畢業檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇畢業檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間德智體等方面的真實歷史記錄，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。以創新的思路認真做好畢業生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進人才培養過程中的積極作用，特別是服務大學生成功就業的推進作用，從而進一步提升高校檔案管理的整體質量和效益，是十分重要而又具有現實意義的。

二、高職畢業生人事檔案管理的現狀及問題

高校畢業生檔案的重要性決定了我們應該對其進行全面的規范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問題。以我校為例，學校實行多層次、多形式、多種學制辦學，學生來源不一，學制有三年，有五年，形成的學生檔案材料也不一致，因此我們的畢業生檔案管理仍存在很多問題，呈現出服務被動化、管理不規范、管理模式陳舊等管理現狀。

服務被動化。學生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，僅供查閱等單純的學籍資料歸檔作用上。對學生就業所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴重脫節現象，內容單調、缺乏個性，既不能反映市場對人才所需求的綜合素質，也無法起到為用人單位提供完整準確的人才信息的載體作用。

檔案管理不夠規范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點的實施細則和制度，在執行過程中存在不夠嚴格的現象，使檔案管理流于形式，僅是充當了檔案“保管員”的角色。

（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個方面的原因：一是學生檔案來源的廣泛性。有來源于教學管理部門的，有來自系部的，有來自學生本人的，還有來自校外相關部門的，這些材料數量龐大，單從人事或教學方面考慮學生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復，不利于學生檔案的完整和統一。二是檔案形成時間具有階段性。學生檔案一般是有季節性的特點，有的材料是在學生進校時形成的，有的是按學期形成的。到了畢業生集中離校期間，時間緊，工作任務特別重，往往到了要即將轉寄檔案材料時匆忙安排幾個學生幫忙整理，他們沒有經過專門的培訓，經驗缺乏，責任心不足，導致各種問題層出不窮。

（2）檔案材料用紙、書寫不規范。從學生檔案中發現，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學生學籍成績單》，各個系基本不統一，影響檔案的利用質量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來很大的困難。

管理方式落后。我校仍采用傳統的檔案管理方式，即以單一的紙質檔案管理為主，導致學校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現脫頁或字跡不清晰等問題。作為用于服務大學生就業的高校學生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過程的系統集中性和檔案材料服務就業的實用權威性等特點，這些特點對高校的學生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對大學生在校期間成長成才的行為表現形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現行的以手工操作為主的管理方式是無法承擔的。

三、實行畢業生檔案規范化管理的對策思考

加強畢業生檔案宣傳與教育，提高畢業生檔案意識。

由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學生檔案意識嚴重缺乏。根據近期我校開展的一項抽樣調查發現，只有極少數的同學認為自己比較了解，而超過七成的學生表示自己對檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業后檔案到底該放到什么地方。對檔案知識的匱乏使學生不關心自己檔案的去向，對檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學校的方式，導致大量的畢業生檔案滯留學校，給本來就緊張的檔案庫房和匱乏的人力物力帶來巨大的壓力。因此必須加強對學生的宣傳和教育。在新生入學上交檔案時就對他們進行宣傳教育，及時、完整地將檔案上交。大學期間，在填寫檔案內容時要規范、準確、真實，不能弄虛作假。在學生畢業時，高校應把該項工作納入畢業生教育工作之中，讓畢業生知道畢業生檔案的形成規律與作用，畢業生檔案運轉的一些過程等，讓畢業生對自己的個人檔案有比較全面的了解，認識到畢業生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。

更新服務觀念，樹立創新意識。

真正從服務大學生實現成功就業的要求來實施管理，杜絕畢業生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問題。

（1）工作中主動與畢業生檔案來源地多聯系與協調，及時收集、整理學生檔案。力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。學生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團、入黨志愿書、申請書、轉正報告、政審材料等，檔案管理人員要及時到所形成材料的部門收集材料，及時進行鑒別整理。

（2）定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的所有情況，以便能及時提供利用。

加強高素質和復合型檔案管理人才的培養

目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業素質不強，因此，首先要轉變管理人員的管理理念，提高畢業生檔案服務于就業的意識，將檔案管理納入學校整體的規劃之中；其次，要加強對管理人員的培訓，并定期考核，不僅包括業務知識的熟悉情況，還有掌握與時代相適應的電子信息管理技術；再次，要提高管理人員的職業道德水平，增強工作責任感和積極性。

