合同檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇合同檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

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闡述和分析了合同檔案管理的相關問題。

關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節；受內外因素的影響，合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立?！比绻诤贤糜…h節即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個企業單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯存財務部門，作為記賬憑證；第三聯可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯系合同價值進行綜合分析。

例如，對一般經濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機關和企業檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發，傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執行情況，加強對風險的控制能力，使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現合同安全統一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。當然，機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規定，當事人協商一致的，可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的，依照其規定。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經濟糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發

篇2

合同檔案詳細記錄了風電企業的各項經濟活動，在企業制定年度預算、評估和審計等工作中發揮了重要的參考價值。調查發現，許多企業對合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風電企業必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實現合同檔案的科學分類和優化管理，為各項工作的開展提供指導，維護企業的合法權益。

1企業合同檔案的基本特征

對風電企業來說，企業運營中產生的檔案種類主要有技術合同、勞動合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內容和使用價值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業合同檔案的基本特征，也是區別于企業其他檔案的標志之一。合同檔案的內容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護。因此，企業合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴格依照相關的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業經濟活動和維護企業法律權益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發揮應有的作用。

1.2憑證性

近年來，風電行業蓬勃發展，風電企業在推動自身經濟發展的同時，也加劇了行業內競爭的激烈程度。部分企業為了謀求私利，往往會采用不正當的競爭手段，從而帶來許多經濟糾紛。合同作為企業生產經營活動的真實記錄，對企業應盡的義務和擁有的權利進行了明確說明，在解決經濟糾紛、維護自身合法權益方面發揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規范性

規范性是企業合同發揮法律效力的必要條件，合同檔案的規范性主要體現在兩方面。一方面是合同檔案內容的規范性。一份完整的合同檔案，應當包括具有法律效力的內容、當事人的親筆簽名、合同的數量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規范性。合同檔案在管理過程中，如果出現損壞或缺失，都會影響其法律效力的發揮。因此，必須要嚴格按照相關的規定進行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業每年都會產生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時，企業合同檔案還需要根據不同的類別進行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標等；合同簽訂后的招標書、評標報告、會議記錄等。要想確保合同檔案應用價值的發揮，相關工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業合同檔案管理分類的優化措施

2.1強化企業合同檔案管理機制

建立健全合同檔案管理機制，能夠為合同檔案管理工作的優化開展提供必要的制度保障。完善的管理機制應當包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關工作人員要根據風電企業經營業務的發展情況，有針對性的補充合同檔案管理制度的內容，以確保合同檔案的管理能夠與企業發展向適應。從企業發展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業減少市場競爭風險，進而在保證自身利益不受損害的情況下，推動風電企業實現健康和持續發展。

2.2加強合同檔案之間的聯系

企業合同檔案數量較多，如果采用單獨整編和單獨管理，必然會導致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業合同檔案的管理效率，在進行合同檔案的整理過程中，相關工作人員需要有重點的尋找合同檔案間的內在聯系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據實際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當然，企業管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨立部門負責合同檔案管理的相關事宜。

2.3實施合同檔案的統一編號

為了便于進行合同檔案的管理，風電企業在開展分類管理時，可以將不同的合同進行統一編號。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時，不需要花費過多的時間進行翻找，而是直接查找編號，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號要按照一定的要求進行，例如可以根據合同檔案內容的不同進行分類，如物資類、工程類等；還可以根據合同檔案的生成時間進行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進行標注，避免混淆。

2.4定期進行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項動態的工作，隨著企業各項業務的不斷開展，也源源不斷的產生了許多新的合同檔案。因此，風電企業在進行合同檔案的管理分類時，也要注重對新生產合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導致檔案發霉、變潮。在合同檔案移交時，也要提前清點好合同檔案的數量、種類，對于失效的合同檔案要按照法律流程進行銷毀。對合同文件變化情況都要進行及時的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關工作人員關注合同的變化情況，將完結的合同檔案統一移交給檔案管理部門，這會使合同檔案分類管理更為全面和系統化。

