村級檔案管理模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇村級檔案管理，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

第三條村級檔案應實行集中統一管理，任何部門和個人不得據為已有。

第四條地、縣、鄉（鎮）檔案管理部門要加強對村級檔案工作的監督、檢查和指導；鄉、鎮人民政府要切實加強對村級檔案工作的領導，把村級檔案工作納入鄉、鎮人民政府建設規劃、納入文明建設目標、納入鄉鎮工作考核范圍，使村級檔案工作與鄉鎮各項建設同步協調發展。

第五條村委會要加強對村級檔案的管理工作，切實解決檔案管理工作中遇到的實際問題。

第六條村委會應當明確兼職檔案管理人員，負責本村檔案的收集、整理、保管和提供利用。地、縣檔案行政管理部門應當監督、配合各級鄉鎮人民政府，加強對村級檔案人員的檔案專業知識和技能的培訓。檔案管理人員變動時，應辦妥檔案移交手續。

第七條村委會應依法建立健全檔案收集、保管、保密、借閱、鑒定及銷毀等制度，并對開展落實的各項工作認真記載歸檔，使村級檔案工作步入規范化、制度化的管理軌道。

第八條歸檔的村級檔案材料，應做到齊全完整、字跡工整。禁止使用圓珠筆、鉛筆等字跡不耐久的書寫材料。

第九條當年形成的村級檔案應當在次年6月底以前整理、歸檔完畢。

第十條村級檔案應按照檔案整理的要求分類清楚、排列有序、整理規范，可暫不編寫全宗號和保管期限。

第十一條條件較好的村，應設立檔案室，暫無條件的村，至少要有檔案柜，并做好防盜、防潮、防鼠、防火等工作，確保檔案安全。

篇2

隨著我國新農村建設在近些年的不斷深入，而村級檔案作為記錄新農村實際建設發展情況的重要資料，也開始愈發受到人們的廣泛關注和重視。做好村級檔案的管理工作，不僅可以對農民的民主權利和物質利益做出有效維護，還可以為農村地區各項建設工作的展開奠定良好的基礎。

一、檔案管理在農村的重要性

村級檔案不僅涉及范圍較廣、內容十分豐富，還是我國農村政策、農業產業、農村各項工作多年發展情況的重要見證。村級檔案主要包括了民主選舉、農村黨建、經營承包、村務公開、教育衛生等方面的內容，是我黨和國家有關農村和農業工作的各項方針政策貫徹落實情況的重要歷史記錄，其全面的記載了農村地區各項工作的真實情況。因此，村級檔案的收集也應當以上述講解的各項活動和工作期間形成的文件資料為重點，以此為更新農村政治、社會、文化、黨政建設工作的進行提供完善的資料參考。但就目前來看，我國大部分農村地區的有關村級檔案的材料收集不健全，歸檔率相對較低，導致很多村級檔案中只有一些由上級所下發的文件資料、統計報表、工作記錄等，且這些資料的時間也基本都是最近幾年的，無法為建設新農村提供一定的現實保障。

二、村級檔案管理的具體方案

（一）完善層級管理網絡建設。首先，我國負責檔案行政管理的部門需要通過深入調查來制定村級檔案管理的具體辦法，通過成立市，縣、鎮、村三級檔案管理工作小組，明確各個管理小組的工作職責。而各級管理小組也需要將村級檔案管理列入自己的工作計劃之中，并成立領導小組，將分管檔案工作規劃到每個領導小組的工作職責中。其次，檔案管理部門需要結合其所在地區的實際情況，針對村級檔案管理制定出統一的管理辦法和標準，通過劃定檔案歸類范圍和保管期限的方式，盡量將村級檔案管理工作納入到行政部門日常工作中，對其管理內容進行部署、管理效果和水平進行檢查與考核。為了確保這一管理策略的實效性，政府部門可以先在一些整體水平相對較高的農村地區建立管理試點，在試點成功后，通過總結其管理經驗的方式，在各個地區推廣。其次，強化對村級檔案管理人員的培訓力度，通過提升此類人員業務水平和綜合素質的方式，使其能夠更好地適應村級檔案工作的各項任務要求。最后，我國各個鄉鎮檔案管理部門需要定期到其轄區內各個村莊進行檔案管理效果的初步檢驗，確保轄區內各地區村級檔案管理水平不會存在較大的差異性，從而在轄區內形成完整、連貫的檔案管理工作網。此外，對于我國針對村級檔案管理提出的各項工作要求，要確保其能夠自上而下逐級傳達、貫徹落實；而對于基層提出的各項管理要求，也可以通過這一工作網絡由下而上的提出，由各個上級部門通過層層把關的方式解決，以此來確保村級檔案管理工作可以科學規范的展開。