有步驟、分重點推進畢業生檔案信息化管理

在信息化時代，對畢業生檔案管理工作也提出了新的挑戰，原有的單一的管理模式已經很難適應現時檔案工作的發展要求，因此畢業生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

（1）建立和完善畢業生檔案數據管理系統。沒有信息化的操作平臺，談論信息化建設只是空想。因此要對各類操作設備進行升級換代，加快對軟件系統的升級更新，建立一套完整的數據管理系統。

篇2

二、畢業生檔案管理存在的問題

1.管理主體多元化

（1）高校仍然存留畢業生檔案。畢業生檔案滯留學校，一方面原因是學校沒有統一規范要求，另一方面是學生檔案意識比較淡漠。特別是近年來，中小型民營企業在畢業生就業去向占有相當大比重，而中小企業一般不具備保管人事檔案的資質，也就不要求畢業生轉寄檔案。而畢業生通過網上簽約或書面協議均不能反映出檔案轉遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認為檔案根本沒有什么用，就會采取不要檔案或者把檔案暫留學校的方式。（2）畢業生存留個人檔案。畢業生檔案應該通過機要部門轉寄。但是個別高校為了節約經費，甚至采取讓學生自帶檔案的方式。畢業生擔心檔案丟失或是不清楚檔案應該存放何處，就會自己處置。畢業后留學或到國外工作的學生，因為不需要將檔案帶到國外，也會私自存留個人檔案。（3）地方人事機構存放畢業生檔案。一是各地方人事機構作為經政府人事部門批準的人才服務機構有償保存未就業生源地學生檔案；二是人事機構與無人事檔案保管職能的民營企業簽訂職工檔案有償保管協議；三是畢業生檔案在人事機構，但是畢業生本人不是生源地學生，也不是代管單位職工。

2.管理流程簡單化

（1）管理模式不完善。目前高校學生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學校檔案館（室）統一管理，各院系按期將學生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學校統一轉遞畢業生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續煩瑣，不能充分體現學生檔案的服務功能。第二種模式是新生入校后，學生檔案隨學生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導員負責管理，學院統一轉遞畢業生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實施動態管理。但是管理隊伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場所，檔案的安全性和保密性皆無法保證。（2）檔案內容簡單化。目前的學生檔案在內容上仍存在簡單化、公式化的現象。如學生承擔社會工作，參加科技創新、社會實踐、文體活動、社團活動、志愿服務等的情況不能充分體現在檔案中；學生誠信考試、按期還貸等誠信檔案內容普遍沒有建立；學生心理健康檔案未納入到收集范圍。學生檔案內容簡單，不同個體評價性表達模板化、籠統化，缺乏針對性描述，生動性差。

3.服務功能弱化

學生檔案的服務功能主要體現在四個方面：一是服務學生成材，二是服務教育教學，三是服務學生就業，四是服務用人單位。但是由于畢業生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時集中歸檔，致使用人單位來校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業生檔案看到的是中學階段的檔案材料。

三、解決畢業生檔案管理失范的路徑探析

1.提高檔案意識，理順檔案管理機制

27號令把領導體制提升到“總則”中，首次規定了高校內部檔案工作由高校校長領導，并明確了其主要職責，進一步確立了學生檔案的價值和保存任務，明確了學校各級領導及工作人員在學生檔案管理過程中的職責。各高校應深入開展學習貫徹教育部27號令的活動，提高從學校領導、基層工作者到全體學生的檔案意識，建立高校檔案工作體系。畢業生檔案管理多元化的問題，是在市場經濟條件下，多種所有制經濟并存及單位與職工雙向選擇的現實決定的。27號令從根本上解決了教育行政部門與檔案業務主管部門在高校檔案管理的領導體制和職責上的不明確，進一步強化了省級及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責任和檔案行政部門的業務指導監督義務。通過加強對畢業生檔案管理的監督和對托管畢業生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機構的畢業生檔案得到動態更新，減少“棄檔”現象，為畢業生進一步就業打下基礎。

