地質檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇地質檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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2．檔案信息化，紙質檔案數字化

我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現有傳統檔案轉化為信息化檔案。檔案信息化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息化的形式為社會提供服務的轉變過程[2]。地質資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地質單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化。例如在建立地質檔案資料時，地質檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質資料及復制成果地質報告，經大隊資料室嚴格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經過計算機數字化轉換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務系統，實現地質檔案資料的數字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數據庫，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。

3．檔案管理信息化的優勢

提高地質檔案管理效率，加強地質檔案管理的信息化建設，不但使地質資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發，適應較復雜的工作環境，體現出地質資料管理帶來的經濟效益。

3．1地質資料檔案管理信息化，提高地質檔案檢索效率。

傳統的地質資料檔案管理方式，絕大多數數據的收集和管理都依靠人工進行，收集數據相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質資料檔案數據更新就慢。地質部門采用人工管理檔案還會造成數據疏漏，首先從這方面來說信息化地質檔案的管理方式就比傳統方式更為準確。其次，在對數據查找時地質資料檔案信息化管理方式也比傳統的方式更加快捷、方便。地質檔案管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數據庫中，檢索出相關的地質檔案信息，節省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。

3．2地質資料檔案管理信息化，提高地質工作效率。

地質資料檔案管理信息化為相關部門制定政策提供比較系統、詳細、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術支持和數據。隨著新技術、新理論越來越多的在地質檔案管理工作中得到應用，在管理方式上對地質檔案信息化管理不斷創新，地質工作就會越來越簡單，越來越適應社會環境和復雜的地理環境，越來越適應新時代不斷發展的需要。

3．3地質資料檔案管理信息化，有效地利用和開發了地質資料。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-02

地質檔案是指地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的，記錄著重要地質勘探成果，是地質工作者在礦產勘查中總結出來的重要科技檔案，是開展地質勘探以及礦產資源普查等資料信息的重要來源。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。具有為國民經濟有關領域提供基礎材料，具有十分重要的研究價值。因此，加強地質檔案管理工作尤為重要，是地質勘查工作的重要組成部分。

1 地質檔案的特性

1.1 地質檔案形成的周期性長，區域特征明顯

地質勘查是一項周期比較長的工作，需要野外和實驗室相結合，通過對目標區域內工作量及勘查目標的確定，并掌握工作區內各種復雜地質特征和現象，然后總結形成最終的勘查報告，這期間需要很長的時間去調查和編寫報告。因此，由于地質勘查工作的原本特性，使地質檔案具有明顯的地域特點和工作周期長等特性。

1.2 地質檔案內容廣、綜合性強

由于地質勘查所涉及到的專業及技術手段較多，該工作是一項多樣性的綜合型工作，包括區域地質調查、礦產地質、物探和化探、水文地質、工程地質等，因此相應的也會形成多種類型的地質檔案報告和材料。

1.3 地質檔案利用廣，具有持久性

地質檔案需要經常收集整理，最終匯總成具有一定參考價值的檔案資料，國民經濟有關領域的地質工作者在進行某區域地質工作時往往會先對之前該區域的勘查檔案資料和地質研究成果進行翻閱和研究，并結合現有工作條件進行下一步的勘查規劃，不僅有利于工作的順利開展，而且有效節省了人力、物力以及財力，大大提高了工作效率。現階段地質檔案的利用，不僅有助于地質勘查，還可以對區域環境保護城市建設工作提供支持。

2 加強地質檔案管理的具體策略

2.1 加強領導，增強檔案管理意識

不管什么工作，都需要單位部門領導的重視，如果領導對于該項工作不予以重視和支持，將為今后的工作進展產生種種困難。地質檔案管理工作同樣也不可缺少部門領導的重視和支持，領導的管理意識對于地質檔案工作的收集、整理和檔案室的發展具有重要作用。隨著地質勘查工作的不斷進行，地質檔案資料也越來越多，對檔案管理人員安排、設施建設以及檔案室擴建等基礎建設都需要領導的肯定和認同，如果領導對于檔案管理建設工作沒有足夠的重視，檔案管理將得不到充分的基礎保證，使得檔案管理工作者在日常工作中出現各種問題，嚴重影響檔案管理者的情緒和態度，進而不利于地質檔案的建設和管理。因此，只有加強領導地質檔案管理意識，積極地調動起檔案管理人員的工作熱情和服務態度，才能更好地加強和促進地質檔案管理工作的發展，以發揮地質檔案資料在地質勘查、科研以及深部找礦中的重要作用。

2.2 建立完善規范的地質檔案管理制度

無論在任何單位任何崗位，都需要有管理制度的約束，管理制度也是約束工作行為的一種必要閥門。地質檔案管理中都會對本單位以往歷年形成的勘查資料、設計方案以及施工方案等具有重要保存價值的科研成果進行收集、整理保管，以供查閱參考。隨著時代的變遷，檔案室管理制度也應不斷的跟隨時代的腳步進行變化，合理安排和規劃管理方法，及時進行改革調整，圍繞地質檔案管理規范化、制度化、科學化的理念進行逐步完善。地質檔案管理過程中，在對地質檔案進行收集整理時，應將該區域內的地質資料進行完整采集，確保該資料來源的真實可靠以及各種調查數據的科學嚴謹；在檔案資料的借閱管理中，應嚴格遵守檔案室的借閱條例，重要檔案資料需要經過相關負責人的批準方可進行查閱，如需要將資料借出檔案室，需要進一步讓檔案室領導批準，并進行相關登記；檔案室管理人員在進行日常管理時，應按管理規范進行管理，防止出現檔案資料的混淆和亂放。將檔案室管理制度細致化、精細化、合理化，這樣才能更好地幫助檔案室資料收集與管理。