（二）施行因地制宜的管理方案。對于一些經濟水平較高、發展速度快的農村地區，應該建立其“一步到位”的系統化檔案管理體系，對該地區的所有村級檔案施行集中管理；對于經濟水平較差、經濟發展過于平穩的地區，則應當先提出村級檔案的基本管理要求，建立健全的檔案管理工作機制，明確各管理人員的職責，完善基本管理設置的配置。而后在結合該地區經濟發展速度，逐步創造各類對提升村級檔案管理水平有利的條件，最終實現對檔案的統一集中管理。特別是對于那些處在貧困山區的農村，不僅不能夠提出過高的檔案管理要求，還需要從各個方面給予其足夠的照顧。在管理村級檔案時，我國相關政府部門和基層機構只有從各個地區的實際情況出發，因地制宜地制定相應的管理政策，才可以確保村級檔案管理工作的順利展開和整體管理水平的穩步提升，從而為推動我國建設社會主義新農村提供有效幫助。

篇3

一、當前村級檔案工作的現狀

隨著社會主義新農村建設的不斷深入和農村各項制度的進一步完善，給新形勢下的村級檔案工作提出了越來越高的要求。但目前的村級檔案管理工作還遠遠地落后于社會主義新農村建設的發展，主要表現在以下幾個方面：

1.村級檔案工作發展不平衡

在經濟較發達的省、市、區幾年來陸續制定出臺了本轄區內鄉鎮機關檔案工作規范、村級檔案管理辦法等規范性文件，鄉鎮領導普遍重視農村檔案工作，并給予一定的人力、物力和財力方面的支持，村領導檔案意識較強，在每個試點村設立供農民查閱檔案和已公開現行文件的場所，建立村務公開檔案專題目錄，設立“檔案開放日”，為農民群眾提供查閱服務，促進了各種門類和載體檔案的有效管理。而在一些經濟不發達的地區，部分村由于經濟比較落后，檔案工作還沒有得到有效的管理，有的地方的檔案工作甚至還是一片空白。

2.部分地方村級檔案管理混亂，缺乏規范化、制度化、科學化管理，大量的村級檔案資料需要收集、整理、補充

一些地方由于只注重收集，不注重歸檔，檔案沒有分類或分類不清；一些專業檔案統統歸入文書檔案，造成管理不適，利用不便；有的雖已用檔案袋保管了，但沒有抄寫目錄，不知道袋子里裝了多少材料、都什么內容。找一份材料有時要翻遍所有的袋子；還有的由于收集過來后未做整理，不少檔案原封不動裝在袋子里，時間一長造成破損、甚至發霉。隨著村委會成員的更換，許多有價值的材料也隨著丟失。

3.部分地方村級檔案工作的各種制度沒有落實，檔案人員、機

構、庫房存在較大不足

雖然在一些村已制定了檔案管理制度，但由于受一些條件的限制，仍有部分村沒有將此項工作落到實處，檔案工作還只是停留在表面。檔案人員由村委會成員兼任的現象比較普遍，個別的村還存在檔案由村支書、村主任保存或在會計家中，限制了村務公開的透明度，使村民擔心集體資產的流失，對村組織不放心等等。

