子檔案歸檔技術(shù)和數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術(shù)。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產(chǎn)生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術(shù)主要有：在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像、白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)、fedora檔案存貯系統(tǒng)等。

（1）在線數(shù)據(jù)收割技術(shù)：利用開源的原理，采用自動收割技術(shù)下載整個網(wǎng)絡(luò)空間，對其進行抽取和標引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學聯(lián)合開發(fā)和使用該項技術(shù)，目前已經(jīng)應用到奧地利數(shù)字圖書館和網(wǎng)絡(luò)學習空間。（2）網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源鏡像技術(shù)：這種技術(shù)主要運用主題和事件的方式對網(wǎng)絡(luò)資源進行選擇，并形成檔案資源的元數(shù)據(jù)，包括對多媒體和超文本的采集、標引、存貯并使用，最后運用人工編目的方式，為每份檔案創(chuàng)建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉(zhuǎn)換技術(shù)：這種技術(shù)主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉(zhuǎn)化，由黑色檔案（原始檔案）經(jīng)過保密加工和災難恢復等工作，轉(zhuǎn)換成灰色檔案，最后再經(jīng)過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統(tǒng)：這是一套基于linux操作系統(tǒng)的管理軟件。其允許數(shù)據(jù)的錄入、刪除和修改，通過這個系統(tǒng)可以實現(xiàn)原生數(shù)字檔案館藏資源建設(shè)，主要由弗吉尼亞大學、赫爾大學、斯坦福大學、耶魯大學和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案的評價和初審，可以實現(xiàn)檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關(guān)的檔案訪問權(quán)限。同時fedora還有數(shù)字對象存儲庫，并配有數(shù)字檔案的采集和標引系統(tǒng)，主要由英國惠康圖書館開發(fā)，包含對不同標準的元數(shù)據(jù)重新創(chuàng)建、整理和組織，并開發(fā)了元數(shù)據(jù)自動提取和實施方案。

3.2 數(shù)字化檔案歸檔技術(shù)。數(shù)字化檔案主要是指將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成的檔案，這種檔案的優(yōu)點是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)字檔案技術(shù)、3D激光掃描技術(shù)。

（1）頁面自動分析技術(shù)，即在數(shù)字化的過程中，自動對檔案的信息資源進行采集和標引，該技術(shù)首先對圖像進行預處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標題和文本等，最后進行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術(shù)。（2）檔案數(shù)字化技術(shù)，主要包括紙質(zhì)檔案的初始轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數(shù)據(jù)加載方式，自動創(chuàng)建頁面級，手動創(chuàng)建文章即元數(shù)據(jù)的方式，采用SGML DTD（標記通用語言――文件形態(tài)定義）來反映，英國的曼徹斯特大學學者正在開發(fā)這種模式的歸檔技術(shù)。（3）多媒體數(shù)字檔案技術(shù)，這種技術(shù)主要研究了音頻檔案信號轉(zhuǎn)換的波段分析和恢復、信號提取、副本保存等關(guān)鍵技術(shù)，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數(shù)據(jù)以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數(shù)字資源進行識別，這樣減少了數(shù)字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學在對這項技術(shù)進行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術(shù)。（4）3D激光掃描技術(shù)，這樣技術(shù)對實物檔案數(shù)字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術(shù)的主要有斯坦福大學、加州大學和中國科技大學，已經(jīng)取得了初步的成果。

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隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的數(shù)字化處理技術(shù)多種多樣，包括掃描技術(shù)、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等多樣化的技術(shù)手段。例如網(wǎng)絡(luò)存儲的應用可以說從網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)誕生的那天就已經(jīng)開始，應用的領(lǐng)域隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷增加。

一、掃描技術(shù)

掃描加工是館藏中紙質(zhì)、照片、縮微品等檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息的主要方法，數(shù)字掃描儀是進行數(shù)字化處理的主要工具。在選擇和使用掃描儀時，需要了解掃描儀的工作原理、分類方法、技術(shù)指標等，以實現(xiàn)對掃描設(shè)備的正確選擇和科學使用。

1、掃描儀工作基本原理。

掃描儀是數(shù)字信息采集設(shè)備。是一種集光學、機械及電子一體化的高科技產(chǎn)品，是把傳統(tǒng)的模擬影像轉(zhuǎn)化為數(shù)字影像的設(shè)備。

掃描儀通過對原稿進行光學掃描，將光學圖像傳送到廣電轉(zhuǎn)換器中變?yōu)槟M電信號，又將模擬電信號變換成數(shù)字電信號，并通過計算機接口傳至計算機中。在掃描儀獲取圖像的過程中，有兩個原件起到關(guān)鍵作用：一個是CCD，它將光信號轉(zhuǎn)換成電信號；另一個是A/D變換器，它將模擬電信號變?yōu)閿?shù)字電信號。這兩個元件的性能和技術(shù)指標直接影響掃描儀的工作質(zhì)量。掃描儀的工作方式主要有反射式和透射式兩種。