3優化企業合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業合同檔案的分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業的生產、科研內容以及建設項目的文件資料，具有技術性和保密性較強的特點。文書檔案的分類整理包括企業行政事務的管理以及經營方面的管理內容，這些檔案內容不利于查找和統計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規范且科學的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統一的編號和整理。實踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業合同檔案管理分類的效率，與傳統的分類方式相比，無論是在管理工作強度還是人力資源需求上都更具優勢，這也是集分式分類方法在企業合同檔案管理中得到普遍應用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優點，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應用集分式分類管理時，仍然需要使用標準化的操作方法，以確保其應用優勢得到完美的體現。首先，要明確合同檔案的分類標準及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號、合同數量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進行參考。其次，科學區分合同檔案的年號、分類號和流水號，這三個要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發揮著重要的作用。

4結語

在日趨激烈的行業競爭環境中，合同檔案成為關系到企業經營業務開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規范化、科學化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應有價值的發揮。作為風電企業的管理者，應當重視合同檔案在企業經營發展中所發揮的重要作用，并以實際行動營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對于合同檔案的管理人員來說，其也要強化崗位責任意識，不斷提升個人專業能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻

［1］藍玉超.新時期國有企業職工檔案管理工作存在的問題及對策［J］.蘭臺世界,2015(z3).

［2］蔣怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企業破產法》第十八條為切入點［J］.特區法壇,2016(5).

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【分類號】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點及類別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；

2合同檔案管理現狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。

2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。

由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。

在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。

4.4加快合同檔案信息化建設

公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。

3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。

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隨著社會經濟的發展，農村生產結構也在逐漸發生變化，土地作為生產資料在遵循家庭承包經營為基礎、統分結合的雙層經營體制的情況下也隨之發生自由承包或流轉以解放生產力優化資源配置。因此，農村土地流轉合同檔案管理務必以《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及《檔案法實施辦法》為基礎和指導，根據當地的實際情況尋找一種合法、合情的檔案管理辦法。

一、農村土地流轉合同檔案管理亟須規范化

土地是我國農村重要的生產資料，隨著經濟結構的變化，農村土地流轉現象越來越多，城鄉建設頻繁征占用農戶承包地，農戶土地承包狀況時常發生變動，這就使得相關合同和檔案管理工作規范化顯得尤為重要，一方面關系到切實維護農民的正當權益，另一方面有助于促進黨的農村土地承包政策的落實與貫徹，事關農民土地承包權益的維護保障。

調查顯示，由于種種原因，當前許多地方農村土地流轉檔案的管理不夠規范化，保護措施疲軟，諸如：有的地方不能對相關合同和檔案材料及時立宗歸檔，可能導致信息遺失；還有工作人員變動時對檔案資料交接不到位，也容易造成信息遺漏和檔案損失；再者就是傳統的書面辦公中存在的材料填寫不規范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現出當前許多地方的土地流轉合同管理沒有跟上社會經濟的發展步伐，不符合《檔案法》的規定，更與農村土地承包管理規范化和制度化的精神相悖，甚至帶來實際的消極影響，給維護農民土地承包權益工作帶來重大影響。

二、如何完善農村土地流轉檔案管理工作

各級單位要充分認識到農村土地流轉合同規范管理的緊迫性，在國家相關法律法規的基礎上探索契合當地實情的管理方式，加強責任意識和憂患防范意識，以期確保檔案的完整與安全，為妥善解決農村土地流轉和經營中的糾紛、依法維護農民土地流轉權益奠定基礎。

1.普及檔案管理法制知識，提升管理能力

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，要注意宣傳法制知識。首先，要進行分級培訓。對檔案管理法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓，加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》以及土地流轉相關法律法規的理解和認識，促進各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說要在學習法制內容后進行全面的考核，考核合格后領取《法制培訓合格證》，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容，在綜合培訓中加強法律知識的培訓，以增強全員的法律意識。

2.明確管理責任，嚴格依法歸檔

各級單位對土地流轉合同檔案管理有不同的針對對象和責任，明確管理權限和責任是規范管理的基礎，只有這樣才能落實依法歸檔，才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責任的相互推諉。比如，簽訂五年或五年以上土地流轉合同的，必須一式五份，縣、鄉、村、當事人各存一份，還有一份由鄉鎮管理機構集中向當地綜合檔案館移交備份實行一體化管理。另外，土地流轉過程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管，不得遺失。