二、阻礙村級檔案工作發展的主要原因

1.村級組織檔案意識薄弱

村級組織由于沒有歸檔意識，造成許多有價值的檔案資料流失。有的地方由于只注重會計檔案的歸檔，甚至認為只要把會計檔案建立起來保存好，以備今后查考即可，使反映本村工作和生產經營活動的有價值的材料被遺失，從而無從查證。

2.缺少一定的檔案管理基礎知識，沒有有效的檔案管理方式和手段

有些地方由于只注重檔案的收集，不知道如何規范化地去管理檔案，缺少相應的管理制度和管理辦法，對于收集來的檔案資料不知如何處置，存在檔案隨意存放的現象，造成管理混亂。

3.受經濟條件的限制，影響了村級檔案工作的開展和檔案人員的積極性

在一些地方由于經濟不發達，使得保管檔案的基本條件沒有保障，個別地方目前還是檔案室一室多用，甚至是一櫥多用，由于根本不具備保管條件，嚴重影響檔案的安全保管。

三、搞好村級檔案工作的對策

1. 統一認識、高度重視

村級檔案是記載農民、農村歷史的最真實的記錄，是難得的珍貴檔案，如果不及時采取措施進行收集和整理，損失將無法挽救。當前應當把涉及農民各方面利益的文件，不管是農民自己形成的，還是黨政部門、各種社會組織形成的，都收集齊全，歸檔管理。對一些嚴重缺乏的檔案資料，村委會要想辦法進行調查，走訪有關同志，確保檔案資料的齊全完整。民政部門作為基層政權建設的職能部門，要把做好農村檔案工作列入指導村委會建設的一項重要內容，農業、林業、組織部門要配合檔案行政管理部門，共同做好村級檔案工作。縣、鄉（鎮）檔案行政管理部門要深入一線，搞好業務指導工作。要嚴格按照標準，逐項抓落實，盡快使當地的村級檔案工作步入規范化、制度化發展軌道。

2. 要進一步強化鄉、村兩級檔案部門的檔案利用功能和服務功能

鄉、村兩級檔案利用的重點是鄉、村兩級的干部和群眾，要把利農便民，方便本鄉、本村利用作為村級檔案工作的重點來考慮和安排。堅持“以人為本”，用有效的辦法解決各村檔案的日常利用和方便村民利用問題。縣、鄉（鎮）、村檔案部門應圍繞鄉、村的中心工作和農村干部群眾最關心的問題，主動向有關方面提供檔案信息，或者利用檔案辦一些小型的展覽，在鄉、村行政中心和農村集市上展出，宣傳黨和國家的方針政策、宣傳本鄉本村的重點工作，宣傳鄉、村的發展變化等，通過各種宣傳提高廣大農村干部群眾利用管理檔案的意識和自覺性，讓普通農民知道哪兒有什么檔案，遇到什么問題可以利用檔案去解決。

3.領導重視和支持是做好村級檔案工作的關鍵

建立和健全村級檔案工作必須要解決好機構、人員、庫房等實際問題，這是檔案工作得以順利進行的組織保證和客觀條件。要配備專職或兼職檔案員，要有專用的檔案室，要有足夠用的檔案保管柜。要想解決這些問題，單靠說是辦不到的，必須要得到村領導的重視和支持。在經濟不發達的農村，要積極爭取鄉鎮有關部門的支持或可以試行“村檔鎮管”的辦法，確保檔案的安全保管。

篇4

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A

一、鄉鎮檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作不規范

鄉鎮工作大多重視文書檔案，而忽視基建、會計、聲像、實物等檔案的規范管理，材料的整理歸檔存在很大的漏洞，不便于查找利用，有些檔案未作為資料保存，未納入統一管理，查詢起來很困難；有的歸檔不全面，檔案殘缺不全；有的檔案人員在工作變動時，移交不按程序辦事，不檢查，不清理，不簽字；有的單位或部門對檔案工作不夠重視，從而使得工作人員存在只要做了就行，至于做好做壞不重要的思想。責任心不強，工作積極性不高，導致鄉鎮檔案工作不規范、不齊全。