大多數(shù)平板掃描儀采用反射式掃描原理。在掃描儀內(nèi)部，有一個步進電動機驅(qū)動的可移動拖架，拖架上有光源、反射鏡片、透鏡和CCD光敏元件等。掃描時，原稿固定不動，拖架移動，其上的光源隨拖架移動，光線照射到正面向下的原稿上，其過程類似復印機。圖片反射回來的光線通過反射鏡片反射到透鏡上，經(jīng)過透鏡的聚焦，投影到CCD廣電耦合元件上，經(jīng)過廣電轉(zhuǎn)換形成電信號，然后進行譯碼，講數(shù)字信號輸出。采用透射式掃描原理的掃描儀一般有兩類，一類是專用的膠片掃描儀，另一類是混合式掃描儀。掃描儀與計算機之間的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB較為常用。

2、掃描儀技術(shù)指標。

掃描分辨率、掃描精度、色彩位數(shù)、灰度級、掃描幅面、掃描速度、兼容性、接口形式等都是選擇和使用掃描儀時應重點考慮的技術(shù)指標。

掃描分辨率（dpi）主要是指掃描儀CCD的光學分辨率，是決定掃描清晰度的主要參數(shù)指標。dpi的數(shù)值越大，掃描的清晰度就越高。色彩位數(shù)用以表明掃描儀在識別色彩方面的能力和能夠描述的顏色范圍，它決定了顏色還原的真實程度，色彩位數(shù)越大，掃描的效果就越好、越逼真，掃描過程中的失真就越少。灰度級是掃描儀從純黑到純白之間平滑過渡的能力。灰度級位數(shù)越大，相對來說掃描結(jié)果的層次就越豐富、效果越好。掃描幅面是指掃描儀所能掃描的紙張大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)

聲像檔案的數(shù)字化過程與紙質(zhì)檔案完全不同，這是因為傳統(tǒng)的聲響都采用模擬的磁帶、錄音帶、錄像帶來保存，必須通過模擬到數(shù)字轉(zhuǎn)換才能實現(xiàn)數(shù)字化。

模數(shù)轉(zhuǎn)換是將模擬輸入信號轉(zhuǎn)換成二進制數(shù)字信息的一種技術(shù)，主要包括采樣、保持、量化和編程四個過程，實現(xiàn)這些過程的技術(shù)很多，并采用這些技術(shù)研制出各種轉(zhuǎn)換設(shè)備和系統(tǒng)，在開展聲響檔案數(shù)字化過程中必須了解和熟練掌握浙西額設(shè)備的功能、性能和操作規(guī)程。

模擬聲像檔案數(shù)字化的核心過程既是要完成聲響檔案的數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化轉(zhuǎn)存，實現(xiàn)聲像檔案從模擬數(shù)據(jù)向數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化。這個過程主要依靠模擬聲像資料播放機、數(shù)模轉(zhuǎn)換線、視頻采集卡、影響工作站等設(shè)備搭建的聲像數(shù)模轉(zhuǎn)換系統(tǒng)完成。聲像數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程是實時的，即一個小時的模擬聲像資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式同樣需要一個小時。

三、網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)

檔案信息化將產(chǎn)生大量的數(shù)字化檔案信息，不僅需要用海量存儲設(shè)備進行存儲備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務利用，折舊需要借助于網(wǎng)絡(luò)在線存儲技術(shù)以獲得更可靠的存儲，提供更快速的訪問。

主機與網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)之間的連接方式有多重，主要有在線存儲、近線存儲和離線存儲。磁盤陣列與服務器之間的直接連接就是采用在線存儲方式，存取速度快，成本高，適合高速數(shù)據(jù)存取的應用場合；光盤庫與主機之間采用近線存儲方式，存取速度中等，成本合理，適合于對在線訪問速度要求不高的檔案館、圖書館等；磁帶庫、脫機存儲設(shè)備是采用離線存儲方式，平均存取速度較低，成本也較低，適合大規(guī)模后備備份或者用以保密數(shù)據(jù)的保管和訪問等。

存儲設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)的連接標準也有多種方式，主要有SCSI連接、光纖、3GIO、InfiniBand等。SCSI連接和光纖連接是檔案館中通常使用的連接方式。

四、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)