一般來說，目前土地流轉相關歸檔中的土地承包經營權登記申請書、農村承包土地調整方案批件、土地承包經營權登記簿、土地承包情況匯總清冊、土地承包經營權權屬證明文件、現場勘界確認材料、公告材料、登記核準文件、登記臺賬、權屬變更登記材料、登記發證原始材料、登記管理信息系統備份等交由縣級人民政府農村土地承包管理部門歸檔保存；土地承包工作小組名單、承包土地調整方案、土地承包方案、土地流轉委托書等檔案材料，由村民委員會歸檔保存……唯有如此才能對號入座，責任由歸，防止管理上越俎代庖造成混亂，杜絕責任追究中李代桃僵等不規范的事情發生。

3.嚴審檔案質量，規范收集整理

傳統的檔案大多是手寫體，其中不乏字跡潦草給工作帶來困難者。所以在檔案規范管理中，土地流轉相關合同務必經過嚴審確保材料真實有效，要求數據準確、字跡工整、圖譜易讀，落款、日期及公章簽字等清晰明確，具有可標識性和合法性；紙質合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫，紙張及裝訂要嚴格按照檔案保護的要求，不易損壞和失散。

及時收集整理歸檔才能確保合同檔案的準確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度，責任到人，及時將合同信息及相關材料進行收集整理，完成歸檔。任何單位及個人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢，合同整理歸檔后，應編制目錄以備查詢。

4.注意安全保管，完善信息管理

合同和檔案的原始材料一般都是紙質媒介，如果遇到潮濕、水浸、燃燒等就會完全損壞，所以檔案管理要切實做好安全工作，具體做法如下：（1）土地流轉檔案管理設置專櫥，分專人負責，防止人為損壞、遺失；（2）做好各種防范措施，切實做好防蟲、防火、防水、防化學藥品、防污染等工作，防止非人為的破壞和損失；（3）不具有保管權限的檔案盒材料應及時交由相關法定部門進行保管，不具備保管條件的單位，應及時完善條件或暫交由上級部門協助保管。比如，縣、鄉（鎮）兩級檔案須依法在保管一定期限后及時、完整地向縣級國家綜合檔案館移交。

以上是筆者對農村土地流轉合同檔案規范化管理必要性的認識及策略要點。筆者認為檔案管理除了科學、合法的管理制度以外，我們還要建立健全監督檢查機制，尤其要加大對鄉（鎮）和村級檔案工作的指導督查力度，防止土地承包檔案損毀和丟失。對檔案管理不善和違規反紀行為要依法追究民事或刑事責任。

參考文獻：

[1]南京市檔案局.加強土地承包經營權流轉合同檔案管理[J].蘭臺世界，2010（09）.

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1 農村土地承包合同檔案管理信息化構建概述

農村土地承包合同檔案管理信息化就是指利用計算機和網絡對農村土地承包合同檔案信息的進行收集、傳輸以及儲存的活動。農村土地承包合同檔案管理信息化的內容一般分別是指農村土地承包合同檔案信息數字化和農村土地承包合同檔案傳遞網絡化。農村土地承包合同檔案管理信息化是農村土地承包合同檔案管理的工具，能積極地推進農村土地承包合同檔案管理信息化進程。

農村土地承包合同檔案管理工作信息系統的建立有兩個好處。第一，農村土地承包合同檔案管理內容的信息化同時也系統化了農村土地承包合同檔案內容，軟件的使用可以最大限度解構農村土地承包合同檔案信息本身的價值，提高農村土地承包合同檔案信息的使用效率。這有利于加強對農村土地承包合同檔案信息的利用和挖掘。第二，農村土地承包合同檔案管理信息化的一大特點是農村土地承包合同檔案信息易復制、所占存儲物理空間小、傳輸快捷，降低了成本的同時也極大地便利了農村土地承包合同檔案管理工作，使其能服務于更多的人群，有效擴大服務對象范圍。

但在工作中，應注意到農村土地承包合同檔案管理信息系統本身的不足。便利的農村土地承包合同檔案信息管理可以造成極為突出的安全性問題。計算機軟件使用和網絡的引入在信息化過程中是無法回避的，農村土地承包合同檔案信息被竊取的風險就增加了，因此，需要在信息化的同時做好軟件及網絡安全工作，保障農村土地承包合同檔案管理工作的順利進行。