（二）檔案信息化工作滯后

檔案信息化建設任重道遠，雖然從 80 年代開始計算機就已經應用于檔案工作中，但在鄉鎮的運用也是近兩年才開始起步的，大多數還是處于對檔案的檢索統計等工作，在一定區域內也未實現資源共享，在查詢上也只能到當地檔案室查詢，異地查詢則無法實現。鄉鎮檔案信息化工作滯后還有一個重要原因，就是資金投入力度不夠，設備不齊全，計算機配置不高，運行不暢。

（三）鄉鎮檔案服務功能開發不足，限制了其社會影響的進一步擴大

大多數檔案人員對鄉鎮檔案管理的定位還停頓在重保管，輕利用上，對檔案信息資源的開發利用下功夫不深或者根本不愿下大氣力去開發檔案資源。鄉鎮檔案管理不僅應當對全鄉鎮檔案工作實行規劃、協調、監督和指導，而且還應當是鄉鎮的綜合信息利用中心，同時還應是彰顯檔案服務機關、服務群眾、服務社會的重要場所，而目前的一些檔案機構放棄了檔案信息的開發，也就是放棄了檔案與檔案工作的正面宣傳機會，間接地導致了鄉鎮檔案管理工作地位的下降。

（四）檔案工作人員專業素質普遍偏低

鄉鎮檔案管理工作人員一般都不是專業人員，而是機關內部身兼數職的職工，檔案管理專業素質比較差。對檔案進行收集、整理、入檔、管理、使用整個過程不甚了解，甚至是一邊工作一邊摸索，影響檔案管理工作效率和質量。鄉鎮檔案管理工作人員不是專人專職就會分散檔案管理工作的注意力，而且身兼數職增加職員工作任務，再加上人員調動頻繁，久而久之就會滯后檔案管理工作。

二、提高鄉鎮檔案管理水平的對策

（一）增強檔案管理工作意識和制度化建設

增強鄉鎮檔案管理工作首先要做的就是要增強鄉鎮領導的檔案管理意識，嚴格按照《檔案法》規定的內容開展檔案工作，把檔案管理工作加入到新農村建設工作日程中去。要加大政府考核檔案管理工作的比重，督促機關部門嚴格遵守規章制度來開展檔案工作。建立完善目標管理機制，加強對檔案管理部門的考核力度。可以適當的引入獎勵機制或者競爭機制，以此來激發員工檔案工作的參與積極性。要針對機關部門的檔案工作進行權、責、利的明確管理，理清工作順序，完善工作環境，認真做到責任到位、權力突出以及利益保證，要確保鄉鎮檔案管理工作的賞罰分明。建立健全工作管理制度，保證檔案管理工作有章可循、有理可依，保證工作的有效性。

（二）維護檔案的真實性、完整性和連續性

為保證檔案資料的真實性，檔案管理人員要嚴格把好入檔材料關，對擬入檔的材料嚴格把關，堅決不給投機造假者提供可乘之機。對存在偽造嫌疑的材料，經調查研究確認為偽造的材料，管理人員要堅持原則、出以公心，不徇私情，堅決清除，切實保證檔案的真實性。

檔案是“有時無用，無時有用”，但是，為充分發揮檔案的作用，保證檔案的完整性和連續性。在人才流動頻繁的今天，當檔案管理范圍每個人職位發生變動時，檔案管理人員要與相關單位聯系，及時做好檔案轉接工作，使流動人才自身的合法權益和應有的社會、政治待遇得到保障。

（三）提高檔案服務能力

檔案服務是檔案工作的重要目的。隨著經濟和社會的快速發展，鄉鎮檔案利用日趨社會化、多樣化、平民化，檔案的公眾服務面和服務需求日益凸顯。因此要不斷改進檔案服務工作，提高服務能力，切實增強檔案為經濟社會服務的功能。

