檔案管理的價值模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的價值，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

檔案對于各行各業而言無疑是一種重要的資源，是一種重要的原始記錄，對醫院非常具有重要性。然而隨著經濟的不斷發展，社會也要求醫院實現信息化。在整體信息化的大背景下，對醫院日常檔案信息化管理提出了更高的要求。

一、檔案管理信息化

檔案管理信息化主要就是指將信息化這一技術具體應用到檔案管理的流程中，以實現檔案的高效管理。這種管理模式通過信息流來具體的控制檔案流，實現了一種“無紙化”的辦公模式，是一種新型的檔案管理模式。要想實現檔案的信息化管理，需要做到以下幾點：

1.將相關數據資料進行信息化

通過應用一下現代化的機器設備，可以將一些紙質的數據資料等相關信息以規范的格式錄入到設置好的信息系統里，便于日后的處理。

2.要將工作的流程進行信息化

為了便于對數據資料信息的分類處理，規范的工作流程是必不可少的，這樣不僅可以盡可能的減少人為的各種干預，而且大大提高了信息的處理速度。

3.要將檔案檢索進行信息化

檔案檢索信息化以后，顧客可以通過醫院的信息系統對相關資料在權限范圍內進行檢索。

二、將信息化引入醫院檔案管理中存在的問題

1.醫院人員的信息化意識不足一直以來，醫院人員大多注重醫院的醫療，而對醫院的后勤工作未給予足夠的重視。典型的一種表現就是在臨床醫療中已經成功實施信息化，而醫院的檔案管理工作卻由于醫院領導的不重視等而一直得不到發展。醫院對檔案管理的不重視，投入力度的不足直接導致醫院檔案管理工作停滯不前，信息化的進程非常緩慢。

2.檔案管理相關的軟件開發進程緩慢

軟件開發公司考慮到市場的需求，更加致力于相關財務軟件、醫療軟件的開發，而對檔案管理軟件沒有給予足夠的重視，直接造成的就是檔案管理相關的軟件開發進程緩慢。然而由于檔案需求的不斷擴張，現有的軟件技術已經無法適應這種日益膨脹的需求。因此，開發可兼容的檔案管理軟件變得迫在眉睫。

3.醫院檔案管理方式不統一

醫院檔案的管理，從最開始的收集檔案，到之后的整理檔案以及最終錄入檔案、將檔案進行歸檔等工作都需要一個統一的工作模式以保證最終檔案保管的準確無誤，從而最大限度的發揮檔案的價值。在現實的醫院管理工作中，由于各部門的分散以及各部門不同的標準導致了醫院檔案管理工作的難度不斷加大，信息資源的共享無法順利實現。此外，一個重要的原因就是社會對電子化未形成共識，人們更多的可能更加信賴紙質的相關文件。

4.醫院檔案管理人員的專業化可能不足

要想順利開展醫院的檔案管理工作，相關的管理人員就必須要有一定專業性。對于計算機的相關操作要能夠熟練的進行掌握，對于信息處理能力要比較強，檔案方面的專業知識要精通?？墒侨缃襻t院檔案管理人員整體專業性不足而且出現了老齡化的現象。

三、醫院檔案管理信息化的價值

檔案管理的信息化是在檔案管理工作中的一種創新，它改善了醫生與患者之間的緊張關系，有利于醫院內部不同部門之間的信息的溝通與交流，醫院的工作效率會大幅度的提高，患者在醫院的信息能夠真實準確完整無誤的被記錄下來，患者對于醫院的信心會大幅度增強，醫院的形象也將有所改善。

1.可以提高醫院的整體管理水平

醫院整體水平的高低很大程度上取決于其管理水平。現如今醫院檔案的規模在不斷地擴張，這就對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。這時，將信息化引入檔案的管理工作是一件非常有利的事情，信息化技術的應用可以在最大程度上為企業提高管理的效益。在信息化技術的幫助下，醫院可以對相關業務進行整治，使得檔案管理信息化這一意識為廣大醫務人員所接受。

2.可以提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員素質的高低對于檔案管理工作的順利開展起著至關重要的作用，然而，鑒于現如今相關管理人員整體素質的不足，信息化技術的應用就變得非常有必要。檔案管理人員在利用信息化技術時，一方面可以提高操作人員的心理素質，另一方面，在不斷運用計算機的過程中，其計算機的操作技能將大幅度的提升。此外，其對于細節的注重程度也將有所提高。

3.提高醫院的競爭能力

醫院與醫院之間最根本的競爭不在于醫院規模的大小等方面，而在于醫院的整體醫療水平的高低和與之相匹配的檔案管理信息化的高低。有的醫院醫療方面做得不錯，但是檔案管理工作一塌糊涂，這對于醫療水平的提高產生了嚴重的影響。而有的醫院在醫院檔案的管理方面做得非常不錯，能夠及時準確的為醫務人員提供相關的參考信息，有利于其今后醫療水平的提升。醫務人員的專業化水平以及獲取患者信息的能力直接決定著一家醫院整體水平的高低。

4.作為上級進行決策的參考依據

醫院檔案管理信息化將患者的相關信息以電子形式準確完整的記錄到了醫院的信息化系統中，為上級進行決策提供了參考的依據。上級利用網絡這一中介可以直接進入到下級的數據庫中進行查詢、審查的相關工作，為相關政策、制度的制定提供各種參考的依據。四、總結醫院檔案管理信息化是一件刻不容緩的事情。它是各個醫院實現規范化的必須，同時也是為了適應時代的需求，同時更是整個醫療行業為了更好地發展所必須進行的創新與改革。隨著醫療衛生的現代化，醫院檔案管理信息化將會發揮著越來越重要的作用，將會不斷地促進我國醫療事業的不斷發展與進步。

參考文獻：

[1]邵宇波，張冰.實現醫院財務信息數據集中管理的構思[J].現代醫院管理，2012，10（5）：67-69.