在進行檔案信息化時，設(shè)計各種類型的數(shù)字化檔案信息，有文本、圖形、圖像、聲音、影像及其他多媒體信息等，不同的文件采用不同的格式進行存儲。另外，由于數(shù)字化檔案信息的數(shù)據(jù)量較大，對系統(tǒng)的存儲能力和網(wǎng)絡(luò)傳輸能力造成很大的壓力，通常采用壓縮技術(shù)來環(huán)節(jié)這些矛盾。

通過使用各種壓縮技術(shù)把文件和數(shù)據(jù)的存儲容量減小，以壓縮形式存儲和傳輸，在利用時再解壓縮，這樣既節(jié)約了存儲空間，又提高了網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)傳輸效率。數(shù)據(jù)壓縮方法種類繁多，通常可分為無損壓縮和有損壓縮兩種類型。無損壓縮利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計冗余進行壓縮，可完全恢復原始數(shù)據(jù)而不引入任何失真，但壓縮率收到數(shù)據(jù)冗余度的理論限制，一般為2：1到5：1。這類方法廣泛用于文本數(shù)據(jù)、程序和特殊應用場合的圖像數(shù)據(jù)（如指紋圖像、醫(yī)學圖像等）的壓縮。由于壓縮比的限制，僅適用無損壓縮方法不可能解決圖像和數(shù)字視頻的存儲和傳輸問題。

由于可以幫助減少如硬盤空間與連接帶寬這樣的昂貴資源的消耗，所以壓縮非常重要，然而壓縮需要消耗信息處理資源，這也可能是費用昂貴的。所以數(shù)據(jù)壓縮機制的設(shè)計需要在壓縮能力、失真度、所需計算資源以及其它需要考慮的不同因素之間進行折衷。

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以前，常用的檔案都是紙質(zhì)形式，因此在檔案管理時對于紙質(zhì)的耐久程度有著很高的標準，后來逐漸發(fā)展起來的電子檔案，硬盤、光盤、磁帶等也成為了新的檔案存儲介質(zhì)。載體的差異下，檔案管理也不盡相同，在檔案的硬件備份中，光盤、磁性物質(zhì)等作為主要的載體，各載體之間是存在差異的，磁性物質(zhì)容易產(chǎn)生靜電反應，那么會影響到其本身磁粉的掉落，從而容易丟失所對應檔案的信息，甚至于造成無法恢復的嚴重后果；對于光盤，在存儲電子檔案上算常用載體，但也會由于性能的不穩(wěn)定而出現(xiàn)一定的問題。總而言之，載體的差異都會對檔案管理帶來多多少少的影響，因此，我們應該結(jié)合檔案管理的實際情況，采用相適應的保護技術(shù)對檔案進行合理的管理，以確保更有效地保護檔案。

2.環(huán)境差異下的檔案管理

載體的差異，從而使得檔案管理也存在著各式各樣的保護技術(shù)，然而載體差異的重要原因主要是來源于環(huán)境的差異，溫度的高低、濕度的大小都是會對載體的性能有著不同程度的影響。載體發(fā)生的反應可能會因溫度、濕度的不同而發(fā)生一定的差異，從而對檔案的損壞也有一定程度上的差別。溫度過高、過低，都是不利的環(huán)境因素，都有可能成為電子檔案存儲媒介膨脹或收縮的原因。因此，在檔案管理時，應該嚴格地控制好一定的溫度、濕度，以減少外界環(huán)境對于存儲介質(zhì)的影響，以延長檔案使用時間。

3.技術(shù)保護差異下的檔案管理

檔案的信息化管理，不僅與載體、環(huán)境之間有著密切的關(guān)聯(lián)，在技術(shù)保護上也存在很多的區(qū)別。目前，對于電子檔案常用的管理方法主要是建立相應的備份機制，備份主要有完全備份、增量備份、差異備份三種形式，而每種備份都各有千秋，在檔案管理的技術(shù)保護上都有很大的貢獻。例如：完全備份主要是對于檔案進行完整性的復制，可以形成一份檔案的副本，在檔案數(shù)據(jù)缺失的情況以最快速度成功還原檔案信息；而增量備份的側(cè)重點主要是在檔案數(shù)據(jù)發(fā)生變化時才進行，其雖不能一次性還原所有數(shù)據(jù)，但是卻可以大大地減少了備份過程中的時間；最后是差異備份，差異備份與增量備份極為相似，僅僅不同的是差異備份針對上一次完全備份的，可以說是既改進了完全備份和增量備份的不足，又充分地發(fā)揮備份的效用，是一種很靈活的檔案保護技術(shù)。