2 新時期加強農村土地承包合同檔案管理信息化的策略

2.1 加強軟硬件建設

實現農村土地承包合同檔案管理信息化，首先要加大軟硬件方面的建設力度。一是硬件設施的到位。農村土地承包合同檔案信息化管理中，不僅需要使用到臺式電腦，與之配套的dvd刻錄設備、掃描儀等辦公設備和良好的網絡條件也不可或缺。因此，要加大在的硬件購買方面的資金投入，配置完善的硬件環境，完善網絡條件，保證將信息使用主體與農村土地承包合同檔案管理設備的穩定鏈接。第二，管理軟件要結合實際情況選擇，應考慮當地網絡、硬件、服務對象范圍后，決定軟件的使用。另外，很多管理軟件的漏洞較多，若不及時升級，會使得農村土地承包合同檔案管理平添安全風險。所以應綜合考慮軟件的各方面情況，根據其成熟性、公司實力、售后服務等方面選擇各方面較穩定的軟件。

2.2 建立統一的農村土地承包合同檔案管理信息化標準

農村土地承包合同檔案管理信息化是管理工具，目的是實現農村土地承包合同檔案資源利用的最大化。因為，在農村土地承包合同檔案管理的各個環節中，由于各地工作條件不一，方法各不相同，在這種情況下，要做到農村土地承包合同檔案信息的共享工程量較大。因此，必須有效建立起一套統一的農村土地承包合同檔案管理信息化標準，對于農村土地承包合同檔案的整理、統計、服務標準等進行統一規定，以此作為進行農村土地承包合同檔案管理工作的標準。這種統一的標準的使用，使各地農村土地承包合同檔案信息在合并統一管理、查詢時無阻礙，大大提高了信息的利用率，對農村土地承包合同檔案信息資源的共享與管理十分有利。

3 “3S”技術在農村土地承包合同管理工作中的應用

“3S”技術（GPS、GIS、CIS）在發達國家的各個產業中應用得都相當廣泛，而我國在基礎測繪、土地利用、城市規劃、國防建設等方面也大規模使用此項技術。從國內外目前的使用經驗來看，對主要農產品的種植面積、土地流轉等農業經濟信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技術帶來的便利，為更好地服務“三農”打下堅實基礎。

（1）信息采集與整理。首先，需要用GPS獲得基礎土地數據，之后使用GIS系統，將采集的數據導入，再將相關因子輸入。之后，要運行核對、查漏補缺等程序模塊。通過此一系列操作，農村土地承包基本資料可以較完整地獲取。在后續環節中，底圖應選擇宗地勾繪圖，以方便在計算機上描繪宗地界限，標注宗地內業號。最后，選擇比例尺，建立圖表關聯，查閱經營權證登記申請表，進行出圖工作。而宗地位置圖、繪制圖等無需另外的工序，可以直接生成。

（2）紙質文件相關處理。根據農村土地承包工作的必要程序來看，農村土地承包合同書、申請書、登記簿等紙質文件的填寫，在一般情況下，會耗費大量的工作時間和人力資源，且容易出現人工錯誤。而“3S”技術結合經過一定設計的農村土地承包經營權證書打印設備或系統，各種紙質文件的輸入和輸出均可準確、快速地實現，不僅保證了紙質文件的統一、規范與完整，還杜絕了承包期間文件被篡改的可能性。

（3）數據庫建立。應按照較高標準的要求進行工作，積極引進先進的測量技術和數字化管理平臺，將所有采集到的信息數字納入微機管理，提高合同管理信息的查詢效率，為后期的產業發展規劃和農業資源保護管理提供有力的技術保障。另外，具體數據庫類型的選用要根據各地數據規模、軟硬件條件適當選擇，在保障工作順利進行的條件下，注重性能與后續升級服務的便利與成本。

4 結論

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中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業生產經營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續，國家拉動內需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設有序開展，實現良好的經濟效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業生產經營管理中的作用，總結進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結合電力企業的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結合責任成本管理的關鍵環節，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續的創利和創譽運行機制。

二、合同管理在電力企業生產經營管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。對于電力企業來說，總合同是主合同，是一切經濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據。因此，電力企業合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理?？傮w來看，合同管理對于電力企業而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結構、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業性特征明顯。三是合同標的內容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。