篇2

【關鍵詞】工程科技檔案；管理；以人為本；網絡信息化技術；功能

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

1.工程科技檔案管理的意義

工程科技檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價

值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力，在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。

⑴工程科技檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活

動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面：一是建筑物實體，一是工程科技檔案。工程科技檔案真實記錄了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說，如果它擁有質量較高、數量較多的工程科技檔案資料，就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之，它的城市建設就會遇到很多困難。

⑵工程科技檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素，

根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施?！吨腥A人民共和國城市規劃法》明確規定，城市規劃的編制應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧，綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的工程科技檔案，而且工程科技檔案又是城市規劃的重要基礎。

⑶工程科技檔案是城市建設和管理的重要依據?，F代化城市是一個綜合的、整體的概

念，它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展，現在的小城鎮，幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市，甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快，各地城市及城鄉結合的規劃工程的檔案利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，而對這些工程的維護、管理、改建、擴建，單靠所謂的活檔案----人的記憶是不行的。人會變化，要調動、要衰老，記憶力要衰退、要死亡，而工程科技檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程科技檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

⑷工程科技檔案是城市防災、減災和國家維穩重建的重要依據。在1976年唐山大地震

后的城市基礎設施的搶修、重建；在國家維穩和打擊的決策中工程科技檔案均發揮了重要作用。

實踐證明，如果能合理、充分利用工程科技檔案，就可以對城市進行合理開發，保證工程建設的合理設計、施工并充分發揮投資效益，對于促進科技，生產的發展和社會生產力的提高，具有重要的歷史查考價值和現實利用價值。

2. 檔案管理工作部分環節的質量目標及實現

隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到不斷提升，針對我院各類文檔數量的不斷增多，網絡媒體的信息化傳播，對檔案管理工作中部分環節的質量目標及其實現提出了新的更高要求。

⑴工程科技檔案的質量問題及對策。

工程科技檔案如實的反映了工程建設管理的全過程，是工程建設每個階段中各項計劃、決策的重要憑證和依據，主要形式有文字、圖表、聲像等，對工程建設安全運行和充分發揮效益至關重要。其工程科技檔案的質量問題和主要原因有：

1.1檔案文件原件不齊全。工程勘察設計單位的檔案人員不重視管理文件的收集、整理，有些工程文件多數是復印件，這很可能導致勞資糾紛。

1.2野外原始記錄、工程質量評定表書寫筆跡不規范。野外原始記錄（文字和圖表）、工程質量評定表等書寫筆跡龍飛鳳舞、隨意涂改，簽證筆記混亂（有用純藍墨水、藍黑墨水、圓珠筆、鉛筆等），給后期外業驗收、竣工文件編制工作帶來困難。

1.3野外原始記錄、工程施工質量評定表簽證不規范。野外原始記錄、分部工程和單位工程的施工質量評定表中項目技術負責人與項目經理沒有簽名，監理工程師與總監也沒有簽名，沒有填寫野外原始記錄、工程質量評定意見和評定時間。部分質量評定表、野外原始記錄中的單元、分部、單位工程名稱不統一、樁號、高程、工程量等與實際不符。

1.4工程驗收鑒定書內容描述不清楚，格式不合要求。部分工程驗收鑒定書內容描述過于簡單，交代不清，存在缺項。此外，A4、16開、32開等紙張規格不同程度的混用，頁面的上下左右邊設置不合理，無法統一規范裝訂組卷。

以上工程科技檔案的質量問題主要原因是：1.1工程建設人員檔案意識薄弱，對工程檔案質量的檢查把關不嚴；1.2工程檔案文件標準、規范學習培訓不力；1.3檔案管理制度沒有嚴格執行。

因此，工程科技檔案不僅對工程施工質量的評定、驗收等方面起著十分現實作用，而且為工程投產后運行、維護、管理、改擴建和技改等方面提供重要的依據，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨，我們應該大力提高工程科技檔案質量意識；建立健全工程科技檔案管理制度，落實專人負責；提高工程科技檔案編制人員的業務水平；把工程科技檔案的質量納入工程質量管理程序；做到歸檔工程文件立卷符合有關規定，資料分類科學化，檔案工作標準化。

⑵工程科技檔案管理的鑒定工作及實現。

檔案管理的鑒定工作是檔案管理工作中八個環節之一的重要內容，貫穿于檔案工作的全過程，直接關系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運，是鑒別檔案真偽和判定檔案價值的活動。經過多年從事檔案工作的經驗和分析，首先我們對檔案鑒定工作的認識和實踐存在著一定的局限性，具體表現在如下方面：

1. 對檔案文件材料的準確性鑒定的缺少。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真實，夸大、縮小或歪曲歷史事實。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價、以指導利用者。

2. 對歸檔材料的完整性鑒定的缺乏。檔案材料的歸檔，是由工程參于者（檔案形成者）和專業的檔案工作人員共同完成。由此產生歸檔材料門類不全、歸檔部門不全、歸檔文件材料不完整，檔案工作者應該對其進行鑒別評價，總結經驗教訓，以便管理工作中采取必要措施，減少此類現象。

3. 對檔案的珍貴程度進行評定的忽視。目前對檔案價值的評定多是用保管期限來表示，保管期限分短期，長期，永久。而保管期限所體現的價值是相對價值。一份具體的檔案材料應當有個全面而不是單項的、歷史而不是階段性的價值評定。因為在一個不同檔案會在不同的檔案室或檔案館有著不一樣的保管期限，這樣全面歷史的評定即有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案，也利于準確的評定檔案館的檔次和地位，使國家本來有限的檔案經費用到最需要的地方。

其次，在檔案鑒定工作中容易出現的問題與威脅。一是對檔案鑒定工作存在畏懼，許多檔案部門不愿或是不敢開展到期檔案的鑒定銷毀工作，怕一旦出錯后果嚴重；二是造成檔案庫存膨脹和庫容膨脹，有價值和沒價值的檔案堆放在一起，或將檔案堆放在其他部門或臨時場所，不僅影響新檔案的接收，還會出現檔案的丟失、竊取，使國家秘密檔案暴露，對國家造成危害。

第三針對檔案鑒定人員是由工程的參于者（檔案形成者）和專業的檔案工作人員組成，

必須堅持在檔案價值鑒定的管理工作原則是堅持從國家和人民的整體利益出發衡量檔案價值，堅持全面的觀點，堅持歷史的觀點。

總之，做為工程科技檔案管理者，在檔案管理的鑒定工作中，一是盡量的保管好應該保管的檔案，二是確保檔案的真實可靠，三是區分重要與相對次要的檔案，使檔案保管機構的人力、物力和財力能夠充分發揮作用。

3.做好工程科技檔案管理工作的落實

工程科技檔案管理的目的和重要性，要求我們必須做好工程科技檔案管理工作和落實。

做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務是設計和維持一種環境，管理的核心是處理好人際關系，而人是管理的第一要素。

⑴ 要完善法規，依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市

規劃法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等編制了適合我院的有關建設工程科技檔案管理的各項規定。各項規定明確了三項制度：即檔案預驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度，將檔案的預驗收、備案、報送時限和執法要求以政府令的形式納入規劃、建設、管理程序中，從根本上保證了工程檔案的內在質量和外在質量。因此在工程科技檔案管理中要認真學習、貫徹落實各項規定，提高大家的思想素質和理論水平，逐步完善規范各種制度，理順各種程序，嚴格把關。