2.加強制度建設，引入檔案管理質量體系

高校應嚴格按照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合學校工作實際，制定有關學生檔案管理的規范性文件，包括《高等學校學生檔案收集制度》、《高等學校學生檔案歸檔內容與范圍》、《高等學校學生檔案查閱借閱制度》等，對新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業生檔案整理、轉遞等不同時段的工作明確工作要求，制定具體、詳細、切實可行的管理辦法。為了保證畢業生檔案管理工作的質量，應當引入ISO9000質量管理體系。利用其先進的質量管理理念，豐富和完善檔案質量管理理論，規范檔案管理，促進檔案質量的提高。另外，通過采用PDCA方法對檔案管理過程進行質量控制，對體系中的檔案過程控制進行優化，從而改革高校傳統檔案質量管理的觀念與模式，構建適應當前需要的檔案質量管理體系，完善并規范檔案管理流程，不斷提高高校學生檔案質量。

3.完善管理模式，提高檔案工作隊伍素質

高校應結合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責任制，規范檔案流轉的整個程序，確立本校檔案管理模式。對于招生規模較小的學校，可以實行檔案集中管理，但必須委派經驗豐富、責任心強、素質過硬的專業人員進行管理。對于招生規模較大的學校，可以由學校統一招聘、統一培訓學生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊伍的綜合素質的問題上，要吸引人才，留住人才。加強檔案人員的業務培訓和知識拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業務的基礎上，主動學習相關領域專業知識，掌握計算機、網絡、電子政務及辦公自動化、信息開發和數字檔案館建設等現代化管理知識，全面提高綜合素質。要轉變管理理念，澄清畢業生檔案的重要性及其服務于學生成長發展、服務于教育培養、服務于就業單位的意識。

篇3

二、做好函授畢業生檔案工作的幾點建議

鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。

三、對函授檔案工作的思考

隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？

篇4

中圖分類號：G715 文獻標識碼：A1 我校高職畢業生檔案的管屬部門及內含

高職畢業生的檔案管理有的學校放在綜合管理部門，實行綜合管理；有的院校放在學生工作管理系統，由學生處統一管理；而有些院校放在各個學院、系部，實行分散管理。我校由各系專人負責、輔導員監管，畢業生提取檔案需要攜帶畢業證、身份證、報到證等相關證件到系里領取。在特殊情況下，畢業生檔案暫時不能轉走，比如：處分未撤銷緩發畢業證者；欠學費者；處分未撤銷緩發畢業證者，成績不合格者。監管學生檔案的輔導員老師在學生領取檔案時告知學生應該注意的事項有：第一，學生檔案是個人的重要資料，不能在個人手里存放；第二，學生個人不得自行拆封，應由就業單位檔案管理部門拆封等。

高職畢業生檔案是指已經完成教育部、學校、各專業人才培養方案中所有需要完成的項目學生個人的干部身份檔案。我校高職畢業生檔案里面的內容有：高中學籍表；高考電子檔案；學生黨團關系；每個學期學生綜合素質考核表；各種評優登記表；實習成績考核表；畢業論文答辯開題報告；畢業論文答辯成績單；畢業生登記表；綜合成績單；學生誠信檔案；全國普通高校專科畢業生就業通知書等材料。

2 高職院校畢業生檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強，管理不規范

高職院校檔案管理和建設主體的重視程度不夠，意識不強，直接給管理工作帶來困難，也造成檔案管理中的混亂。在實際工作中，存在著輕視此項工作，不少檔案管理部門只遵循下發的《干部人事檔案材料收集規定》，并沒有形成自己的檔案細則和規定。在執行過程中，存在不及時歸檔、亂歸檔等現象，檔案不能避免有丟失情況，等發現后再補材料和檔案，造成和原始材料的不一致。有的學校檔案管理者不固定，這直接造成管理混亂，導致人事檔案缺乏嚴肅性。

2.2 口袋檔案和棄檔現象逐年增多

口袋檔案是指畢業生拿到自己檔案后，沒有將自己的檔案放到所任職單位檔案管理部門，也沒有放在檔案的人才中心，就直接放在家中，這種現象的產生一方面是因為畢業生急于就業，并沒有簽訂正式的勞動協議，另一方面也有不少是用人單位并沒有檔案存放部門。也有的高職畢業生為了自己以后方便換單位——跳槽，檔案直接就放自己“口袋”里。甚至有些畢業生畢業以后長期將檔案放在學校，好像“永遠”沒有檔案一樣，增加了學校檔案管理者的工作復雜度。