二、檔案技術(shù)保護的建議

紙質(zhì)檔案逐步成為電子檔案的取代物，這是歷史發(fā)展必然的結(jié)果，那么相對的，電子檔案技術(shù)保護也必然是一個繼承與發(fā)展的過程。在檔案管理過程中，如何采取相應的技術(shù)保護，也是眾多研究者討論的問題，以下針對檔案保護提出兩個方面的建議，以供相關(guān)人員參考。

1.完善檔案技術(shù)保護措施

不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在檔案管理上都同樣存在著如何保護的困難，特別是電子檔案這一新型存儲方式的保護更加成為研究的重點。電子檔案的便捷、靈敏都使得有利于各項業(yè)務的順利開展，因此在檔案技術(shù)保護措施上，相關(guān)人員也在不斷地研究新的技術(shù)，新的方法，以完善檔案技術(shù)保護措施，進一步強化檔案管理的建設(shè)。

2.培育專門檔案管理人才

由于檔案信息化建設(shè)的到來，信息化技術(shù)更新之快更想而知，而對于新型檔案管理問題的出現(xiàn)，除了有相應的技術(shù)作為基礎(chǔ)，另外專門的檔案管理人員也是必不可少的，因為這方面人才的缺乏會導致檔案信息化管理的滯后，所以加大力度培育專門檔案管理人才，讓他們都投身于檔案管理與保護的工作中去，這讓會使得檔案管理取得更好的成效。

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二、加強工程技術(shù)檔案管理的措施

（一）規(guī)范工程技術(shù)檔案管理模式。1.管理機制。相關(guān)單位應完善技術(shù)檔案管理制度，對其檔案需要管理的內(nèi)容進行規(guī)范。是否能夠規(guī)范檔案管理制度，與檔案管理質(zhì)量和進程有直接關(guān)系。為了有效推進檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化，可通過完善檔案規(guī)章制度、建立檔案工作標準來提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應對工作程序進行規(guī)范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應對技術(shù)資料進行集中收集，并通過分類進行整理，使得檔案資料越來越全面，同時對技術(shù)資料應妥善管理，存檔的過程中應以查找方便為主要原則。存檔的過程中，確保檔案的完整性，規(guī)范化管理工程技術(shù)檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調(diào)職的情況，這時就涉及檔案交接，應按照相關(guān)程序進行交接。首先確保在平時工作中，及時規(guī)整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過程中，明確雙方所承擔的責任，認真執(zhí)行每一個文件的交接。在整理檔案的過程中，應以文件規(guī)律進行整理，理清文件之間的關(guān)系，根據(jù)原有基礎(chǔ)，進行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過程中，應確保案卷清楚的進行分類，將標題、標目、編號等明確的標注，為日后檢索工作做基礎(chǔ)。同時對整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標注的一致。（二）工程技術(shù)檔案管理信息化。工程技術(shù)檔案管理是一項系統(tǒng)工程，在管理工程技術(shù)檔案的過程中，需要根據(jù)相關(guān)制度有條不紊地進行管理，可選用現(xiàn)代化的管理辦法進行檔案管理。近些年來，計算機技術(shù)不斷地成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)已應用在各個領(lǐng)域中，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足當今時代的需要，應使用計算機信息技術(shù)對技術(shù)檔案進行管理。為檔案室配備計算機、路由器、復印機、掃描儀等硬件設(shè)施，同時引進相應的軟件系統(tǒng)，創(chuàng)建獨立的檔案管理平臺。使用最先進的計算機信息技術(shù)，對大量的數(shù)據(jù)進行儲存，很多檔案可通過電子形式進行存檔，解決空間限制的同時，方便了日后檔案查閱，在對檔案的統(tǒng)計和分類過程中，也可通過計算機軟件來完成，既減輕檔案管理工作人員工作負擔，工程技術(shù)檔案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培訓檔案管理人員。隨著近些年來國家城市化建設(shè)政策的不斷推進，建筑行業(yè)也得到了迅速的發(fā)展，技術(shù)檔案的管理工作也越來越受到相關(guān)人員的重視。所以，應提高工程技術(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。應對其服務水平、質(zhì)量與意識進行訓練，讓每一個檔案管理人員都能充分地認識到工程技術(shù)檔案管理工作的重要意義，將自身的服務水平及質(zhì)量有效提升，為工程技術(shù)檔案管理工作更好地服務。同時，應隨著時代的進步，更新檔案管理理念，從根本上提高認識，不斷地學習有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，熟練掌握相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定，并在日常工作中，嚴格遵守、靈活運用。

三、總結(jié)