⑵ 詳實的業務規范是從事工程科技檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規矩不成方圓，一些無形的道德底線規范著我們生活的方方面面，而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實的依據性文件更需要一個統一的、順應社會發展和變革的標準來指導我們的行動。我們根據工作中長期使用的國標、行標編制了適合我院的各項建設工程科技文件檔案管理的各項規定、制度，將各項建設工程文件歸檔進行聲像檔案整理、電子檔案信息著錄、檔案信息整理等統一到規定、制度中。這樣符合城市現代化發展、數字化建設的需要，順應時展潮流，使之更具操作性和前瞻性，實現工程科技檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉變，為我院信息現代化管理夯實基礎。

⑶“以人為本”，充分發揮人的主觀能動性，做好工程科技檔案的管理工作。一是加

強對工程科技檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。隨著經濟社會不斷發展，檔案信息傳播的網絡環境日新月異，在檔案信息的傳播過程中，檔案工作者充當著傳播者的角色。在提升檔案工作者的信息素養的同時，不斷自覺接受教育和培訓，增強自身的文化素養、信息技能和信息意識能力。我們要充分采集工程建設的有效信息，利用網絡信息化技術等各種宣傳渠道及時將工程科技檔案的有關信息在我院進行全面傳播，特別是建立安全的院內網絡信息共享平臺---工程科技檔案專業網站（如：開展檔案信息網上借閱服務、舉辦網上檔案展覽、檔案信息咨詢服務等），明確相關的法律、法規以及各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并能很好地掌握它，通過人機互通，實現網絡交流，及時溝通信息、加強反饋控制，完善工程科技檔案信息化系統的目標管理及實現工作。二是以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。這就要求對內，工程科技檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外，定期舉辦工程科技檔案管理的集中業務培訓，做好各種文件、標準的院內安全網絡信息講解、培訓工作。實踐證明，集中業務培訓是做好工程科技檔案管理工作的重要途徑和有效措施，它時間短、見效快、針對性強、覆蓋而廣，能大大提高建設勘察設計單位和施工技術人員的業務素質和對工程科技檔案的管理能力，對工程科技檔案管理的標準化、規范化起到積極的促進作用。三是深入現場，做好對重點工程建設項目檔案管理的服務工作。重點工程建設項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能作用的關鍵，它關系到國計民生，又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出新路子。四是注重對工程科技檔案信息的反饋。城市建設日新月異，對工程科技檔案的管理也必須與城市建設相配套，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時掌握最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時有改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了那些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程科技檔案的管理。

綜上所述，做好工程科技檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為工程科技檔案事業服務。

通過對工程科技檔案的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。

參考文獻：

[1].王傳宇主編《科技檔案管理學》中國人民大學出版社2000

[2].吳建華主編《科技檔案管理學》南京大學出版社2002

[3].熊貞主編《科學技術檔案管理》陜西科學技術出版社1983

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02

隨著學校的建立、發展等過程的延續，高校檔案管理體系應運而生，其記載的內容可以被認為是一所院校的自傳，不僅記錄了院校的形成與發展歷史，更記載了在發展過程中優秀的教育工作者總結出來的教學、科研等豐碩的成果。這些寶貴的資料作為每一所高校獨有的財富，為學校的可持續發展提供了充足的經驗和優良的范本。隨著我國各所高校不斷地鞏固與發展，高校的檔案管理也逐步形成了一套管理體系，并且在摸索中不斷完善價值體系，讓高校檔案更好地發揮效用。

1 現代高校檔案管理價值體系的意義

檔案管理看似簡單的工作，卻承擔著重要的發展任務，現代高校檔案管理的價值體系，在高校長遠發展的過程中有著重要的意義，本文就以下幾點進行闡述，希望可以引起高校對檔案管理的價值體系有著進一步的重視。

（1）順應高校教育的發展趨勢。隨著高校逐年學生的擴招以及學校規模、院系的擴大，高校檔案管理已經逐步轉向計算機信息管理體系。傳統的紙質檔案不僅浪費人力，同時存在檔案體積大、易丟失、查找困難等缺點，隨著高校規模的擴大以及計算機技術的普及，檔案管理也逐步轉為無紙化辦公模式，借助計算機的檔案管理系統，不僅使得檔案管理變得更加高效，也為高校的教育發展提供了必備條件。

（2）價值體系構建提升了檔案管理工作的效率及水平?，F代高校的檔案管理體系，通常是將科學與現代信息技術相結合的方法，摒棄了傳統檔案管理效率低、查找困難、易丟失的缺點，通過計算機管理系統提高了檔案管理的效率，存檔便捷、查找方便、易保存等特點，都加強了檔案管理的工作效率及整體工作水平。

（3）促進高校檔案管理工作價值體系及跟蹤體系的發展。高校檔案管理價值體系的構建，不僅促進了檔案管理的信息化發展，更為檔案的跟蹤體系提供了充足的保障條件，只有對檔案的價值予以充分的肯定和認可，才能落實檔案的存檔工作有序進行。

2 現代高校檔案管理價值體系存在的問題

隨著高校檔案管理系統的逐漸完善以價值體系工作的慢慢形成，高校檔案管理已經被越來越多的人予以關注和重視。但是在信息技術日新月異的今天，大數據時代的到來，高校檔案管理工作和價值體系也需要不斷地進步和提升。目前，高校管理價值體系中存在一些問題，我們應當找出問題來進行進一步解決。

（1）檔案管理工作重視度過低。目前，高校以及從業者對檔案管理工作的重視度普遍偏低，對檔案管理工作的概念不清晰，這些問題的存在不僅導致了檔案工作者情緒的怠慢，而且不能很好為高校的發展做出貢獻。

（2）檔案管理工作者缺乏專業性。目前，高校檔案管理工作者多為尋找安逸的教職人員，普遍缺少專業性，也極少有相關的工作培訓及交流，這些都將限制檔案管理工作的進一步發展。

（3）檔案管理設施落后。目前，高校對檔案管理價值體系認識偏低，導致對檔案管理工作相關的設備采購費用也少之又少，能省就省的現象頻現。所謂“工欲善其事，必先利其器”，先進的設備與先進的理念一樣，都是提升檔案管理工作的必要條件。

（4）檔案管理工作者的積極性較低。由于檔案管理工作的形式較為單一和枯燥，會讓很多檔案工作者產生懈怠心理，安于現狀而沒有危機意識。這些因素都會影響高校檔案管理工作價值體系的進一步發展。