2.3 加強電子檔案儲存設備以及辦公自動化網絡的安全性

隨著時代的發展和科技的不斷進步，地質檔案室需要進一步實現現代化檔案管理要求。通過應用相應的辦公自動化管理系統對地質檔案資料進行精準化管理，進而提高地質檔案室資料管理水平。首先，要健全檔案管理網絡建設，以信息化管理模式推動檔案資料管理的規范化進程。其次，提高檔案資料管理的數字化和信息化水平，將檔案室資料管理進行全信息化管理，也是未來檔案室管理的重要發展方向之一，在做好相應基礎硬件設施的同時，更應該進一步規范化各種基礎數據的收錄工作。最后，要及時對檔案室各種管理設備進行定期維護和檢查，對系統進行及時更新和升級，確保相應管理系統以及軟硬件設施的正常運行。此外，檔案室管理人員應及時對整個系統進行維護和管理，電子地質資料的安全性，也是檔案室安全管理中的重要組成部分。在對地質檔案室網絡安全性的管理中，還需要加強對于用戶身份的驗證，實行數字簽名驗證和建立網絡防火墻等，充分利用各種技術手段以提升檔案管理的安全性，最大程度上保障地質檔案電子資料在存儲、傳輸和應用過程中的保密性、安全性和準確性。在使用自動化辦公系統進行地質檔案管理時，管理員必須遵守檔案室管理條例和管理辦法，不得私自對電子檔案進行修改和非法下載，進而更加有效的提高檔案室電子資料管理的安全性。

2.4 建立地質資料檔案信息管理系統

開發建設地質資料檔案信息管理系統。運用現代信息技術手段進行檔案信息開發，從而提高檔案信息開發和利用質量，使地質工作人員和檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發、科學管理和有效利用信息資源提供技術支持。積極加強圖文地質資料數據庫建設，開展地質資料的數字化工作，實現紙質綜合類地質資料圖文數字化，地質科研報告的圖文數字化，刻錄地質資料光盤，加大投入開發“數字檔案館”項目，重點抓好修訂和完善服務規章制度和實現地質資料服務網絡化，大力促進地質資料服務工作。構建地質檔案資料管理信息平臺，采用先進的科學技術，通過建立地質檔案資料管理信息服務器，建立網絡系統內上下相通的分布式地質檔案信息服務體系，實現地質檔案資源的共建與共享，提升地質檔案管理的能力和水平，從而使地質檔案資料管理與服務工作實現專業化管理。

2.5 建立一支高素質專業性強的地質檔案管理隊伍

地質檔案管理過程中需要有一支專業性強、素質高的管理隊伍，這樣才能更加有利于地質檔案管理工作的順利進行。地質勘查部門在人員招聘過程中，要注重檔案管理人員的專業性，注重檔案管理人員的學習能力，除了熟悉檔案業務外，還應對地質專業的基礎知識有一定了解，定期對檔案管理人員進行專業性培訓，安排管理人員去其他單位進行參觀學習，進一步提升檔案管理人員的專業水平和管理能力，并制定相應的管理制度和合理的人員獎懲辦法加強人員管理。隨著地質檔案資料管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學習和加強自身對于現代自動化辦公軟件的掌握能力和應用水平，轉變傳統管理思想和管理意識，強化管理能力，以更好的勝任當前快速發展的地質檔案室的管理要求，明確管理目標，促進地質檔案管理工作的快速發展。

3 結 語

地質檔案是地質單位的重要資源，做好數據分析與檔案管理是地勘工作單位一項至關重要的工作。相關人員分析地質檔案管理過程中存在的問題，結合工作實際開展有效的處理方法，與時俱進，提高地質資料的應用效率，挖掘地質檔案的潛在價值，推進我國的地質檔案工作的有序發展。

主要參考文獻

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（一）地質檔案項目實施人員檔案匯交意識淡薄。地質工作中，有些項目實施人員缺乏完整匯交原始資料的意識，這就造成相關檔案資料的不完整性。在地質檔案匯交過程中，口述歸納原始地質資料的情況屢見不鮮。而這類行為說明項目人員在匯交檔案方面缺乏嚴謹的意識，完全屬于不負責任的行為，從而造成地質檔案原始資料不全或缺乏一定的權威性。

（二）地質檔案管理人員專業背景不足。地質檔案涉及的內容十分復雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質資料時，需要根據地質資料的內在聯系、形式特征等進行歸類整理，形成齊全成套的地質資料。在實際工作中，常常由于管理人員的專業背景不足，缺乏相關的專業知識，導致無法按照相關標準或要求進行資料分類、歸檔等，造成一些地質資料不齊全、地質檔案存放混亂等現象。

（三）地質檔案利用不當。地質工程、環境評價、道路橋梁工程等很多工程項目會涉及到地質檔案的借閱。大多數工程項目的周期較長，一些地質資料可能長期處于借閱狀態，借閱地質檔案的人員需要反復翻閱、查看，加快地質檔案的耗損。而且長時間的借閱，借閱人員的保密意識及檔案保護意識的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現象。很多工程項目施工環境惡劣，導致地質資料得不到應有的保護，加快了地質資料的損耗速度。