2.3 檔案管理手段陳舊落后，設備不先進

由于高職院校對檔案不夠重視，管理投入有限，有的院校沒有專門的檔案管理部門，有許多檔案管理人員是身兼數職，沒有將全部精力放在檔案管理工作中，對任課老師、輔導員和學生檔案填寫材料歸檔不及時，目前大多數高職院校仍以傳統的手工操作為主，整檔材料繁瑣復雜，加上每個學期都有新資料加入，歸檔人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆裝訂等大量工作，沒有時間考慮開發案宗的內在信息，計算機現代化管理并沒有派上用場。

2.4 檔案私拆、涂改、丟失等不良現象存在

有的畢業生拿到檔案以后，馬上想知道這個袋子里裝的是什么，尤其在意在校期間一些表現，比如：教師評語、思想品德、畢業答辯成績等，在沒有聽清輔導員老師或者檔案管理員的要求和強調時，就已經將自己檔案袋打開，甚至有些看到自己的表現和成績不算優秀，立刻就拿起筆將自己的檔案材料涂改，還有部分同學在學期間表現不是太優秀，個別學生就想到了棄檔或者將自己檔案弄丟等等。

2.5 高職院校檔案管理者檔案轉交和查詢管理不規范

高職院校還沒有形成統一的標準，造成發放檔案的過程隨意性很大，很不規范。有些學生的檔案采取機要傳遞方式，有些采取校方送達，有些學生直接將檔案帶走，也有不少是請人呈交等等。形式的不統一造成檔案發放的混亂，有時會出現“人在檔案無”、“檔案有人無”等問題。

3 高職院校畢業生檔案管理工作完善措施

（1）加強領導，保證畢業生的檔案質量。學校應該統一各個部門各個學院系部意見，綜合討論人才培養方案，制定全校統一的載入學生檔案材料的全部內容，做好對外宣傳等工作。另外，各學院、系部、各專業、各班級針對自己的特殊情況，研究完善入載檔案內容，做到檔案個性化、特色化，將系部和專業宣傳出去。規定學校專門派一名領導直接掛帥管理，各學院各系部各班級有專門的檔案管理人員。

（2）重視宣傳，強化學生的檔案意識。從教育入手，使學生重視個人檔案。使學生從入學教育就懂得檔案的重要性，跟學生介紹檔案中存放的材料都有哪些，這些材料是過去的一個寫照，只有歷史是不能更改的。畢業生應樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，對于以后自己的工齡、保險、升遷、轉正定級等方面都有好處。

（3）提高檔案管理者的認識，加強檔案管理者的素質提升。從樹立責任心和端正工作態度開始，檔案管理者必須有較強的保密意識。學校應經常組織檔案管理校內外的培訓交流，全面提高檔案管理者的素質，從技術手段上提高管理檔案的科學性。

（4）完善制度，完善檔案管理的各項制度。比如：建立臺賬制度，歸檔人員使用記錄、材料補充填入記錄制度等。每學年進行學校檔案管理評比活動，及時表揚先進，對表現不足的環節提出建議，進行修改。每學期定期進行補充材料，歸檔材料入檔，畢業學期進行全面大檢查，進行查漏補缺等工作，保證畢業生檔案質量。

（5）提高檔案管理的手段和方法，對檔案進行科學管理。在現階段中各高職院校檔案管理手段比較陳舊。我們如果認識到紙質檔案管理的弊端，花費的人力、物力、財力較大。如果我們推行或者實施紙質檔案、電子檔案的雙套式管理，這樣可以滿足本地利用和異地利用并舉，切實提高服務意識。

總之，高職院校畢業生檔案管理的好壞，直接影響到學校的聲譽和學生個人的切身利益。作為高職院校，檔案管理工作者應該不斷提高收集、整理、保管、利用、傳遞等方面的本領，做好管理的科學化、規范化，為學校服務，為畢業生和用人單位服務。

L芑鶼钅浚?010年校級課題《高職生就業抗挫力培養研究》的研究成果；2011河北省教育廳課題《高職高專學生就業抗挫力培養路徑研究》的前期成果，課題編號S2011214

參考文獻

[1]　韓振英.論高校學生檔案管理與大學生就業[J].中國成人教育,2007(3).