3 現代高校檔案管理的發展趨勢及措施

面對以上我們提出的高校檔案管理價值體系存在的問題及不足，我們在檔案管理中應該不斷尋求方法去解決問題、克服問題。

3.1 以人為本，注重價值體系的構建

高校檔案管理價值體系的構建離不開以人為本的服務理念，只有在檔案管理工作中做到彼此尊重、相互協作，才可以促進檔案管理價值體系的構建。同時，高校也應該在根本上加強人文建設，予以檔案管理足夠的資金及設備的傾斜，才能保證檔案管理工作有效地進行下去。

3.2 以高效管理、有效性管理為原則

現代檔案管理已經不再是以數量為衡量標準的年代，更多的是需要檔案部門進行調查和業務的熟識，在了解主體需要的基礎上，收錄有價值的檔案，剔除沒有價值的資料，充分利用檔案的存儲空間。同時建立數字檔案館，以信息技術作為推動高校檔案管理發展的有效手段，摒棄傳統繁重的檔案工作。以現代化信息技術建立檔案管理登陸系統，通過權限進行錄入及查詢，不僅克服了時間、空間的限制，還提升了檔案管理的效率，使得檔案管理工作變得更為精準有效。

3.3 提升檔案管理者的業務水平，讓工作形式多樣化

工作成果的大小與工作者自身的工作熱情有著重要的聯系，面對高校檔案管理工作者的諸多問題，我們可以通過3個方面進行提升：①提升工作人員的業務水平，組織其定期參加培訓或者業務交流，讓其開闊眼界，提升工作素養；②增加員工的緊迫感，通過考試、知識競賽等方法設立考核獎勵機制，鼓勵工作人員主動學習更多的專業知識；③設立適當的輪崗制度，給員工更多的新鮮感，提升員工的工作積極性，開拓思路的同時時刻做到與時俱進。

4 結 語

事物的形成和發展都需要隨著時間的推移而進行不斷地提升和進步，一成不變的技術或者規則已經不再適應這個社會的飛速發展，這對于高校檔案管理的價值體系同樣適用。目前，高校檔案管理體系雖然已經形成，但是隨著技術的發展以及大數據時代的到來，高校檔案管理的價值體系也需要進一步的發展和完善，改善缺點、發揚優點，在不斷進取中保持與時俱進的發展，將高校檔案管理價值體系進一步完善，從而更好地為高校的發展、教育的進步做出應有的貢獻。

主要參考文獻

[1]林珍梅.現代高校檔案管理的價值體系和跟蹤研究與探討[J].現代婦女：理論版，2014（11）.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設[J].商丘職業技術學院學報，2012（4）.

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中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規模，高校畢業生數量迅速增加，高等教育正實現著跨越式大發展。新疆高校也在從外延發展向內涵發展的轉變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關系到每一位學生的切實利益，關系到高等教育發展和學校穩定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農業大學、新疆財經大學和新疆警官高等?？茖W校進行了詳實而全面的調研，闡析了新疆高校學生檔案管理現狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學生檔案管理的價值分析

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內容，在學生隊伍的建設中發揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業就業等方面都提供了具有科學性和準確性的依據，避免了憑印象、聽反映、靠關系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質。培養學生的競爭意識，激勵學生奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學生檔案管理的現狀透視

2.1 學生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產生的品德表現和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業就業，最終其學生檔案將移交就業單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業就業而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短?？梢姡瑢W制決定了學生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關規定嚴格管理，在一定的范圍內需要保密。所以，學生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業生檔案的發送及留存畢業生檔案的調取和服務工作由招生就業處負責管理。新疆農業大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業檔案的發送保存 新疆各高校畢業生檔案的發送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業生的檔案管理原則上是按照就業方案發送，在此基礎上，對畢業生檔案的轉遞和存留方式不盡相同，主要為：

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電子文件指在計算機及網絡環境中生成的社會活動記錄，即以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。從形式上看，它是數字化的。能夠直接借助數據通信技術和網絡技術進行遠程傳遞和共享利用。我國從20世紀90年代中期開始集中力量研究電子文件問題，國家檔案局成立了專門的課題組，形成了電子文件歸檔及電子檔案管理方法的試行稿，電子文件的管理正從無序狀態進入規范化管理的攻堅階段。由于電子文件是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，在實踐中探索電子文件的檔案管理，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系十分必要。這有利于對這部分信息資源的檢索、利用和共享，有利于本行業對電子檔案管理統籌規劃，有利于對電子文件的檔案價值進行準確鑒別，統一進行電子文件收集、存儲、保管、保護，確保歸檔電子文件的安全，建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其它載體檔案之間的有機聯系，有利于加速檔案工作的現代化進程。因此檔案部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任。

1 在歷史上，具有的完整性和客觀性價值

電子文件將成為人們進行信息交流的主要媒介，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。作為保存歷史記錄的專業機構的檔案部門，電子檔案是檔案的重要組成部分，目前人們因為尚未認識文件形成運轉的客觀規律，因此管理電子文件總是難以擺脫管理紙質文書的方式方法。對于電子文件往往只作為資料或副本保管，如果不主動承擔起保存電子文件的責任來，長此以往，人類記憶的完整性和客觀性將很難得到保證，我們將失去大量“像樣”的檔案，我們的歷史將面臨斷代。

2 在現實中，具有開發和利用的價值

隨著辦公自動化的進一步深化和CAD、CAM技術的推廣應用，特別是電子計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，能提供越來越完善的信息服務。電子文件隨之大量產生，但這些信息資源存在著數量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，這對于檔案管理帶來了一次革命性的挑戰。要對有用信息進行深層次開發與利用，必須通過對電子檔案的網絡化管理，由于電子檔案的信息內容的數字化，文、檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使之與紙質檔案的管理及網絡信息的繁雜、混亂有著截然不同的區別，它對信息資源的開發和運用顯然更快捷、更方便。人們可以通過電子檔案的網絡化管理獲得便捷直觀的電子文件信息；能夠使人共享電子文件信息資源；能夠通過網絡科學地管理電子文件而降低費用，提高效率；能夠改變人的生活方式、工作方式，使人開闊視野，拓寬思維空間等等。而如果因循守舊，繼續沿用傳統的管理模式，則有悖于利用先進技術提高工作效率之初衷。

3 在發展中，存在提高和更新的需要

檔案管理技術是長期堅持不懈、不斷發展的重要技術之一。在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科。但檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好，這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，電子檔案的收集規范要求不同于紙質文件，如何保證電子文件格式的統一性，文本文件的通用格式統一轉為XML ＼RTF＼TXT等，掃描電子文件的通用格式JPEG＼TIFF，保證電子檔案的內容、結構和背景信息的真實性，保證電子檔案的內容、結構、背景信息和元數據等的完整性，以及保證電子檔案收集的及時性、有效性和安全性等。