合同管理在電力企業生產經營管理中的作用表現在以下幾個方面：

（一）合同管理是進行成本管理的核心

電力企業的項目實施全都是通過一系列承發包合同來實現。通過對承包的內容、范圍、工期和質量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現，是合同管理的基礎，也是制約合同雙方行為的準則，是聯系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業的合法權益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環境關系，與承包人的切實利益相關，電力企業可以結合工程特點利用合同權利組織施工，提供符合約定質量標準的產品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。

三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點

責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發生成本和費用歸結到各生產單位和業務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設計和施工方案優化、變更索賠管理、管理費用控制等關鍵環節。當前，電力企業競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經營運作不規范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經濟活動處于可控狀態，提高企業現代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：

（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構

要加強電力企業對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎上建立專門的合同管理機構。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業內部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內訓相結合的方式，加強施工技術、工程造價等相關知識的培訓，培養一批業務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質，將企業合同管理工作有效地組織起來，形成管理網絡，覆蓋施工企業各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發現業主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。

（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。

（三）加強索賠管理

項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結算，集中管理資金和財務。

參考文獻

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一、合同檔案的特點

合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，是企業發展的重要參考憑證及企業文化的重要體現，對企業生存和發展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發展，合同檔案在企業經濟工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為企業檔案工作中的一項重要內容。合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有依據憑證性、法律約束力和實效性三個特點。

二、合同管理的關鍵

合同檔案不單單是一種簡單的檔案，還有自身的一些特性。鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，淺談在合同檔案管理中應注意以下幾個方面：

（一）明確歸檔責任部門，推行“誰產生、誰錄入、誰審核”原則。2010年1月1日開始執行的《企業檔案工作規范》中明確規定：企業各職能或承辦部門應對本部門歸檔文件的完整和系統負責，合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，各職能部門負責積累、收集、整理應歸檔文件。

（二）合同檔案整理范圍不僅僅是合同文本，還要最大限度地保持文件之間的聯系。這些聯系包括以下幾點：第一，各類合同都來源于企業的經濟和科技活動，是處理企業與企業之間、企業與國家之間、企業與其他經濟部門之間、企業各部門之間經濟關系的依據，維護企業經濟利益和合法權益的憑證。第二，同一合同內的文件材料是一個整體，無論是合同原件，還是企業為全面執行合同所形成的各種材料、各方面往來函電，以及在合同履行期限內形成的文件，如補充、續簽合同，都是合同的有機組成部分，是處理經濟關系和經濟糾紛不可或缺的依據和憑證。第三，各類合同，雖然簽約對象不同，內容千差萬別，但都是實現一定的經濟目的的工具，它是有別于其他文件材料的一種特殊文書形式。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進行修訂和補充，使合同檔案以提供利用為前提，及時、完整地歸檔。比如：施工合同檔案組成包含下列內容：①合同條款。②技術條款。③圖紙及配套說明。④已標價的工程量清單。⑤投標報價書。⑥中標通知書。⑦合同協議書。⑧對方資質證明。⑨變更文件。⑩談判記錄、會議紀要等。

（三）合同檔案保管期限有別于普通文書檔案。合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，對一般經濟合同而言，雙方當事人經過要約、承諾、簽字蓋章后即表示該合同辦理完結，這類合同標的的履行期限是劃分合同保管期限的重要參考指標，如合同所依附的設備儀器使用年限、安裝運輸合同的結束時間等。還有一些經濟合同，公證生效后，并不意味著辦理完結，還需要定期檢查合同的履行情況，有時需要修訂、補充或更改，如長期租賃合同。另外，合同期長短也不盡相同，短的幾天內履行完畢，長的要幾年甚至十幾年，這就要求合同檔案的管理人員在劃分合同檔案保管期限時，要用系統、發展的眼光綜合各方面信息。近年來，經濟糾紛案件呈上升之勢，這也要求劃分合同檔案保管期限必須考慮合同爭議的訴訟時效問題。

（四）鑒于合同檔案涉及企業諸多商業秘密和技術秘密，建立保密制度。確定合同檔案保密密級，劃分保密期限，以便檔案管理人員根據不同密級采取不同的管理措施，確保企業秘密不會泄露和失控。制定合同檔案密級和保密期限是保證企業生產經營活動正常進行、保障企業正當權益不受侵害的重要措施。