[2]　尹恒寧.高校畢業生檔案對大學生就業的影響[J].重慶科技學院學報(社會科學版),2009(5).

篇5

隨著科學信息技術的迅速發展，如何提高高等學校檔案管理水平，更好地適應新形勢的需求，是擺在各高校管理者面前的新任務，也對畢業生的檔案管理工作提出了新的更高要求。畢業生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄。準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，是反映大學畢業生綜合素質的重要依據，也是大學生就業及今后各用人單位選拔、任用、考核的主要依據。信息技術的快速發展和現代化辦公設備的廣泛運用，對高校畢業生檔案管理工作提出了新要求，原有的單一的管理模式已很難適應現實檔案工作的發展要求，因此，高校畢業生人事檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。

一、高校畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）平時不聞不問，用時“四面出擊”

高校畢業生在畢業前，學校都要求學生辦理好各種畢業手續，但不少畢業生卻從不過問自己的檔案，畢業后，檔案在什么地方？是在學校、還是在生源地的人才服務機構？學生從不關心。檔案里都應該放入哪些材料，自己手里應該有哪些材料，都不清楚。等到需要用時想起來，我的檔案在哪兒？我報到證在哪兒？我檔案里怎么缺材料呀？等等問題都出來了，這才到處找尋，四處打電話，到處奔跑，查詢自己的檔案，浪費了時間、人力、財力，而且在補辦過程中也給自己造成了不必要的損失。

（二）檔案意識淡薄，檔案存放“五花八門”

隨著高校畢業生分配制度、接收方式、用工形式的改革，都使組織人事政審工作相對減少。一些高校畢業生認為人事檔案沒什么用了，所以使許多高校畢業生想到更多的是趕快通過自我推薦，找到理想的單位就業，對檔案存放沒有過多的考慮，這就導致高校畢業生的檔案存放出現了“五花八門”的現象，有的一直存放在學校長達幾年甚至十幾年，有的放在各級教育部門，有的存放在父母那里，有的存放在曾經打工的單位或人才市場，有的早已不知去向，更多的是跟隨個人“南征北戰”。

（三）一切以就業為先，檔案后續材料“零充實”

由于考錄的公務員和聘用的事業單位工作人員的檔案要交到組織人事部門進行統一管理，所以這部分高校畢業生參加工作后的所有情況會形成材料及時的進入個人檔案。但對于在外打工的高校畢業生來說，由于用人單位對人才檔案要求沒有形成規范化、制度化，只重視畢業證和個人能力而不重視個人檔案，導致高校畢業生也只重視畢業證，而不重視自己的檔案。由于對檔案的不重視，因而也就不管檔案是否健全，再加上材料的收集沒有形成機制，收集也相當困難，致使在外打工的高校畢業生在打工期間沒有檔案材料反映自己的經歷。工作了幾年，甚至更長的時間，到頭來自己檔案材料中只有在校期間的材料，檔案材料的積累沒有因為自己工作閱歷的增長而增加，造成自己人生經歷歷史記錄的缺失。

二、加強高校畢業生人事檔案管理的措施

（一）科學完善檔案的內容

高校要根據本校學生畢業時間，安排時間統一對畢業生檔案材料進行收集、整理。整理時要按照學生檔案的形成特點，即基本情況材料、思想道德素質材料、科學文化素質材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質材料等進行分類整理，達到內容完整、條理清楚、規格統一、裝訂整齊的標準。同時，要把好學生檔案的最后審核關，審查檔案材料是否缺項，學籍材料是否加蓋教務處印章，行為表現材料是否有學生工作處(部)或團委、學院(系)里的意見和蓋章等，保證每個畢業生的檔案內容完整，手續齊全，真實可靠，既要保證學生檔案內容能客觀地反映畢業生的詳盡情況，為接收單位能夠準確、全面地了解畢業生提供可靠的依據，又要發揮學生檔案在畢業生擇業過程中的作用。依據學生檔案積累的內容，將學籍、行為表現和身體素質等檔案材料，以表格的形式整理出來，豐富畢業生推薦材料的內容，為畢業生聯系工作提供一套客觀、全面反映學生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，以便學生在新的就業形勢下公平競爭，自立擇業。