這些問題必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案―個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。

當然，在電子文件的檔案管理中，我們還面臨著諸如：網絡是電子文件的生存基礎也是引起管理問題的根源；技術發展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難；保證電子文件的真實性、完整性、可靠性的技術難題很多；電子文件的法律效力尚不明確等困難；但其無可回避的價值意義和必要性要求我們要積極應對，趨利避害，在探索電子檔案管理的科學道路上與時俱進，以適應檔案工作不斷發展的需要。

4 做好電子檔案管理的措施

1、建立健全的法規和制度，規范電子檔案的管理

根據國家最新的《歸檔文件整理規則》，貫徹落實統一的電子文件管理標準。實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，緊跟國家最新檔案行業標準，湖北省檔案局已于2015年10月了最新檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015，替代DA/T22-2000），自2016年6月1日執行，其中歸檔整理規則規定了新標準適用范圍由紙質文件材料擴展為紙質和電子文件材料一并歸檔，制定了最新科學的電子文件歸檔管理標準[1]：如：歸檔電子文件的整理要求：

1.1 歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本《規則》的規定。

1.2 歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014 年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38 等標準執行。

1.3 歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T 18894 等標準的應用系統等。

在進行電子檔案管理過程中，除執行國家的法律法規外，還應該制定嚴格的電子檔案的歸檔、保管、定期備份、借閱、銷毀等切實可行的內部管理制度，對電子檔案實行規范化的管理。

2、做好電子檔案收集與管理安全

2.1電子檔案的收集應形成由單位檔案部門聯合各個業務部門同步進行，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的收集歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行，業務部門全程參與配合并同時提供相關電子原始數據。

2.2 檔案部門在收集電子檔案時，應包括元數據和背景信息的收集，元數據是電子檔案的技術數據，如描述電子文件的編排與內部結構的數據等[2]。電子檔案是由電子文件轉化而來，元數據是保持電子文件真實性完整性和長期可讀性的關鍵，并對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。鑒別電子文件的保存價值，并對電子文件真實性、可讀性及其數據特性實施判斷，包括價值鑒定和技術鑒定。

2.3 做好電子檔案系統的安全管理，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。首先建立健全電子檔案系統的安全管理制度，加強對密碼、口令、授權的管理；如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護；做好電子檔案使用權限的審核；根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄；加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理[3]。

其次采用先進的計算機操作系統并對數據庫文件進行加密；三是采取必需的技術手段來防范病毒和黑客對網絡系統的攻擊和破壞。

3、人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍。在電子信息日益發展的今天，檔案管理工作者不僅需要具備檔案學、圖書、情報的專業知識和一定外語水平[4]，還需要具有較強的現代信息技術應用能力。檔案部門應重視和加強對檔案管理復合型人才的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4、電子系統硬件設備安全性，嚴格控制庫房環境

由于電子檔案的新型存儲介質的不斷出現，其保管手段也必須與時俱進，緊跟當代計算機技術的發展，不斷引進先進的存儲介質和技術手段，從而有效地保證電子檔案的安全性和時效性。同時，需要嚴格控制介質的保存環境，做好庫房的防磁、防塵、防光、防有害氣體，嚴格控制庫房的溫度和濕度，并對儲存介質定期遷移復制、防止載體的損壞，造成電子檔案信息的丟失。

參考文獻

[1]http：///manage/upload/html/20160309114313_9312.shtml？netyId=28&newsId=9312

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現階段，人們處于知識時代背景下，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實際情況來說，部分管理者對于檔案價值的認識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價值，難以有效提升管理水平。在強調知識流轉的環境下，檔案價值有了新的特質，在知識管理中，發揮著重要的作用。

1知識管理背景下檔案價值特性和體現

傳統意義上的檔案價值特性，依托檔案業務流轉，體現了檔案的記錄性特性。經過相關部門篩選后，用作資料使用，檔案的實用性價值才得以體現。在知識管理背景下，檔案價值發生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價值主要體現實用性方面，當主體利用檔案來解決相應的問題時，檔案才具備了使用價值。知識管理背景下，強調全過程管理，為循環往復的管理過程。不僅轉變了檔案使用價值實現的模式，也改變了檔案價值呈現的模式，使得檔案價值貫穿于知識流轉的全過程，具有集成化和靈活性特點。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠為不同的利用主體，提供相應的服務。利用主體按照自身的實際需求，來獲取相應知識，實現知識共享。依托知識共享，檔案價值的實現擺脫了時間和空間的限制，便利了使用者，實現了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區分，檔案是顯性知識，能夠促進檔案增值，檔案價值的增值性可以加速檔案價值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價值是以知識為著眼點，注重知識屬性，促使檔案價值體現?；趦r值鏈分析，通過知識管理，實現價值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經過價值鏈的循環運動轉化為顯性知識的表現，所以說，組織內外部知識的流轉運動與檔案價值的實現密不可分，檔案參與知識管理，其價值體現在知識循環體系的各個環節。

2知識管理中檔案價值的形成機理

2.1檔案的社會需求

檔案價值遵循“沒有使用價值的事物是沒有價值的”規律，從知識價值角度來說，持有檔案價值二元論的研究學者認為，知識價值的實現是基于使用價值的實現，知識價值的實現載體為檔案價值。基于此，若想實現檔案價值，需要符合社會需求。當實物檔案被應用時，才能夠具備檔案價值，在此之前僅具備知識自身的價值，屬于非需求性價值。知識管理背景下，此規律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統化發展。基于此，為了實現檔案價值，要從社會需求出發，滿足社會應用要求。

2.2檔案價值構成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實踐活動為檔案價值實現的主要因素，處于檔案實踐環境下，各種因素的相互作用，實現了檔案價值。檔案實踐環境因素作用于檔案要素，若社會環境變化，檔案管理理論發生變化，則上述三要素也會發生改變，此類變化具有系統性，屬于全面塑造，對檔案價值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應環境變化，檔案保管理論發生了變化，出現了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務以及宏觀鑒定部分構成，通過優化檔案保管以及管理流程，更好的發揮知識價值。

2.3檔案主體的技術和技能

在檔案實踐活動中，檢驗檔案主體技術以及技能為檔案價值形成的檢驗性因素。從某種角度來說，檔案實踐活動相當于檔案使用和服務民眾的過程。在具體實踐的過程中，檢驗檔案主體技術技能，要以便捷和有效為基準。檔案價值的實現和具體體現，貫穿于檔案實踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達到其使用期望，是檔案價值的核心部分?；诙撚^點，可以將檔案價值分為信息價值、工具價值。檔案價值的體現在于其使用以及使用價值[1]。