1、要不斷明確服務方向

檔案管理人員要對檔案服務功能有更加全面的認識，既要為黨委和政府服務，也要為農村和農民服務。要主動提供檔案信息，明確服務方向。要掌握服務需求，積極主動開發檔案信息資源，定向提供專題服務，真正把群眾對檔案的需求作為服務的方向。

2、要不斷拓展服務領域

隨著我國經濟和社會建設的不斷發展，鄉鎮檔案工作在做好原有領域建檔服務的同時，積極做好新的領域的建檔服務。一方面，要重視現有檔案中的民生檔案資源的整合與開發，綜合利用好現有的土地承包檔案、林權檔案、計生檔案、會計檔案等。 另一方面，要進一步拓展民生檔案的服務領域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫療檔案，土地流轉檔案，民營企業檔案，農技推廣檔案，村級財務檔案等事關人民群眾生產生活的民生檔案，作為服務平臺，進行科學整合開發利用，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務。

3、不斷提升業務指導能力

縣檔案局要進一步加強宏觀管理，強化管理職能。 建立一個有計劃、有步驟的多形式、多層次，布局合理的相互協作的業務指導體系。要根據鄉鎮各自的特點，采取分類指導，辦培訓班等形式，不斷提高鄉鎮檔案管理人員的業務技能。 引導鄉鎮檔案管理人員轉變觀念，及時捕捉新信息，發現新問題，拓展新思路，提高工作效率。

（四）提升工作人員專業素質

1、對檔案管理工作人員進行專業培訓，針對鄉鎮檔案管理人員流動性大的特點，調整培訓時間和培訓方式，可以將培訓時間縮短為三個月或者是半年，采取重點培訓以及輪流培訓的方式進行培訓學習，使之可以熟練掌握鄉鎮檔案管理工作內容，增強檔案管理工作相關專業知識。

2、鄉鎮檔案管理機關應該增設檔案管理人員，做到專職專員，減少或者消除身兼多職的現象，降低管理人員的工作壓力，提高工作質量。同時，機關部門應該加強對管理人員的待遇管理，可以采取激勵機制，激發工作人員的潛力，提升工作效率，保證鄉鎮檔案管理工作體系的穩定性以及優質性。

（五）做好檔案宣傳工作

加強宣傳教育是做好檔案工作的重要基礎。只有通過廣泛宣傳活動，才能形成檔案工作的社會共識和合力，才能從根本上體現鄉鎮檔案的價值。開展各種形式的檔案法律法規宣傳和教育，使檔案工作與群眾的日常生活密切地結合起來，促使群眾形成良好的檔案意識，為農村各項政策的貫徹執行打好扎實的社會基礎。在此基礎上，為解決農村土地糾紛、維護農民合法權益、穩定農村經濟秩序等積極開展檔案活動，以促進鄉鎮檔案的長效管理，增強群眾對檔案的認識。

結語

綜上，隨著我國改革的日益深化，加強檔案管理工作，無論對現在還是將來的事業，都是一件任重道遠的工作。鄉鎮檔案管理人員要不斷完善檔案管理，充分提高其使用價值，使其為社會經濟的發展提供強有力的保障。

篇5

一、企業檔案管理存在的問題

1、企業領導者只追求利益最大化的，以盈利為目的。缺少對企業內部基層的管理，企業檔案管理工作在相當長的一段歷史階段被視為可有可無的崗位。對企業檔案的極其不重視，不配備相應的人力物力。即使配備人力物力，但對崗位的管理只是一人多職或兼任的方式管理檔案。對檔案的保存和保管缺乏專業的保管，導致檔案的流失和損傷。企業管理者對檔案管理意識嚴重的薄弱是企業檔案管理最大的一道門禁。

2、企業檔案管理的步伐跟不上企業體制改革的步伐。現在企業為了適應市場的競爭，提高企業的社會知名度打造企業的品牌為企業的一系列改革做了很多體制的改革和變更，這一系列措施雖然大大提高了企業經濟效能但是卻沒有認識到檔案在企業的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績也不能為企業創造利益的一個清水雅門之地。