（四）地質檔案管理保密措施不當。很多地質檔案中都含有保密要求高的數據內容。管理人員在工作中，主要采用以項目作為歸檔單位進行分類歸檔。因此，在同一個項目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進而使該項目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實際上由于涉密文件與非涉密文件混合保存，在使用這些地質檔案時，很容易出現泄密的問題，反而沒有達到保密的目的。

二、基層地質檔案管理策略分析

（一）做好地質檔案匯交工作。以往地?|檔案管理部門在地質檔案匯交過程中，主要以“交什么就收什么的”的態度接收資料，導致地質檔案的匯交工作沒有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們在地質檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應制定完善資料匯交的相關制度，運用有效的管理體系確保地質資料的完整性和齊全性。在地質資料匯交的過程中，檔案管理人員要認真復核地質工作中各項目的實施方案、技術手段及工作精度等，嚴格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。

（二）加強涉密地質檔案的管理。由于地質資料中涉密的數據多，保密級別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質檔案時，要嚴格鑒別文件是否需要保密，并采取相應的歸檔和保管措施。涉密的地質資料要單獨裝訂和保存，避免與非涉密資料混合保存，造成管理混亂等現象。對于涉密的資料，檔案管理部門應制定相應的借閱、歸還等制度，制定地質資料丟失、損壞的追責制度。地質資料歸檔后，檔案管理人員要及時做好資料的備份工作。在借閱時，檔案管理人員有義務告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應的檔案借閱保密協議。資料歸還時，檔案管理人員要仔細檢查其完整性及耗損情況，一旦出現破損，應及時進行修復和復制，以免影響日后使用。

（三）規范化地質檔案工作管理。地質檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項者來歸檔地質資料。項目的負責人要負責立項、勘察到資料匯總整理的過程。項目負責人在勘察過程中獲取一系列地質數據，對其進行整理后，編寫報告及驗收等資料，最后形成一份完整的地質檔案，并移交至相應的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質檔案資料后，要嚴格檢查地質資料的完整性、涉密情況等等，做好地質檔案的審查工作。地質檔案通過審查和入庫以后，檔案管理人員要對檔案進行整理。在整理時，應該按照相關規定標準認真執行，將地質資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過程中，應該加強檢查，保證地質檔案的完整性。在地質檔案變更中，應該做好登記工作，確保庫存檔案和目錄信息相符合。

（四）加強基層檔案管理信息化建設。由于紙質、實物等地質檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失。現階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設。相比紙質資料，電子資料具有可重復利用、耗損低等優勢。基層檔案管理應該加強檔案管理信息化，建立全文數據庫，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質檔案管理人員可以通過計算機將檔案進行歸類整理，形成一個完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無需再手工一個個翻閱資料，直接從數據庫中提取相應的檔案，使地質檔案的保存更加安全。而且將地質檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實性和完整性。目前，雖然在地質檔案管理中采用實物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運用大容量存儲設備進行資料保存，異地存放，避免所有地質檔案存放一處，有效降低地質檔案損壞甚至丟失的風險

（五）加強地質檔案相關人員的綜合素質。在檔案管理過程中，檔案管理人員應嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計算機能力，并學習地質方面的相關知識，從而提高個人的業務能力。在技術人員借閱地質檔案時，管理人員要告知其關于地質檔案的涉密情況，做好登記、簽訂協議等工作，以嚴格舉措來增強借閱人員的保密意識。

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中圖分類號：F407文獻標識碼： A

地質檔案資料是地質科研工作的真實記錄和成果結晶，是國家的寶貴財富。對其加強管理，不僅能更好地保護地質資料，更有利于地質資源的開發利用，為國家經濟建設和社會發展服務。

隨著國土資源部第七次部務會議通過《地質資料管理條例實施辦法》后，礦業開發、國土整治、城市規劃建設有序的開展。各級政府、工業部門及相關單位對地質礦產資源信息的需求不斷擴大，地質資料檔案的服務面越來越開闊。因此，做好地質檔案的管理服務系統，更好地為國家現代化建設服務，已成為地質資料管理工作者首要職責。

現今我國的地質資料管理存在管理水平、管理手段、科技發展水平等因素的制約。國家地質檔案管理和服務工作目前依然存在人才缺乏和信息化程度不高的問題。影響我國地質資料管理行業的服務水平。

1 我國當前地質資料檔案存在的問題。

（1）資料管理工作方面要提高。

單位領導主要考慮其單位的經濟效益，對地質檔案和資料管理這類不直接產生經濟效益的基礎工作重視程度不夠。相關管理人員變更頻繁、缺少專業管理培訓。

（2）保管方式要進步。

地質資料管理工作, 主要是以服務為主，現絕大多數地勘單位內部地質資料檔案的保管方式較原始。保管狀況的問題存在較多，實物資料的庫房不按照規范標準執行，甚至就地堆放。有的單位連基本的資料檔案存放庫房都沒有。地質檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為傳統紙質手寫地質檔案資料和以磁、光盤為存儲介質的電子地質檔案資料兩大類。紙質手寫地質檔案資料由于保管時間長，紙質老化發黃退色，文字繪圖變模糊導致信息丟失。磁盤標簽模糊辨識不清，利用難。成果資料、原本檔案以及巖心等實物地質資料的可利用程度低，維護條件達不到相關保管要求。加上服務方式較落后，信息化程度較低，手工管理模式仍舊是主流。這樣不能把珍貴的地質資料合理利用起來。