3知識管理中檔案價值的發揮

3.1加強檔案管理部門建設

（1）做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價值的充分發揮，首要任務是做好檔案管理工作?；诖?，需要加強檔案管理部門建設。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認識到檔案的價值，充分發揮檔案的價值。（2）做好人員培訓。隨著檔案價值實現環境的改變，使得檔案價值的體現和實現，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學習的意識，積極學習新技術和新知識，更好的適應檔案管理以及服務工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進行業務培訓，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關知識，進而充分發揮檔案價值[2]。（3）要建立獎懲機制。檔案價值的實現，在于其使用價值的實現?；诖耍瑸榱税l揮出檔案價值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發揮獎懲機制的作用，對于工作表現較好的人員給予相應的獎勵，反之給予一定的懲罰，進而調動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價值，實施電子化管理模式，已經成為發展的必然?；诖?，需要加大信息化建設，購置檔案管理必須的自動化設備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質量，進而提高服務質量。

3.2實施全過程管理

知識管理背景下，強調全過程管理，因此為了實現檔案價值，發揮其最大價值，實施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實方面，要明確工作責任和內容，分工協作，保障檔案數字化加工得以有效開展。參與數字化檔案加工的全體人員，要嚴格按照技術標準以及工作規則，保證操作方法的規范性，進而保障檔案數字化加工的質量。當完成檔案數字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環節入手，進行質量檢查。在檢查的過程中，要認真核對數據的錄入和關聯等，做好檔案質量的把關。只有保證了檔案資料的真實性，及時做好檔案收集和整理，實現即時調閱，才能夠提升檔案的使用價值，進而實現檔案價值?；诖耍龊脵n案的全過程管理，保證其價值的實現。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價值的實現，要保證信息的安全。若檔案管理出現安全問題，會降低檔案的價值，甚至會造成巨大的損失?；诖?，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數字化檔案審批制度，合理運用數字化技術，嚴格執行質量控制程序，按照規范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發，做好嚴格的把控。落實安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計算機技術，采取網絡監測以及鎖定控制等措施，保證信息服務的安全性。檔案管理人員要及時備份信息，做好數據加密。需要注意的是，要做好檔案分類標識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價值才能夠實現，進而實現其價值。

3.4營造良好的實踐環境

檔案價值的實現，需要良好的環境，通過檔案價值實現三要素的相互作用最終達到價值目標?；诖?，在檔案實踐活動中，要注重營造良好的環境。檔案實踐環境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實現的價值自然差異。檔案主體的檔案技術應用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態以及狀態會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價值[5]。

4結束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價值具有靈活性和共享性等特性。檔案價值的實現，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術，挖掘檔案自身的價值，開展檔案實踐活動最終實現。為了實現檔案價值，需要營造良好的檔案實踐環境，做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]霍燕.基于知識管理的企業檔案價值研究[D].天津師范大學，2016.

[2]王潔.基于知識管理的企業檔案信息開發和利用模式研究[D].山西大學，2016.

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隨著社會的不斷發展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強，因此，對于醫院所提供的醫療服務的要求也在逐步地提升。醫院的檔案管理是決定醫院整體醫療水平高的關鍵性因素之一。開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值和地位探究，將先進的信息技術全面應用于醫院檔案管理工作的開展進程中，將為我國醫院的良好發展奠定穩定的基礎和提供強大的推動力。

一、醫院檔案所包含的主要內容探究

醫院的檔案的內容，主要包括醫院的人事檔案、財務檔案，醫保檔案，以及病歷檔案。其中醫院的人事檔案主要是進行醫院內部的各個員工的資料的詳細記載，醫院的財務檔案主要記載醫院的財務流水，而醫保檔案和病例檔案是醫院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據。

二、醫院檔案在醫院檔案管理中的應用現狀

（一）檔案的案卷內容缺乏完善性和系統性。當下我國很多醫院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細的進行檔案內容的分類，使得部分檔案內容丟失，很多的檔案內容也缺乏系統性，查找起來難度較高，為醫院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內容缺乏完善性和系統性，是當下醫院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫院檔案建設工作的開展缺乏獨立性。很多醫院在開展醫院檔案管理工作的過程中，沒有分類設立檔案管理部門，這便使得醫院檔案建設工作的開展嚴重缺乏獨立性。檔案管理工作的獨立性的缺乏，導致醫院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫院的檔案數目較多，檔案種類也較為復雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據檔案內容順利開展醫院內部各項收入和支出的核算工作，容易導致醫院內部的經濟體系混亂，因此醫院檔案建設工作的獨立性的缺乏，是導致醫院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫院檔案內容更新工作的開展缺乏時效性。醫院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫院檔案的及時有效的更新，這便導致很多的醫院檔案管理內容嚴重的缺乏時效性，進而為醫院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫院檔案內容不能夠及時更新，也導致檔案內容不能夠真正有效的反映出醫院的經濟運營情況，從而影響了醫院高層人員管理工作的開展，甚至會導致醫院無法得到良好的發展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優質的醫療服務。（四）醫院檔案的效用未得到真正的發揮。當下醫院在開展醫院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫院在運行過程中的重要工作環節之一，這使得醫院檔案管理人員以及醫院的高層管理人員也沒有應用檔案進行醫院營運模式的有效調整，沒有真正地為醫院指明經濟的發展方向以及院內資金的應用方向，因此，醫院檔案的效用未得到真正的發揮，使得醫院檔案在醫院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應有的體現。