（二）實施檔案電子化

目前高校網上招生已經完全普及，中學階段的紙質檔案與電子檔案并存已形成，但入學后的大學階段檔案卻大多是紙質檔案，這與畢業生檔案管理信息化、檔案利用社會化的要求極不相符。因此,當前高校學生檔案管理手段必須充分利用計算機技術，學習和借鑒國外檔案管理的先進技術，運用Visual Basic構建的管理系統，實現檔案的錄入、修改、查找、刪除、統計、查詢、預覽、編輯。在畢業生檔案管理中，要逐步實現技術現代化，采用計算機等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務質量。

（三）強化檔案管理的服務意識

高校畢業生人事檔案信息化建設的目的是使得檔案信息資源能夠得到充分利用。這就迫切需要盡快建立起高校檔案信息社會化的服務體系。通過不斷強化服務意識，拓寬信息資源的服務領域，促進檔案信息的社會共享，就能夠使檔案信息物盡其用，達到資源共享。創建起社會化服務體系的運作模式。通過成立檔案管理的中介組織，建設市場化服務體系，才能更好地實現檔案信息的應有價值。與此同時，還要加強檔案機構體系的合理設置，建立一支具有檔案理論知識和較高專業素質的現代信息技術專業人才隊伍，管理好和應用好高校畢業生人事檔案，不斷提高服務質量和服務水平，積極探索信息管理新思路，真正做到服務社會、服務畢業生、服務用人單位，讓檔案信息化管理在社會主義經濟建設中起到應有的作用。

三、總結

總而言之，人事檔案作為記錄個人經歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，因此，高校必須及時的、積極的加強畢業生人事檔案的管理，這樣才能夠更好的服務于畢業生的就業。

參考文獻：

篇6

1.未能得到足夠的重視

許多基層的人才服務中心一直未能認識到檔案管理的重要性，認為大學生畢業工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯系；學生也是如此，大多都沒有意識到檔案的重要性，很多學生在畢業后的很長時間內檔案都在自己手中，也不寄存到才服務中心；另外，一些基層的人才服務中心也未能及時管理檔案，只是隨意堆放。種種現象都說明了基層人才服務中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學生畢業檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當前的管理需求。

2.檔案管理方法與保存技術都比較落后

當前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關鍵時刻影響了畢業生的就業。當前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時間短、流動較快、投寄單位多、就業趨向廣等特點；檔案管理對環境要求較高，特別是一些區縣級的人才服務中心沒有專用檔案室，有些檔案室設備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學畢業生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學生個人，還會影響社會對人才連續培養目標的達成。

3.檔案內容單一不全，未能反映

大學生的在校全貌大學生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學登記表、報到證存根、學籍成績總表、獎懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學生的素質全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現了一些新的如：大學生英語四、六級證、計算機等級證書、心理測試成績、社會實踐活動等檔案材料，也反映了當代大學生的精神風貌，但部分也未能進入學生本人檔案之中。

二、大學生畢業檔案管理的應用對策分析

1.高校應不斷提升重視的程度

加強對大學生畢業檔案管理工作的重視程度，培養檔案管理人員的管理服務與愛崗敬業的奉獻意識，引導其全心全意為大學畢業生檔案管理工作所服務；嚴格規范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時間做出什么樣的處理，都應做到規范化、制度化、專業化及職業化。同時，重視檔案管理工作人員的激勵制度，將其工作成績和服務態度納入職務晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。

2.不斷完善管理方法與保存條件

檔案保存是一項具有較強技術性的工作。所以，伴隨著時代的飛速發展，檔案的管理與保存也應逐步實現現代化。比如：擴建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設備，購置計算機、網絡、數據儲存設備等；同時，加強對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護等級。

3.拓展大學畢業生檔案歸檔的范圍

高校應立足于當前大學生的實際學習情況、生活軌跡等，不斷修改與補充原歸檔的范圍，從而體現、涵蓋當前大學生的德智體美勞、個性特征、心理狀態、發展潛能、適應崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學習成績與報告、圣體素質等，從而促進大學生畢業生的就業和日后的發展。

篇7

［中圖分類號］G275.9;G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）06－0060－01

離校高校畢業生的檔案根據報到意向，絕大多數被存放至所在地人才服務機構。在對其檔案進行分類整理中發現，各地高校畢業生的學生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實地反映了學生的具體情況。高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。