（3）硬件設施如何完備。

領導的不重視也表現在對待經費投入上面，產品設備的投入以及員工待遇培訓方面。導致設備陳舊落后，人員職業素質和操作技能跟不上，不利于資料管理的發展利用。

（4）匯交歸檔更快捷。

因為地質資料的特殊性，地質資料的生成和管理工作還不完善。相關法規法律較落后。很多單位的地質成果出于安全責任考慮推遲或者不匯交。這樣對于資料的正常互通交流，地質資源開發利用都是很不利的。

（5）原始地質資料歸檔難。

原始地質資料歸檔過程中存在很多問題，立卷不明確、分類不準確、歸檔的文件材料缺少，圖表不清晰。這些問題有些是人為因素，有些受到硬件設施局限，導致不符合地質資料立卷歸檔要求，給相關專業人員查閱利用也帶來困難。

2 完善資料管理，切實提高服務水平。

在科學技術日新月異的今天，地質檔案資料管理手段也必須更加現代化，要不斷更新設備，不斷用新知識、新理論武裝地質檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進的技術、科學的方法管理、利用地質檔案資料。

（1）完善地質檔案管理工作

首先上級領導要重視地質檔案管理工作，要使地質檔案管理有良好的工作條件。改善庫房，添置檔案裝備，改善科技檔案管理的硬件設施。地質資料管理是一門專業工作，它要求管理人員要有高度的責任感，良好的職業道德，以及扎實的地質專業理論基礎、能熟練運用現代化地質管理軟件和先進的管理知識，深厚的管理經驗。要讓管理人員提高自身素質和業務水平。經常派相關人員參與檔案資料方面的培訓學習。使管理人員明確自己的職責，更加適應現代化資料檔案管理要求。

（2）地質檔案信息化。

傳統的地質檔案借閱工作主要通過檔案員手工整理歸類編目原始資料，編制目錄。借閱者到檔案部門登記，資料員查閱相關檔案序列，這樣提供借閱服務。工作效率低，查閱、整理、歸還等工作費時費力。隨著社會的發展，地質檔案信息化呼聲越來越高，現代計算機通訊技術日趨成熟，地質資料檔案工作越來越朝信息化方向發展。建立安全的檔案信息數據庫，并且在此基礎上把地質檔案系統做匯總，通過授權等方式為利用者提供利用權限。這樣可以為研究人員創造更方便快捷的借閱方式，提高地質檔案的利用率。建立地質檔案目錄檢索數據庫，讓地質信息資源全社會共享。使地質檔案更好的為國民經濟和發展服務。利用互聯網強大的信息處理能力，來為地質資料檔案管理服務。

（3）地質資料管理中的開發應用

地質資料包含地質工作中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、標本、樣品、巖礦心、圖表、聲像、電磁介質等不同形式存在的地質礦產信息和實物資源。這些資料整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。利用現代化手段加以整理，將有價值的資料經過分析、篩選、融合。編制成不同的資料信息成品上傳至數據庫系統。提高資料利用率，使管理人員擺脫繁重的手工整理工作。進行深層次加工并使其成為國民經濟發展宏觀決策的重要參考依據，為全社會提供不同層次的服務，實現地質資料信息資源的經濟效益和社會效益。

（4）完善法律制度建設

各單位認真貫徹落實《地質資料管理條例》《礦產資源法》《國務院關于加強地質工作的決定》和《檔案法》。只有加強檔案法制建設，才能使地質檔案管理工作有序進行。管理人員依法結合本單位檔案管理工作的實際，制定符合各單位實際情況的規章制度,讓借閱手續操作更加規范。工作流程按照規章制度,使得計算機網絡管理檔案信息有安全保障。責任到人,獎罰分明。

隨著地質科學研究工作的發展，地質資料檔案種類會越來越繁多，管理工作也會更加艱巨、繁重。我們所有參與管理的工作人員都要樹立堅定的信心,以科學發展的眼光做好地質檔案管理工作,為我國經濟社會可持續發展作出更大的貢獻。

參考文獻：

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地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程,而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等,它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據,也是單位維權的憑證和依據。基礎的地質數據文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點,隨著社會信息化的飛速發展,地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化,特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求,而一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段,要經過主管局等上級部門的審批和驗收,因此收集整理符合標準的數據文件本身就有很多工作要做,那么如何做好管理工作,更好地為地質找礦和社會經濟發展服務?本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1.加強領導,建立組織 ,收集數據

抓好基礎數據文件工作,首先要從思想上重視檔案管理工作,提高認識,從監與管兩方面入手,分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障,用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作,建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識,注重收集與及時移交,防止檔案材料的散失;“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集,積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作,以保證歸檔案卷數據的完整、準確、系統。建立健全檔案管理組織,不僅是行政管理的重要組成部分,而且是必須做好的一項基礎性工作,因此,要明確有關人員與部門的職責,用制度管人,用制度辦事,將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款,在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來,鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料,作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目,自始至終參與到項目管理中去,保質保量地獲取第一手資料。