總而言之，在整個建筑施工的管理過程中，工程技術(shù)檔案管理是非常重要的一部分，技術(shù)檔案是工程竣工驗收的必備資料之一，同時也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術(shù)檔案管理中，應提高對技術(shù)檔案管理工作的認識，使用多種管理手段，達到檔案資料規(guī)范化、信息化、全面化，并妥善地進行管理，利用計算機大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效提升工程技術(shù)檔案管理效率。

作者:李偉 單位:國家新聞出版廣電總局五四二臺

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企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟效益和社會價值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動有著積極的正面作用，同樣不應該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時長、短期回報不明顯，這些特點給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產(chǎn)任務重、人力資源有限的企業(yè)，同時由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應，造成企業(yè)管理者對該項工作有意無意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗，而具備這樣經(jīng)驗的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應的技術(shù)支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責不發(fā)生變動，崗位變動就意味著該人員不再承擔技術(shù)檔案管理的主要責任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會因為前任與繼任管理人員理念、能力和對該項工作投入度不同等各種原因造成該項工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費。同時，由于企業(yè)生產(chǎn)活動中各個階段的工作任務的不同，對于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導或者規(guī)劃也會造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對于技術(shù)檔案管理中存在問題的應對措施

針對技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應該進行有針對性的整改，強化管理意識和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強技術(shù)檔案管理意識

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項重要內(nèi)容，定期進行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變造成技術(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點性工作為考核點，技術(shù)檔案管理目標和任務完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時，對技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進行有效監(jiān)督和指導，也是推動技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項目前期對于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點存放以及檢索關(guān)鍵條目，應類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時間排序、文本格式（檔案名稱、標識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實現(xiàn)對于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務需求進行較大變動的情況下不對技術(shù)檔案格式進行調(diào)整，而對內(nèi)容的修改也應在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對企業(yè)生產(chǎn)各個階段的實際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計階段完成項目科研報告、審批文件、設(shè)計資料等技術(shù)資料的收集以及對于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報告、設(shè)計變更資料的收集以及項目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機組性能參數(shù)、試驗記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運維相關(guān)資料收集以及對現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對于技術(shù)檔案的補充工作。保證各階段工作任務的有效落實，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應強化技術(shù)檔案管理人員的責任意識，讓他們充分認識技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責任和義務，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎懲機制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進度和完成質(zhì)量。

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2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應用

為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應用了電子信息技術(shù)，運用電子信息技術(shù)將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無處不在的，而信息技術(shù)也有效促進了信息化檔案管理的發(fā)展。

3在備份恢復中的應用

電子檔案是以計算機數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計算機病毒、軟件等問題帶來了嚴重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發(fā)嚴重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復檔案。一般的備份恢復包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復計劃等，要完成備份需要使用應用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞荩脖P容量大、價格低，恢復速度較快，體積小易于保存。

4推動信息化檔案管理的進一步發(fā)展

可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進行歸檔保護，環(huán)境會對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對電子檔案要進行定期維護和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護、拷貝、使用等都要嚴格記錄；第三，加強電子檔案的安全管理，對管理人員要進行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

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在計算機技術(shù)的支持下，中小學通過電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案錄入、采集、存檔、查閱等工作的便捷化，因此，原本需要多人進行匯總的檔案現(xiàn)在只需要一位工作人員加上計算機的支持就可以完成。從這方面看，計算機技術(shù)同時又促進了中小學檔案管理工作量的減化以及人力成本的節(jié)約。

2計算機技術(shù)在中小學檔案管理中的實際運用

計算機技術(shù)與中小學檔案管理工作的結(jié)合改革了檔案管理的內(nèi)容，提高了檔案管理的效率，使整個校園的檔案管理工作獲得了進一步的完善。因此，針對計算機技術(shù)對于中小學檔案管理工作的作用，在此著重探討計算機技術(shù)在中小學檔案管理中的實際運用，以探索計算機技術(shù)在實際工作中運用的可行性。

2.1對檔案管理工作內(nèi)容開展數(shù)字化模式變革

由于中小學在日常的管理工作中普遍會涉及非常多的紙質(zhì)文件，因此開展檔案管理工作時往往會忽視數(shù)字化檔案的建立工作。而隨著現(xiàn)代化管理模式的開展，日常管理工作中產(chǎn)生的很多檔案都可以采用數(shù)字化模式規(guī)范、整潔的保存下來，例如學校發(fā)展歷史的記錄、學生管理工作的記錄、教師科研成果、學生學習成果等等。同時檔案管理的目錄也可以在計算機技術(shù)的幫助下由原來的紙質(zhì)目錄變革為電子目錄，或者由客戶端直接進行管理。完成這些工作的跟進才能使中小學檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。