（五）統一標準，增強可操作性，確保歸檔質量。合同檔案管理采取單立項目、自成一體、以件為單位、逐件整理、科學保管的原則，不僅便于合同的保管和利用，而且能夠突出合同檔案在企業檔案中的位置和作用。在合同檔案歸檔過程中，檔案部門為確保歸檔質量，提出整理辦法和質量要求，考慮企業職能部門檔案移交人員大多是兼職人員，為了方便直觀，可以制作合同檔案整理模板供移交人員參考。

總而言之，做好合同檔案管理工作，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，從而保證合同檔案妥善保管、有序存放、方便利用，維護企業的合法權益，發揮合同檔案在企業發展中依據、憑證和參考作用。

三、結論

合同檔案管理是否規范關系到合同簽約雙方的利益和權益，規范的合同檔案管理可以有效地保護合同簽約雙方的切身利益。然而目前簽訂合同的時候由于種種原因會存在各種各樣的不規范或者困難，這樣就會對合同簽約雙方造成不必要的風險，本文結合作者多年來從事合同檔案的管理工作，從目前合同檔案管理中存在的一些問題出發，并給出了一定的解決方案，為以后從事類似合同檔案管理工作提供一定的借鑒意義。

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1 企業合同檔案的特征

要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規范特征

合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。

1.4 相關文件多

企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數量多

與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。

4 結語

企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。

參考文獻

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在我國經濟飛速發展的今天，人們的維權意識也隨之不斷的提高，合同作為人們維權的重要依據，也被越來越多的人重視與運用。企業合同的定義是，在一個企業為了實現某一經濟項目的目的，通過相關法律條例，由公司法人或相關負責人與其平等的民事個體之間的共同設立的及可變更也可以終止的民事的權力與義務之間關系的書面合同。在企業之中合同檔案是企業的經濟項目活動中產生的，記錄這一項企業的經濟活動內容的重要憑據就是企業合同，也是企業維護自己權益的關鍵憑證，其檔案的歸類管理的重要性不言而喻。

一、合同檔案管理的特點以及其內容

近幾年，我國經濟飛速發展，其涉及的經濟項目活動也越來越多，加上企業維權意識的加強，所產生的合同也日漸增多，要想管理這些合同就要合理化的進行歸類存檔，為其能更好的為審閱者更方便快捷的查閱這些資料，收集和整理合同材料就是其重要的一個前提條件，與此同時其歸類整理也是其重中之重。就目前而言，合同檔案所采用的方法是在整個檔案庫中歸類到文書檔案與科技檔案之中的分散式管理歸類法，這使得查閱有些困難。檔案的管理基本要求按照企業運行情況和其管理方式來制定合同的內容。

我國最早的法律依據，在現如今更是市場權益保護的法律憑據的重要組成方式，它是具有法律效益的，有明顯的法律特征，有很強的制約性。在合同進行的內容里面都是根據相關法律來進行的，否則將會受到制裁，正因為這種法律制約力使其有有力的憑證。[1]對于合同的甲乙雙方，合同是重要的法律憑證，使得其在形式之前是受到法律保護的。規范的合同是運用書面的形式進行內容擬定，實行的合同技術資源的系統和真實可行的證據，其中包括：鑒定報告、責任書、技術合約等一系列操作來完成的，再按照當事人的要求進行擬定。

二、企業合同檔案中出現的問題

（一）不利于的合同檔案統計

現如今還有一些企業，在經濟合同制定的過程中，往往忽視對對方的嚴格審查，輕信一些“熟”人的口頭承諾，僅僅只憑借對方一個通知單就進行物品的交易，這樣以來對方一旦失信，就會引起糾紛，從而影響公司的利益。另外一些企業雖然擬定的合同，具有一定規范性，但是其合同內容可能會使用模棱兩可的話，這樣很可能陷入詐騙當中。其中關鍵的就是，這樣口頭和不規范的合同收集起來相當困難，企業合同文件過于分散，經常會出現查找不清楚和丟失的問題，造成嚴重的后果，從而使得公司利益受到損害。