2建立制度,編制方案,完善規則

長期以來,地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制,缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性,以完善科學的管理制度做指導,按標準建立質量管理體系,使一切工作有章可循,才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全,執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準,對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料,應根據數據文件形成的規律和特點,在便于保管和利用的前提下,進行科學分類整理,設置相應的歸檔類目,按原始地質立卷歸檔規則如:范圍、規范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等,還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求,制定本單位的數據文件管理實施細則,細則應主要明確本單位數據文件的范圍,歸檔的基本要求和基本內容,數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數據要齊全,內容要完整。要達到此目標要求,應該重視抓好資料的收集工作,堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步,堅持檔案部門與基層單位相結合,編制分類方案,正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作,齊抓共管,進一步做好基管理要及時,立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統,就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系,同步進行,立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰,同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理,按項目組卷,使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理,方便利用,保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門,嚴格交接手續,認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

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地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基礎的地質數據文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數據文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1加強領導，建立組織 ，收集數據

抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔案卷數據的完整、準確、系統。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關單位進行交換、復制索取以及標準化的網絡收集等。形成完整有效的地質數據文件。

2建立制度，編制方案，完善規則

長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則如：范圍、規范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。

管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3加強培訓依法制檔

目前，地勘單位的數據文件管理工作遠不能跟上飛速發展的地勘形勢的要求。一個單位數據文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數據的組織者對檔案數據的重視程度有著極大的關系。數據文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質差的現狀，一是要結合地勘單位的特點，加強對數據文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規定，一個國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。但目前地勘單位的數據文件管理缺乏有力的檔案執法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術人員及合同管理人員或是一些領導者個人手中的現象，根據現存在情況，應檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協議簽定工作形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。認真學習檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高科技人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現代技術水準偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就難以實現檔案信息化了。因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案人員業務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化 紙質檔案數字化

資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。

參考文獻

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0引言

從實際角度來看，石油地質檔案本身具有著一定的特殊性，這也決定了其管理也與其他領域的檔案管理工作有所差異，本文將從石油地質檔案的特殊性著手展開分析，并探討其有效的管理辦法。

1石油地質檔案管理的特殊性分析

石油地質檔案的特殊性是決定其管理工作特殊性的基礎，石油地質檔案的特殊性主要表現在以下幾個方面。

1．1形成過程

石油地質檔案一般是在石油開采的整個過程中形成的，其形成過程十分漫長，這與石油開采的特征有著密切聯系。石油開采的不同階段其地質情況與油層動態也有著一定的差異性，要想確保檔案齊全完備，必須要隨著油層開采時間的推進，不斷增加新的材料，階段性進行歸檔。

1．2形成材料

石油地質檔案是石油企業認識和開發地下油層的重要依據，而石油地質檔案的形成材料一般很難直接通過勘探獲取，而是由技術人員根據儀器測試的結果及相關數據進行分析與推斷獲得的，具有間接性的特征。而這些間接性的檔案材料，對于石油開采的整個過程又是至關重要的。

1．3反映對象

石油地質檔案主要反映的是原油和天然氣在地下深處存在的環境條件及其勘探開發過程中與開采中的變化動向等等。這些狀況及變化動態只能依據從地下取得的大量測試數據及少量巖芯、巖屑進行分析、推理判斷、了解認識。

1．4利用情況

石油地質檔案是指導原油生產的重要材料依據，其在原油生產中的利用是十分頻繁的，這主要是由原油生產過程中各個環節銜接的緊密性所決定的。原油生產過程中，油氣井開發是十分關鍵的環節，油氣井的利用價值判斷需要以檔案資料作為基礎依據，而油氣井開發過程中的鉆井、勘探、測井、壓裂等各個環節也都需要以檔案資料作為指導依據，檔案資料能否充分有效的運用，影響著原油生產計劃及決策制定的科學性與合理性，也決定著原油生產的最終效率與質量。

1．5橫向聯系

在石油開發的過程中，地質情況與條件的復雜性是石油企業所必須要面對的一個重要問題，尤其在新地塊及新地層的開發過程中，很難憑借以往開采經驗制定出完全可行的鉆井開發方案。這就需要利用新開發區域附近老地塊、地層的地質檔案資料，來更加科學合理地判斷新開發地塊地層的地下情況，而同樣對于新鉆井的認識，也需要以附近已有鉆井的檔案資料作為參考依據，這也使得石油地質檔案的橫向聯系相對更加密切。

2石油地質檔案的管理辦法

2．1以專業分類為依據，進行統一化管理

由于石油開發具有很強的專業性與綜合性，其中所涉及的專業較多，常規檔案管理辦法容易產生遺漏，因此，在石油地質檔案的管理過程中，可以采取以專業分類為依據，實行分專業的統一化管理的方法，保證檔案歸類的合理性以及歸檔的完整性。在實際的石油地質檔案管理過程中，應針對勘探、開發、鉆井、測井、試油、修井等具體專業進行分類，并制定統一的管理制度章程，配置統一的檔案柜、資料盒、文件盒（袋）等，并根據專業不同進行明確的標注，嚴格按照管理制度章程的要求執行歸檔、立卷、調用、銷毀等管理工作，確保石油地質檔案管理的規范化、標準化，并保障檔案資料的有效利用與價值的良好發揮。