一、學生檔案管理工作問題

高校與學生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留校“緩檔”。這類情況，要么是學生在不知情的情況下其檔案“被留校”，要么是自愿要求存放檔案于學校，用于近期讀研。其實這是最沒有實際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數都意味著沒有報到證。如果進入機關事業單位等對干部身份有要求的部門，報到證就是一道門檻。錯過了報到日期，就意味著要辦理報到證或改派報到證。報到日期的延后，直接與轉正定級密切相關，也即隨之順延。因此，高校畢業生的學生檔案在其畢業后應及時存放到人才服務機構托管。

其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學生本人已經溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內畢業的學生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當地教育局，而教育局又不得不將檔案轉遞到人才服務機構，造成檔案的二次投遞，在費時費力的同時也影響了報到時間。第二，省外畢業的學生存檔問題。針對省外畢業生的檔案派遣方面多數高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業生就業指導部門。許多高校未盡到告知義務，致使絕大多數高校畢業生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經郵寄到生源地。一旦學生想到要用檔案的時候，發現檔案不在生源地，不得不從學校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學生在人力、物力、時間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學生要及時了解檔案的去向，做到有備無患。

再次，檔案存放到高校畢業生就業所在地的人才服務機構。這一方式，在目前看來是對高校畢業生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉遞至人才服務機構，做到了從學生檔案到人事檔案的有序銜接，為學生的就業安置工作起到了很好的基礎性作用。人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。

二、學生檔案管理工作中出現問題的原因

首先，一些教師對學籍管理缺乏正確的理解，認為學生的學籍檔案管理應為教學管理部門負責，對有關學籍管理的規章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。

其次，畢業生由于對成績、就業等方面關注度較高，對其自身檔案認識不清，甚至個別學生將之視為可有可無的東西。

再次，入學教育缺失。一些高校在新生入學時進行入學教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時有效的入學教育，致使學生對在校期間的現實表現、學習動力及動機沒有足夠認識。

第四，離校教育缺失。絕大多數高校對即將畢業的學生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學生在急于就業的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時候又不知道它身處何方。

三、提高檔案管理綜合水平

（一）規范管理，建立科學合理的管理模式

隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。

（二）樹立三個服務理念，強化五個一切思想

建立健全規范的管理制度是搞好學生檔案管理工作的基礎。在具體實踐中，工作人員應樹立三個服務理念，強化五個一切思想。即樹立學生的訴求是工作的動力，學生的滿意是工作的業績，學生的認可是快樂和幸福的標尺。要堅持學生利益高于一切，實事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統率一切，快樂自己奉獻一切的思想。

篇8

人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。

近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業生中，涌現了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業生在就業、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續的辦理和各項證明的出具等方面。

高校畢業生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：

1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。

2、檔案管理落后。高校畢業生的檔案無論是在校期間還是畢業后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。

3、轉移手續繁瑣。隨著我國經濟的發展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區在檔案轉移和管理上要求不統一。嚴格的地區在辦理手續上需要十個以上的程序，不嚴格的地區甚至存在現用現管的現象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環節。檔案轉移手續的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區交接轉移。

4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規定時間繳納寄存費而變成“死檔”。

5、檔案管理意識不強。畢業生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業生認為，一證（畢業證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。

那么，檔案真的已經可有可無了嗎？

目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發揮著不可替代的作用，主要表現在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業保險金的必要手續。檔案中的招工材料和從業資料是計算和領取養老保險金的最為重要的依據。2、在正規單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。

針對高校畢業生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：

一、高校在就業指導環節需加強對檔案重要性的講解，提高畢業生對檔案管理的重視。

在教育部要求下，各高校都開設了就業指導課，但更多的是灌輸一些就業形勢、面試技巧、就業協定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。

二、檔案管理部門應加大規范檔案管理的力度。

由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現填寫不規范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規范檔案管理。

三、提高檔案管理人員素質和業務水平。

檔案管理是一項專業性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續教育與培訓，提高其道德品質和政治素養，提高業務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。

四、加快建設檔案的信息化、網絡化。

隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。

高校畢業生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業生發展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。

【參考文獻】

[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀橋，2011（11）：151-152.

篇9

二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

篇10

二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。