（二）企業合同過于分散

企業在合同簽訂之后，沒有進行合理的檔案規劃和監控措施，導致合同的法律依照不高，也使得履行率非常低下。其主要的表現就是對要進行變更的合同文件沒有及時處理，合同文件沒有及時傳送，使得整個合同檔案管理出現了混亂，歸檔沒有進行分類等一系列相關的問題，從而使得其造成不必要的損失。無論是檔案管理部門或是相關責任人都沒有在進行關注，企業合同的效率不高，其查找困難，有一部分原因是合同的檔案管理沒有進行系統的收集和排查，這也正是工作效率不高造成的，這也是其中必要解決的問題。

（三）企業合同檔案不重視

檔案管理除了在合同的有效期內進行能對合同雙方進行制約和行事權力以外，其重要的一點就是對企業經濟項目有效檔案證明，其能在企業疏通管理流程制定計劃等一系列的行動中為其提供幫助，企業之間的合同非常有必要的，同時勞務合同還能起到抑制員工流失的作用，和維護員工的勞動價值的重要作用。[2]但是就實際來說，企業合同在根本上沒有起到其相關的作用，無論是員工或是領導都對其不是很重視忽略了其本身的意義，使得合同的查閱力不高，因為其不重視所以合同檔案的管理一直沒有被整改，還存在著很大的不完整性。

三、企業合同檔案的歸類管理的必要性解決方案

隨著經濟的發展，社會的進步，合同越發的重視起來，企業合同檔案的歸類管理合理化是非常有必要的，上文提到，一般的企業都是采用分散管理文書檔案中的方法，這就給日常整理文件帶來了非常大的不變，下面是提出相應的策略：

（一）合同規范化

合同的相應負責人應了解正常的合同程序，規范合同的形式，必須起到合同材料搜集的齊全并保管和移交給檔案部門，從合同的特點可以清楚的知道，合同必須有全面的關聯材料，不可隨意擬定，應該按照標準的合同規范走，這樣可以減少企業與相關主體的糾紛情況。檔案部門也要隨時進行合同檔案的整理與歸納，確保合同的完整性。公司要制定相關的規定，每年在規定時間內進行合同的審查以避免可能發生的情況。[3]

（二）合同的歸類原則

企業正常的檔案管理，是將其分散到檔案管理的兩大類型當中，因此我們應該進行改革與創新，根據每一個企業的不同特點進行合同分類管理，其中包括在每一個檔案分類中對合同進行單獨分類，建立單獨的歸檔處理，打破以往過于分散的合同歸檔，也可以按照《合同法》合同種類的相關規定進行合同歸檔管理，這樣檔案就清楚明確了。

（三）建立合同意識

各個部門的相關負責人對合同必須重視起來，建立合同確立意識。檔案管理人員也必須要有嚴謹的工作態度，認知到合同是公司企業發展關鍵，也是企業發展的記錄者。其應該對合同進行精細規劃，可以對合同進行統一的編號處理，每一份合同都有自己唯一的標號，方便查找與保管。

四、總結

企業合同檔案的歸類管理是企業檔案管理中的重中之重，必須要嚴謹的進行合理的規劃和終結，找出其中的問題，進行相應的處理，才能更好的為企業提供最佳的法律憑證，從基礎的材料收集入手，對其加強管理，對每一個小的環節的精細把控和合理的運用都是為了企業的更好發展，然而企業在經濟飛速發展的今天立于不敗之地。

參考文獻：

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（一）合同檔案管理工作不受企業重視

目前很多企業的領導重視業績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現在的合同管理人員大多是兼職，不是專業的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發的原因之一。

（二）合同檔案資料收集困難

有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環節。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統一又要重復協商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規范性得不到有效保障。

（三）合同檔案管理工作不夠規范

大部分中小企業沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。

2 企業檔案管理工作改進意見

（一）統一企業合同檔案的歸檔范圍和分類方法

合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執行文件分成三個類型。

另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。

（二）明確企業合同檔案的責任人和責任部門

根據《企業檔案工作規范》中的規定，本項目負責人和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統性；項目文件形成者和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。

合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業績優秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養更多熱愛檔案事業的年輕人。

（三）加強合同歸檔管理人員專業技能培訓

企業管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養專業人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續性。