2．2建立檔案資料匯交中心

石油地質檔案資料與原油生產有著密切的聯系，并且由于其形成過程的特殊性，也使得其在管理中需要建立檔案資料匯交中心來提高檔案資料報送、獲取、積累以及使用的效率。匯交中心的建立，不僅能夠滿足隨時報送的需求，其也為石油地質檔案形成的漫長過程中的檔案資料積累以及定期立卷提供了有利的條件，從而保障了檔案歸檔及集中管理的時效性。同時，通過匯交中心也能夠為與油田開采相關的科研、測井、試油單位的資料獲取與利用提供便利的條件，從而提高石油地質檔案的利用效率，也能為原油生產技術水平的提高發揮推動作用。

2．3著眼微觀，做好石油地質檔案管理工作

在實際的管理過程中，還要結合石油地質檔案的特殊性，加強微觀管理工作，主要可以從檔案收集、整理、保管及利用四個方面著手。檔案資料收集方面，應具有一定的選擇性，對于重要的記錄材料，如鉆井觀察、測井等，應及時完整歸檔，對于一些較為特殊的原始記錄材料，應在統一進行處理后再進行歸檔，應能夠準確反映出真實的油層動態、油氣分布等地質情況。在檔案的整理方面，要注意結合石油地質檔案形成的階段性特征，分階段對石油地質檔案的相關材料進行及時整理，并根據油田開發以及原油開采的進度與過程，隨時收集和積累相關的檔案資料，并進行階段性的立卷以及歸檔，確保檔案的齊全完整。在檔案的保管方面，應注重根據石油地質檔案的形式、分類以及所對應的井號等，采取相應保管方式，應適應檔案的保存形式與檔案保管室的空間條件，并要滿足后續積累的需求，確保檔案保管有序規范。在檔案的利用方面，應考慮到石油地質檔案利用的頻繁性特征，可采用將檔案復印分發至各部門資料室或利用計算機管理技術，進行檔案資料的拷貝、遠程傳輸等靈活性的方法，以便于檔案的有效利用，并避免檔案的損壞丟失所造成的不良后果，充分發揮石油地質檔案的使用價值。

作者:王琴 單位:延長石油股份有限公司南泥灣采油廠

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人事檔案是我國人事管理制度的一項特色，人們可以通過人事檔案證明自己的身份、學歷以及具備的工作技能與經驗。地質單位人事檔案管理人員可以通過人事檔案了解個人的能力并將人才用到該用的地方。但是目前來說，地質單位人事檔案管理存在著一些問題。筆者根據從業經驗，探討做好地質單位人事檔案管理工作的措施。

一、地質單位人事檔案管理工作的現狀

（一）領導不夠重視，管理部門松散。長期以來，一些領導認為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡單的事務工作，對業務建設、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動提升業務能力，拓展工作內容，處于得過且過的狀態，致使人事檔案管理的有關規章制度不夠健全，有些管理設施不到位。加之地質單位相對于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級單位及職工長年在野外施工，流動性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時，這就導致人事檔案管理工作會經常出現一些疏漏。

（二）檔案管理人員素質偏低。野外地質單位人事檔案管理人員，大部分身兼數職，素質參差不齊，檔案管理業務不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時，也難抽時間學習人事檔案管理方面的業務知識，提高自身業務素質，導致人事檔案管理人員素質偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發揮不大。

（三）缺乏人事檔案管理數據庫。隨著社會的進步，信息時代的到來，建立人事檔案管理數據庫是必然的趨勢，簡單的檔案管理方法，早就不適應現代檔案管理工作的需要。但是直到現在大多數地質單位都沒有建立人事檔案管理數據庫，一直沿用簡單的檔案管理方法，一方面浪費時間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。

二、做好檔案管理工作的措施

（一）加強領導，轉變思想觀念，強化檔案意識，認真細化人事檔案管理工作。地質單位領導應重視人事檔案工作，配備政治素質好、事業心強、思想作風正派、文化程度高，能夠適應人事檔案現代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對穩定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實處，配備必要的檔案保管、保護和辦公設備。同時堅持把人事檔案目標管理工作列為組織工作年度目標責任制考核的重要范圍，做到有計劃、有部署、有檢查、有落實，保證人事檔案工作的順利開展。此外，應定期加強人事檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員積極參加各級業務培訓班、進修班，提高人事檔案管理人員的專業技能。而人事檔案管理人員應規范認真按時做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學歷材料、黨團材料、職稱評定、干部任免等材料的及時收集，并嚴格按照檔案整理工作細則，認真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達到完整、真實、條理、實用的要求。

（二）利用人事檔案，制定人才培養發展計劃。通過對人事檔案的查閱就可以了解到每一個員工的長處和短處，所以地質單位人事檔案管理人員應該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質單位制定出更好更科學的人才培養發展計劃。比如專業技術人員，可以根據單位資質的需求，對專業技術人員進行業務培訓及指導，以滿足資質的需要。而且通過上級對專業技術人員的認可和培養可以加深專業技術人員對單位的忠誠度并激發其潛能，通過培養專業技術人員可以提高專業技術人員的工作效率，這樣也會為單位帶來利益。以此類推，不管是對待專業技術人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養發展計劃形成一個良性循環。

（三）建立人事檔案管理系統數據庫。人事檔案是每個人的身份、學歷、職務等各個方面的證明，傳統的人事檔案管理就是保存管理，并不能發揮出人事檔案材料本來應該具有的作用。信息時代的到來，促進了信息的數據化，所以建立一個人事檔案管理系統數據庫是必要的，通過計算機、掃描儀等現代設備和技術，把人事檔案中的材料變為電子數據資料，建立人事檔案管理系統數據庫后，再次查閱、歸檔、統計人事檔案信息的時候，只需要通過計算機人事檔案管理數據庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節省了大量的工作時間。除此之外，地質單位這種對于專業人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數據庫，就可以在需要人才的時候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質單位人才培養儲備信息。