2.2自動化管理系統(tǒng)的引入

計算機技術(shù)對于檔案管理工作的支持，是通過相關(guān)管理軟件的使用獲得的。因此，要想在檔案管理工作的開展中發(fā)揮好計算機技術(shù)的作用，中小學管理部門必須根據(jù)自己的需求，聘請專業(yè)的團隊為自己設(shè)計合理的信息管理系統(tǒng)，來保障檔案管理工作獲得軟件方面的支持。雖然自動化管理系統(tǒng)的引入會造成學校管理成本暫時性的提高，但是數(shù)字化工作開展后，人力成本長期性的節(jié)約以及工作效率長期性的提高都會給學校帶來巨大的補償。

2.3規(guī)范計算機技術(shù)在檔案管理工作中的每一步內(nèi)容

計算機技術(shù)的應用可以融入整個檔案管理工作，因此在資料搜集、檔案錄入、檔案修改與存檔、檔案查閱等工作中，學校都可以通過計算機進行便捷化的操作。但是在實際使用過程中，學校要注意技術(shù)使用的規(guī)范以及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置。由于計算機技術(shù)的便捷化，檔案管理相關(guān)人員在數(shù)據(jù)錄入等工作過程中，往往為了簡便，省略了部分內(nèi)容或者忽視了格式的設(shè)置。因此，辦公系統(tǒng)中要設(shè)置相關(guān)的系統(tǒng)規(guī)則，規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)的錄入。同時在數(shù)字化的技術(shù)支持下，檔案修改與查閱工作更加便捷化，學校要明確各方面的權(quán)利，通過客戶端的管理將實際的權(quán)限設(shè)置于電子化的管理中，保持檔案管理工作的嚴肅性和規(guī)范性。

2.4定期開展技術(shù)培訓與系統(tǒng)維護

計算機技術(shù)給檔案管理工作帶來了極大的便利性，但是在實際的檔案管理操作中，很多工作都需要特殊的技術(shù)來支持。因此在引進計算機技術(shù)的同時，學校應加強對于檔案管理人員的技術(shù)培訓，尤其是在信息系統(tǒng)操作方面的技術(shù)指導。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的復雜性和枯燥性，很多檔案管理工作都是由年紀偏大的人員負責，或者由部分教師兼職。在開展技術(shù)培訓時，往往由于部分人員沒有計算機基礎(chǔ)，造成整個培訓工作很難順利開展。因此，學校要適時調(diào)整工作人員的崗位，為現(xiàn)代化的檔案管理工作提供人力資源和技術(shù)支持。學校也應當高度重視軟件的維護與更新。檔案管理工作不同于日常的行政管理工作，關(guān)系到學校歷史的記錄以及相關(guān)工作證據(jù)的保存，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及操作系統(tǒng)的維護工作至關(guān)重要。學校要與相關(guān)企業(yè)建立緊密的合作關(guān)系，通過企業(yè)的技術(shù)支持定期對整個電子檔案管理系統(tǒng)進行維護，保障檔案管理工作的有效開展。

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2、進一步做好新形勢下技術(shù)電臺檔案管理工作

2.1要做好檔案資料管理工作

隨著時代的發(fā)展特別是電子信息技術(shù)的進步，許多檔案資料的介質(zhì)從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件逐漸向紙質(zhì)與光盤、硬盤復合轉(zhuǎn)變，記載的內(nèi)容從簡單的文字向文字與音視頻并存轉(zhuǎn)變。特別是技術(shù)檔案，這種轉(zhuǎn)變的趨勢更加明顯。檔案管理工作要主動適應這種變化，積極創(chuàng)新工作辦法，加強對這些復合檔案資料的管理工作。一是對傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的管理，在按照傳統(tǒng)方法做好對紙質(zhì)介質(zhì)檔案管理的同時，也應當適應時代的進步，加強對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化工作。比如，對于一些文件資料、技術(shù)圖紙等，可以通過掃描的辦法錄成電子圖像進行歸檔；對于一些零散的，無需保持原貌的文件，則可以通過文字轉(zhuǎn)換輸入的方法形成新的Doc文檔或圖表進行歸檔保存。二是對于現(xiàn)在新產(chǎn)生的電子檔案，主要是借鑒傳統(tǒng)檔案管理理念，在電腦上對其進行歸檔。同時，由于電子檔案介質(zhì)的脆弱性，要注意加強對光盤、硬盤等介質(zhì)的保管，定期進行備份存儲，確保安全。