三、醫院檔案在醫院檔案管理中的價值

在明確了醫院檔案在醫院檔案管理中的應用現狀后，開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值探究，根據醫院檔案在醫院檔案管理中的特點，主要可以將其所存在的價值總結歸納如下：（一）實現醫院財務檔案和財務資料的有效整理。醫院檔案的有效建立，可以進一步實現相關檔案的有效整理。醫院的檔案管理人員，通過完成醫院檔案的整理工作，可以使得醫院的各類資料的日期和類別得到明確的標注，并且按照其內容的重要性進行進一步的分類存儲。由醫院專門的檔案管理人員進行檔案的管理工作，可以有效地提升醫院資料的安全性，防止醫院的資料被不法人員進行篡改，降低了醫院管理的風險性，繼而提升了醫院整體管理的安全性。（二）進一步明確醫院檔案管理的內容和范圍。以醫院檔案中財務檔案為例，其主要包括醫院的總賬、單項賬、日記賬以及醫院的總體資產和其他不固定的財產。因此，醫院檔案的建立可以有效實現醫院財務管理內容和范圍的明確性提升。同時，醫院的檔案中還包括醫院簽署的各項合同，這些合同內容的明確，也可以為醫院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強醫院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫院內部人員的資料查看。醫院檔案的有效建立，可以使得醫院的高層人員在進行醫院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫院的醫療用品的采購合同、工程合同、技術合同，以及各項醫療票據，進而實現對于醫院的各種狀況的進一步有效地掌控。醫院的管理人員以及相關的檔案管理人員對于醫院信息及檔案情況的認識更加明確，可以有效地保障醫院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫院內部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫院檔案管理中的關鍵性價值。（四）明確醫院財務檔案的管理期限。醫院檔案可以對于醫院的年度財務情況進行整體的統計，進而使得醫院的財務報告可以被按照其管理期限進行排列，有些財務報告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財務報告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫院會計檔案在醫院檔案管理中的價值若得以充分發揮，則醫院財務管理檔案期限則可以體現出更加理想的明確性。開展醫院檔案在醫院檔案管理中的價值探究，主要可以將其價值總結歸納為：實現醫院財務報告的內容的完整性和系統性的有效保障，同時加強醫院管理工作的開展的針對性，提升了醫院管理人員進行醫院的管理的便捷性，并且明確了醫院財務檔案的管理期限。醫院檔案在醫院檔案管理中的價值的有效發揮，有效地保障了醫院經濟的穩定性以及資源分配的合理性。

四、提升醫院檔案在醫院檔案管理中地位的探究

開展提升醫院檔案在醫院檔案管理中的地位探究，根據當下會計檔案管理工作在醫院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點：（一）實現會計檔案管理人員的技術的專業性的有效提升。醫院在開展管理工作的過程中，應當加強對于檔案管理人員的考核和培訓，為其提供學習與交流的機會，并且根據考核結果建立相應的獎罰制度，以此激發其自主學習的積極性。檔案管理人員的技術的專業性的有效保障和進一步提升，可以使得會計檔案更加體現出其價值性，進而保障了醫院檔案在醫院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設工作。為了實現醫院的檔案的內容完整性以及檔案分類的系統性的有效保障，醫院在開展管理工作的過程中，應當建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應的人員，此外，有關人員要加強對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫院的各項收入的明確性。（三）著重開展醫院的經濟管理工作。醫院經濟管理工作的開展狀況，無疑是決定醫院的發展前景的重要因素之一。在實踐中著重開展醫院的經濟管理工作，將會計檔案應用于工作的開展進程中，可以體現醫院檔案在醫院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進的信息技術應用于醫院管理工作。隨著科學技術的不斷發展，信息技術在各行各業的開展進程中的應用也逐步地呈現出了普及性特點。將先進的信息技術應用于醫院管理工作的開展進程中，可以有效地提升了醫院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進而使得檔案管理工作的開展為醫院的整體發展提供更大的推動力。通過思考醫院檔案在醫院檔案管理中的地位可知，醫院檔案在醫院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術的專業性的進一步增強，可以有效地提升檔案的真正效用的發揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進的科學技術的應用，都可以使得檔案在醫院的檔案管理工作開展進程中發揮出更大的功效，實現自身的地位的有效保障，引導醫院獲得更加廣闊的發展空間和更加理想的發展前景。

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一個人的自身價值體現在他在社會中所處的地位和發揮的作用。企業檔案管理人員在企業轉型發展的關鍵時期所處的地位和發揮的作用更加重要，因此，檔案管理人員的自身價值理應得到更好的體現。本文從企業檔案管理人員在企業中所處的地位和發揮的作用入手，介紹其自身價值的所在之處，提出如何更好的體現自身價值的建議。

一、企業檔案管理人員的自身價值

企業檔案管理人員的自身價值主要體現在企業改革發展中所發揮的作用。如何更好的發揮檔案管理人員的作用，就與他們自身素質有很大的關系。一個人的素質通常分為道德素質，文化素質和業務素質。檔案管理人員的道德素質體現在他們是否有良好的道德情操。一個具有高尚道德情操的人是做好檔案管理工作的基礎和前提。文化素質體現在檔案管理人員的學歷層次和專業檔案管理知識的掌握水平，以及對于先進辦公自動化和管理軟件的應用能力。業務素質主要體現在管理人員的動手和操作能力，體現在他們能否適應長期枯燥繁冗的工作，善于總結日常檔案管理工作中的優秀經驗，并應用于以后的工作當中。無論是道德素質、文化素質和業務素質，都需要檔案管理人員長時間的工作和積累，是一個長期的過程。在企業轉型發展過程中，迫切需要檔案管理人員提供準確詳實的各類檔案資料，為企業轉型升級發展過程中，提供可靠的資料保障和智力支持。

二、如何提升企業檔案管理人員的自身價值

檔案管理工作在企業日常生產經營活動中發揮著重要作用，關系著企業日常生產經營活動的順利進行。檔案管理工作為企業順利發展提供準確的史料參考和個人信息，為企業發展所需的各類人才給予有利的提示。因此檔案管理工作人員的個人素質直接關系著檔案管理工作的順利開展，直接影響著檔案工作在企業發展過程中所發揮的作用。

（一）細致做好基礎工作

檔案的日常管理工作繁雜，任務比較重，應細致做好日常工作，要從檔案的收集、整理、入卷、利用等幾個方面入手，細化工作流程，細化材料收集的標準。年初要制定本年度的詳細工作計劃，嚴格按照計劃完成檔案工作。在檔案材料歸檔時，特別應注重檔案材料的甄別，對不合格檔案應退回，相關部門應按檔案材料標準重新補制入檔。例如：人事檔案中員工的社會關系用于員工辦理繼承、房產過戶等方面的需求也越來越多，在檔案利用過程中我們發現檔案的重要性，及檔案材料甄別的重要性，因有的個人社會關系中的名字不對，不能辦理繼承等現象偶爾發生，這就要求檔案人員對材料生成部門制定嚴格的標準來保證檔案質量，來提高利用效果。檔案整理過程中，注重檔案實體檔案與系統檔案的一致性，保證日后的檔案的利用效果。當年年中、年底對檔案進行一次排查，對破舊檔案盒進行修補或更換等工作。檔案工作要求檔案工作人員對檔案工作的細致性，這也是體現檔案管理人員的內在素質。