三、總結

做好地質單位人事檔案管理工作，不僅僅需要檔案管理人員保存好人事檔案，還需要工作人員不斷提升自身業務素質，適應新時期人事檔案現代化管理的需要，更新觀念，只有這樣才能發揮出人事檔案管理的最大作用。

【參考文獻】

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【中圖分類號】D035.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01

一、前言

人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據。人事檔案是詳細地記錄著每一個工作人員的工作經歷、業績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質部門的不斷改革，尤其是在地質部門人才戰略上，人們越發地感受到人力資源的重要性。為了提高地質部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優勢及其作用，改進改革中出現的問題。

二、改革中地質部門人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理人員的數量不足

人事檔案的管理工作繁瑣、復雜，任務龐大，并且具有極高的系統性與連續性，因此，其這樣的特點對于人力數量上的投入也是相當多的，不然人事檔案管理的質量就難以保證。在地質部門當中，會出現專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現象。這樣的現象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質量。

2.人事檔案管理的設備與制度不完善

領導對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設備上，人事檔案管理依舊采取紙質記錄，缺乏時效性和先進性。在制度上，條文規定通常都籠統地制定，沒有與本部門的特點和文化相結合，缺乏科學性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進度，降低人事檔案保存的質量和工作人員的效率。

3.人事檔案記錄材料作用不理想

在審核人事檔案內容的過程中，發現其中的某些項目內容單一而且參考價值低，某幾項項目內容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內容前后不一致。這樣的行為將會導致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領導者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產生其應有的價值。

4.低下的人事檔案管理水平

沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復雜費時，而且一環扣一環，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。

三、改進地質部門人事檔案管理的建議

1.務求檔案管理員專業化

人事檔案的管理工作是具有高度的系統性、條理性與嚴密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當的職業素養和高度的責任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質部門的團結與工作。對檔案管理人員需進行具有地主部門特色的教育培訓，提高自身的專業程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團隊的人數，務必做到量上與質上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術的年輕工作人員擔任本職務，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。

2.保證檔案管理制度規范化

為了使得本部門人事檔案管理透明化、規范化，對人事檔案管理的措施和規章制度進行的進一步的完善是勢在必行。特別是地質部門的上級領導們的對人事檔案管理提高相應的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴格執行，本單位非管理人員必須遵守。

3.確保人事檔案內容真實化

結合地質部門發展的特點，更深一層根據個人事實豐富材料的內容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強化地質部門的人才發展戰略，增強地質部門人才建設服務的功能。建議根據地質部門職工崗位的類別設置對人事檔案進行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標準，增強針對性和具體性。

4.力求檔案管理設備先進化

一改以往的手工模式，跟進科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數字化。把先進的計算機技術和相關的應用程序應用到人事檔案管理中，構建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數據庫系統，利用掃描儀等先進的現代化設施，把數據錄入系統，不僅高效，而且文字圖片并存，實現了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強大。

四、結束語

地質部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環境下的地質部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設，加強管理人員的能力和提高管理人員的職業素養，利用檔案的信息資源，才能夠為地質部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優質的服務。

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一、地質資料檔案信息化面臨大數據和大變革

如今的時代是信息大爆炸的時代，因為網絡信息技術的大力發展，使得數據的含義產生了一定的變化。隨著信息技術的逐漸深入，數據已經成為社會各個行業關注的重點。所謂的大數據，指的是那些超過一般數據庫系統處理能力的數據，它的含義不局限于數據規模，同時也包含了數據的多元化。大數據時代數據信息處理分析相關的技術包括了數據搜集技術、數據存取技術、云計算、數據化結構以及非數據化結構等等。在這樣一個“大數據”時代，檔案和資料的管理水平怎樣得到提高，對信息的處理能力如何提高，都是資料檔案管理工作所面臨的挑戰。因此，必須積極地應對大數據時代，制定和大數據相應的對策，這樣才能提升地質檔案管理的水平和服務能力。

二、當前地質資料管理存在的問題

（一）地質檔案的信息管理制度不合理。從目前看來，地質檔案信息化管理的制度還不夠完善，同時也很不合理。這使得地質檔案信息化管理的責任無法落實到人頭上，管理十分混亂。因為要對這些檔案進行使用，但是查閱起來存在一定的難度，這是因為管理者對地質檔案管理信息化存在不重視的現象。同時，相關部門在信息管理方面投入資金不足，因此無法配置現代化信息化配置，檔案資料不規范保管。不僅如此，人才難以引進，或者檔案信息在交接的過程中，非常容易產生外泄的現象。

（二）地質檔案的管理效率低。盡管如今的檔案管理已經進步很多，但一些地方仍然延續了之前的傳統方式。舉個例子，一些地區的地質檔案仍然是紙質化的形式，使得檔案難以長期保存，甚至容易損壞和遺漏。此外，紙質檔案查找起來也存在一定的困難，所以就降低了管理和使用的效率，甚至查找的準確性也會有一定局限。一些地方雖然采用了信息化的設備和手段，但是仍然采用了傳統的人工手動操作來進行查閱，這使得檔案的使用手續非常復雜，降低了效率。