2.2要對檔案管理建章立制

制度是確保工作有序開展的前提，在檔案管理領(lǐng)域也是如此。因此，一是要結(jié)合技術(shù)電臺工作實際，對現(xiàn)有的檔案管理工作制度進行完善，讓檔案管理工作從源頭到終端都有章可循，同時要對收集整理、日常保管、借閱使用等工作的流程進行細化完善，讓所有職工對檔案管理工作流程都有明確的理解，這樣也能提高他們對檔案管理工作的配合程度。二是要對新的電子科技檔案的管理制定制度。應該說，電子檔案在生成與保護方面還是存在很大的區(qū)別的，比如在程序版本、存檔格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明確，將造成電子檔案管理工作的混亂，這就要求對電子科技檔案的管理采用與紙質(zhì)檔案不一樣的制度來對這些情況進行規(guī)范。

2.3要加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理工作是一項涉及面廣、專業(yè)程度和精細化程度都很高的工作，而技術(shù)檔案又因為其的特殊性，對管理人員的要求更高，這就要求電臺要建立一支高素質(zhì)的檔案管理工作人才隊伍。一是既要有專職的檔案管理人員，又要有兼職的技術(shù)檔案管理人員，各司其職，各負其責，確保技術(shù)檔案的準確性、完整性和有效性。二是要加強對檔案管理人員的教育和培訓，提高檔案人員對檔案工作、保密工作、技術(shù)工作的認識，提高檔案管理工作人員在現(xiàn)代信息社會條件下電子檔案管理的業(yè)務水平，增強檔案管理人員的政治覺悟和職業(yè)道德，增強檔案管理人員的責任心，確保檔案資料安全可靠。

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中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）181-0027-02

計算機的發(fā)明及應用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達到了高效化；重點是已實現(xiàn)人與機器之間的交互，降低了人類勞動量、運算量。依據(jù)現(xiàn)在檔案管理革新后的計算機技術(shù)應用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實踐基本完成查詢、分享、快速應用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時，推進了服務方面的品質(zhì)化發(fā)展。

1 基于計算機技術(shù)的檔案管理

自實現(xiàn)檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統(tǒng)（如以Delphi、SOA、APS為基礎(chǔ)的系統(tǒng)）不斷被開發(fā)與廣泛應用；而且，在通訊接口、多設(shè)備關(guān)等方面均獲得了較好發(fā)展。在技術(shù)利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實現(xiàn)了基于計算機技術(shù)的管理質(zhì)量提升。比如，利用計算機技術(shù)所攜帶的“新思維”促使檔案管理實踐，不斷適應、調(diào)整、轉(zhuǎn)變管理策略、優(yōu)化管理方案。根據(jù)現(xiàn)階段經(jīng)驗可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進步；同時，技術(shù)管理工作也在不斷推進，尤其是在檔案管理服務方面，出現(xiàn)了一些創(chuàng)新元素。以下就從這些新經(jīng)驗出發(fā)，討論進一步促進基于計算機技術(shù)的檔案管理措施。

2 基于計算機技術(shù)的檔案管理促進措施

2.1 信息資源整合利用

基于計算機技術(shù)的檔案管理，最大功效體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)化”方面。以此為路徑已初步實現(xiàn)檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數(shù)據(jù)庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現(xiàn)階段基于計算機技術(shù)的應用系統(tǒng)構(gòu)建完成后，能夠?qū)崿F(xiàn)各項操作，滿足查詢、數(shù)據(jù)分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發(fā)現(xiàn)，基于系統(tǒng)平臺的信息資源整合率偏低。建議實踐過程中，增加各個數(shù)據(jù)庫之間的資源整合利用。比如，通過“數(shù)據(jù)收集與分析”，增加一個數(shù)據(jù)運算功能統(tǒng)計信息資源的利用頻率；從而對現(xiàn)有系統(tǒng)資源進行優(yōu)化、區(qū)分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現(xiàn)在權(quán)限用戶的地域限制；為了方便需要增加數(shù)據(jù)分級，利用數(shù)據(jù)庫開放一部分文獻資料；權(quán)限設(shè)置中也需要將信息資源對等安排，增加對應性提升利用方面的針對性；強化技術(shù)管理，提高技術(shù)工具間的融合，也是促進信息資源利用的一個重要途徑。比如，在檔案管理各個流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技術(shù)管理推進措施

檔案管理在技術(shù)管理層面，能夠滿足風險預防要求，并借助計算機相關(guān)技術(shù)的培訓提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預防，未能增加進一步優(yōu)化技術(shù)管理訓練；因而，建議嘗試針對專業(yè)軟件制作培訓。比如，選取HTML課程培訓，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統(tǒng)平臺制作原理及相關(guān)技術(shù)；也可以使其在工作經(jīng)驗基礎(chǔ)上，按照適用程度實踐一些頁面創(chuàng)設(shè)，為系統(tǒng)進一步更新提供素材。以查詢?yōu)槔F(xiàn)在的大多系統(tǒng)在這個方面很難實現(xiàn)細致內(nèi)容查詢；如輸入關(guān)鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術(shù)工具的應用過于泛化；因而，應該在技術(shù)管理中增加“針對性”檢索技術(shù)功能，根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的專業(yè)知識，實踐專門化的全稱查詢等；達到直接輸出對應信息，提高技術(shù)功效；同時，通過頁面重新設(shè)計，使其與上述功能保持一致。