（二）專研提升工作能力

隨著時展和科技進步，企業在不斷的轉型升級，現代化和信息化在企業日常生產經營活動中所占的比重越來越大?，F代化的企業就要求有現代化的檔案管理手段和具有先進檔案管理知識的人員來從事這方面的工作。在檔案管理工作中除了要細致做好基礎工作，也要在工作中不斷專研，提升自身的業務能力，其中包括現代化管理手段、科學的檔案管理方法等方面的專研，如何利用檔案管理系統來提升工作效率。檔案人員只有不斷專研業務，通過在工作中學習、對于不懂或是可以提升的方面多學習多查閱相關書籍、請教檔案管理前輩等方式，來不斷豐富自身的業務素質，更好的為企業的檔案管理工作發揮作用，更好的體現自身價值。

（三）保持良好的工作作風

企業檔案管理人員在新形勢、新環境中應認清檔案管理工作的重要性，在工作中充分發揮任勞任怨的工作作風。檔案日常管理工作繁雜，應以嚴謹負責的工作態度對待檔案的收集、整理、兼備、保管和統計等工作，不能馬虎大意，因為任何疏忽都能給企業帶來無法挽回的損失。因為，檔案管理人員應在檔案管理的日常工作，嚴格按照檔案管理標準、庫房管理標準、查閱管理標準來開展工作，有些檔案是不能補制的，也是很重要的，因此更要加強檔案管理人員的責任心，嚴格把關每一個環節，確保各項資料的完整性和準確性，為企業的發展貢獻自己的力量，更好的體現自身價值。

（四）提高工作服務意識

隨著社會的進步，檔案工作也從原來的對內神秘轉變為對外服務。檔案管理人員要創新工作方法，提高服務意識，以優秀的業務素質和良好的服務意識為企業的轉型升級提供可靠的資料保障。為企業管理者，決策者和建設者及時、優質、高效的提供各類所需資料，為企業的升級發展服務，更好的體現自身價值。

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社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中。因此，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關鍵。

1．不斷加強檔案人才資源建設

人才是檔案事業發展的第一資源。人才優勢是最大的優勢，要實現檔案事業協調健康和可持續發展，必須把檔案人才資源建設放在首位。

1.1促進人才流動，盤活人才資源

引進有專業知識、專業技術、專業技能的人才充實檔案隊伍。

1.2樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發揮作用

環境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業，支持人才干事業，幫助人才干事業的環境，充分調動其積極性、主動性和創造性。

1.3保持檔案干部隊伍的穩定性

檔案是知識性、專業性、連續性很強的工作，檔案干部的不穩定，直接影響到檔案工作的連續性。因此必須做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創新本職工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。

2.加大檔案管理人員培養力度

隨著當前社會的發展和進步，檔案工作發生了顯著變化，檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質

檔案管理人員應認真學習檔案工作的法律、法規，貫徹落實中央關于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用。

2.2業務素質

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協調能力、掌握現代科學技術的復合型人才。因此，檔案人員應具有較高相應的專業知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業務素質。

2.3現代管理的素質

第一，要有開拓創新精神。檔案人員不但具有繼續傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，善于發現檔案工作的新規律、新方法，及時總結工作中的經驗、教訓，取人之長，補己之短，創新檔案機制，促進檔案發展。第二，要有市場意識。首先要有質量意識、效益意識。根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，開發利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發揮其積極作用。第三，要有現代化意識。當前市場經濟追求信息的快速傳遞，發揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現代化設備的實踐技術。

3.促進檔案工作的規范化、標準化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。

3.1加強制度建設

制度本身就是一種規范。要根據檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。

3.2嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區分文件與資料，特別要注意區分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關，不該歸檔的不混入，應歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內在聯系的文件材料組在同一卷內，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標準化、規范化管理。

3.3嚴格公文的制發

檔案由公文轉化而來，公文制發得如何，不但決定公文本身的質量，也影響檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。如：公文用紙的質量、規格，排版形式；公文的簽發手續、審批權限是否合格；公文的標題、主送和抄送單位是否準確、有無日期；字跡是否牢固清晰，不使用褪色的筆種、墨水，以有利于日后長久保管利用；不濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用等問題。因此，在公文制發中，必須要解決好規范化、標準化的問題，以提高檔案實體質量，為檔案實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

【參考文獻】

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中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）06-005-01

學籍如同學生的“身份證”，學籍檔案儲存著學生的個人信息。學籍管理的過程實際上就是建立、使用、開發學籍檔案的過程。怎樣做好職業院校的學籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學、科研、就業及學生發展的要求，成為職業院校管理工作面對一個新問題。

一、學籍檔案管理的特點

學籍檔案是學生通過在校期間的學習實踐等活動中形成的，對個人、學校和社會具有證明、保存、使用價值的歷史記錄，是掌握學生情況、規范學生管理、培養合格人才的依據，也是檔案的重要組成部分。學籍檔案包括學生學習期間的成績、品行、獎懲、組織能力、活動能力、操作能力、身體狀況、畢業鑒定及專業特長、興趣愛好等各方面的內容，是學生在校期間各種表現全面評價。學籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點。學籍檔案自身的特殊性，要求學籍檔案管理人員要認真、負責，以高度的責任心做好平時的收集、整理、轉遞等工作。

二、學籍檔案管理存在的主要問題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現在：一是時間編排混亂、編目不清。有的學生按入學年度編排，有的學生按學習專業編排，有的學生按畢業年度編排。組卷沒有規定，沒有按學院、系、專業的層級關系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規范。三是學院缺乏對各系部檔案管理工作的檢查考核和評比。加之一些學生對檔案的重要性認識不夠，出現學籍檔案、畢業證書多年積壓、無人領取，甚至轉遞丟失的現象。造成以上問題的主要原因：一是領導重視不夠，檔案管理出現空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是指導培訓不到位，檔案管理盲目、無頭緒。

2、學籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業院校學籍檔案管理存在制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。各院校還沿用各自的老辦法、老習慣、老傳統，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規范。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

3、缺少熟練掌握現代信息技術的工作人員

隨著現代信息技術的不斷發展進步，各院校檔案管理也在逐步進入現代化、網絡化管理，不再是簡單的材料堆積與羅列，不再是機械地保管。從這一點說，學籍管理人員應該是學校決策管理的參謀和智囊。但當前職業院校學籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數檔案管理人員未經過專業培訓，沒有學過先進的計算機網絡管理知識，在一定程度上影響了學籍檔案管理水平提高。

三、加強學籍檔案管理的幾點措施

1、強化檔案意識，規范學籍檔案管理

學籍檔案文件材料未能及時清理歸檔的主要原因是檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對學籍檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定科學的檔案管理方法，便于學籍檔案的及時歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環。

2、加強制度建設，提高學籍檔案管理的水平