（三）信息化人才匱乏。在大數據背景時代，信息人才非常重要。但是很多檔案管理機構缺乏專業人才，使得檔案管理無法實現完全信息化的程度。此外，管理部門的人員素質參差不齊，整體素質有待提升。因為地質檔案管理系統十分龐大，需要大量的技術型專業人才。但是在很多地方，管理人員面臨復雜繁瑣的工作，因此無暇顧及對技術的研究和引進。另外也沒有對相關人員進行培訓，因此地質檔案管理存在很多問題，需要加大對它的投入力度，以切實提高檔案管理的水平。

三、大數據時代背景下地質檔案信息化建設的意義

（一）信息化建設能夠使地質檔案管理更加具有規劃性。對地質檔案資料進行管理的過程中，若是工作人員和業務知識都達到了專業化的程度，那么地質檔案資料就能夠得到很好地保存。在今后的工作中也會方便檢索和查閱，同時相關的工作也會更加方便快捷，并因此提高了各項工作的效率，使得工作更加規范化。同時這樣也能夠更好地為地質工作、找礦工作服務。

（二）信息化、專業化是趨勢。如今科技事業得到了大力的發展，經濟也在不斷進步。每一個行業都在逐漸邁向信息化，辦公的設備更加現代化和先進，管理隊伍也逐漸先進化。由于生產和管理現代化的程度越來越高，因此對生產、管理的要求也越來越高，如果管理不具備現代化的特點，那么就會被淘汰。同樣地質檔案管理也不例外，不管是管理者還是業務人員其素質都需要不斷提高。

四、大數據時代背景下的檔案管理措施

（一）建立檔案信息化服務體系。地質檔案的信息化建設需要長期進行，而且非常復雜。因為地勘企業和其他的機構、企業一樣，也要面臨市場的激烈競爭。為了使地勘企業提高自身的競爭力，推動發展，必須進行檔案信息化建設。也就是說，檔案部門需要對檔案進行搜集和加工，利用計算機將其轉化為數據，這樣可以使檔案電子化。電子化的檔案方便查找和閱讀。這樣一來，既滿足了地質工作的需要，也滿足了管理的要求。另外也要轉變過去的管理模式，將匯編文集、整理、保管的形式進行改變，轉向以開放利用為主的服務形式。而且也要將主要的精力放在如何增加地質資料的利用率方面，使得資料的服務水平有所提高，這樣才能發揮出地質資料、檔案的價值。

除了做好以上管理工作，還要對地質檔案資料進行清理、核查、補缺等。相關部門需要安排一部分資金，對破損的地質資料進行搶救，提高舊資料的使用質量，并且延長檔案資料的使用壽命。這樣才能促使地質資料、檔案更好地服務于地質找礦工作，對經濟的發展帶來有利的影響。

（二）建立專業化的隊伍。對于地質檔案管理而言，專業化的團隊非常重要。相關部門可以招募一部分素質非常高，能力非常強的專業人員，從而對檔案進行管理。（下轉第144頁）（上接第137頁）針對工作人員，還可以制定合理的管理制度、獎懲制度。另外也要組織相關工作人員參加學習和培訓，對于地質資料社會化服務工作，要實施部署。不僅如此，在引進了資料管理信息系統以后，要對工作人員進行技術方面的培訓，使得他們能熟練地操作軟件，并且轉變他們的思想和管理理念。這樣一來，工作人員才能更加得心應手地使用先進的信息化設備，比如影印技術、縮微技術、電腦查詢技術等。這對于地質檔案管理的信息化建設非常有利。

（三）完善地質檔案的管理制度。在對地質檔案進行管理的過程中，管理制度非常重要。管理者需要與時俱進，了解目前最新的技術和方式，從而加強對地質檔案資料的管理工作。在進行實際操作的過程中，需要從長遠的角度來看待檔案資料規劃工作。工作人員只有不斷地提高地質資料的科技水平，才能更好地面對新問題。比如，電子文件的大小、信息的容量、檢索的方式，另外，還有篡改原稿導致不能識別，必須依靠軟件和硬件等。

不僅如此，也要建立地質檔案資料的管理制度，構建每一級別的檔案組織，使得檔案管理有章可循。對于已經搜集的圖片、文字以及聲像等，按照數據自身的情況，在方便保管的基礎上，進行科學合理的整理。而且還要設置歸檔類目，遵照原始地質立卷歸檔規則，比如范圍、術語、定義、編號等等，另外還要遵循地質項目的設計檔案、竣工檔案以及施工檔案等。其具體應該根據實際的要求，來制定符合本企業情況的數據文件管理細則，這個細則明確該企業的數據文件的范圍，以及歸檔的要求、內容。總之，地質檔案管理，必須要符合地質檔案的情況，同時也需要遵循檔案管理的規則，這樣才能實現科學合理的檔案管理。

五、總結與體會

地質信息資料是進行地質研究的重要依據，而對其的管理也顯得非常重要。在如今這個大數據背景下，必須依靠計算機信息化技術來對檔案進行管理。這不但使得地質資料檔案管理更加規范合理，資料查閱更加方便，同時對于我國的地質研究也非常有利。

【參考文獻】

[1]王琴.石油地質檔案管理的特殊性及管理辦法研究[J].中國管理信息化，2016（1）：69-70.