以升級為主導方向，應該在基于計算機技術(shù)檔案管理中引入系統(tǒng)評估。比如，利用調(diào)查問卷方法、技術(shù)顧問咨詢方法、問題收集改進方法等開展技術(shù)管理實踐；前提是針對現(xiàn)階段不同機構(gòu)使用的系統(tǒng)，按照具體操作流程設(shè)置對應評估指標，并按照綜合評估結(jié)果實施改進。從經(jīng)驗分析，需增加計算機與其它媒介工具的連接；比如，除了一般的掃描之外，可以建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、增加專門化的數(shù)據(jù)交流平臺；納入類似YY的聊天工具，讓內(nèi)部人員可以增加課程培訓、技術(shù)處理經(jīng)驗分享、數(shù)據(jù)交流等。另外，將技術(shù)管理推進――信息資源整合利用――創(chuàng)新服務管理進行有效關(guān)聯(lián)；使其形成以技術(shù)管理中心，提高資源利用與服務創(chuàng)新方法。比如，嘗試從檔案類型、性質(zhì)方面以分析材料的方法切入，再制作契合度較高的系統(tǒng)。再如，增加技術(shù)監(jiān)督措施，利用“技術(shù)之眼”之類的工具功能植入，預防潛在的多次拷貝，增加一個下載、導出后無法進行復制的下載頁面等。

2.3 創(chuàng)新服務管理

基于計算機技術(shù)的檔案管理，要求實現(xiàn)多種設(shè)備連接，并將各種資源進行整合利用。所以形成了一個新系統(tǒng)，且要求與其功能匹配的服務創(chuàng)新。比如，多個部門需要到檔案管理室進行信息查詢、提檔，會受到時間、地域方面的限制；因此，在服務方面需要從資源利用效率、技術(shù)管理層面增加“網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”。與一般的計算機網(wǎng)絡(luò)不同，它需要以類似系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)賬號設(shè)置等形式，達到可傳輸?shù)臋?quán)限開放；創(chuàng)新服務管理還需要增加技術(shù)人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設(shè)計等方面的服務內(nèi)容；并且，根據(jù)檔案管理的相關(guān)入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術(shù)化檔案管理中，重點需要突出“更新”，并根據(jù)不同部門及其需要，設(shè)計多個對接式入口為其提供便利；在導出、下載方面，需要在各個部門做好保密工作，而要完成這項任務，除了技術(shù)支持之外，還需從服務方面著手將其轉(zhuǎn)變成一個符合多個部門需求的形式，減少重復工作。

根據(jù)目前對計算機技術(shù)工具的應用觀察，服務層面可借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的“融合路徑”在多個新媒介工具間選取PC端，以及移動終端兩個路徑；在PC端利用技術(shù)算機的開發(fā)技術(shù)，選用VC++語言嘗試實踐關(guān)于該機構(gòu)的檔案管理App開發(fā)；然后，在計算機與智能手機兩個端口實施接口連接，提高兩者間的應用對接。這種技術(shù)開發(fā)路徑既是服務創(chuàng)新的一個方面，也屬于服務創(chuàng)新體系獲得升級優(yōu)化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺開發(fā)經(jīng)驗進行一些資料搜集與研究，在此基礎(chǔ)上提高轉(zhuǎn)用率；最好采用平移方法提高開發(fā)效率，節(jié)省各項資源，降低開發(fā)成本。檔案管理實踐表明，目前應用計算機技術(shù)實踐創(chuàng)新服務方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運用正在深化與融合的技術(shù)工具之便，構(gòu)建一個圍繞檔案服務的新體系，將一般的技術(shù)服務，轉(zhuǎn)渡到服務體系方面的全面更新。

3 結(jié)論

通過上文初步分析能夠理解基于計算機技術(shù)的檔案管理，其重要的價值除了以技術(shù)為主的功能體現(xiàn)之外，思維轉(zhuǎn)化與應用也非常關(guān)鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計算機技術(shù)應用后帶來的檔案管理整體變動進行關(guān)聯(lián)式研究。既可以促進現(xiàn)階段成果的利用，也可以在研究基礎(chǔ)上不斷提升技術(shù)管理之外的“內(nèi)容管理”，完善我國檔案管理體系。

參考文獻