3、企業檔案管理人員素質、管理觀念還較為薄弱。在一些基層企業中普遍出現人員隊伍不穩定、人員流失較為嚴重的現象。在眾多基層企業當中，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，存在不懂不問、不會不學，胡亂歸檔和摻雜歸檔、應付檢查的現象，導致檔案整理、管理混亂。檔案管理員沒有經過專門的檔案機構的培訓，而企業也沒有為檔案管理員提供外培的機會。導致對檔案管理人員出現不知道為什么要開展企業檔案管理工作，怎樣開展檔案管理的困局。最后對檔案的重要性認識不足，使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理質量一直上不去。

4、企業檔案管理與服務還存在脫節現象。一是企業檔案管理中歸檔類別不夠豐富和齊全。有一些企業只注重公司內部重大文書、公司經營合同、公司財務資料的收集，而忽視公司在平時活動中產生的聲像、照片、科技、實物檔案以及與企業各部門產生的業務具有保存價值資料的收集，從而影響了企業檔案的系統性和完整性。二是企業檔案資源個別流失。由于企業較早期的對檔案歸檔意識薄弱、人員流動或保管不善等原因，個別檔案存在斷代和遺失現象；企業各部門部分員工認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交檔案室集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，沒有檔案利用的意識，忽視了檔案資料的作用，特別是企業高層不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

5、企業對檔案保管出現軟硬件設施配備不足的情況。在一些基層企業中，連建立檔案專門的庫房也沒有。沒有建立專門的檔案室，檔案資料只放在管理人員的存物柜和簡易的鐵皮柜中。造成檔案資料集中管理的分散，檔案資料沒有集中存放。沒有購買和使用專門的檔案管理軟件，所有檔案資料就隨便建立一個文檔進行錄入管理。檔案管理人員對文檔的錄入和編目只根據個人方便需要進行錄入導致檔案目錄的錯亂查找不方便的現象。

二、對企業檔案管理問題提出的幾點要求

1、更新觀念,增強企業檔案管理管理意識。

在企業當中普及每位員工對檔案管理的教育和培訓。使每位員工在工作過程中對檔案資料歸檔和保管有一定的認識。從企業的自身的實際出發,制訂適合本企業的檔案工作目標、任務、方針、政策不提增加檔案在企業的戰略地位，提升檔案的自身利用價值為企業的各項工作服務。

2、加強檔案管理員培訓，提高檔案管理員自身素質。

企業在開展檔案管理的時候就要：一、要配備一個專業的、責任心強的檔案管理人員。在企業招聘和調配時應根據檔案管理的崗位特殊性，在用人方面應將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來。二、在企業需要進行崗位調整時，主管部門要充分考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調離檔案管理員以確保檔案人員的穩定性。三、要強化檔案管理員業務培訓。要定時選派檔案管理員參加檔案部門組織的業務培訓，要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，并加強檔案管理人員的檔案法律意識。

篇6

聲像檔案是指在社會活動中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來并予以再現，具有現時性和不可重復性。在檔案管理經費不夠充裕的情況下，如何通過有效的管理，有力促進聲像檔案管理工作，是各級檔案管理人員認真研究和探索的問題。

一、創新聲像檔案收集的途徑

按照常規模式開展聲像檔案收集工作存在一定的被動性和即興性， 不能保證收集聲像檔案內容與館藏聲像檔案資源的有效銜接，直接導致聲像檔案的系統性、完整性不理想，也就影響到聲像檔案的利用。為克服常規模式之不足，就需要創新征集模式，打造成系統、有特色的聲像檔案資源。目前，在絕大多數單位中，除了攝像有專人負責，定期將錄像帶向檔案室（館）移交外，而其它的如照片、錄音帶等大都在各部門或個人手中，因為產生這些材料的過程中，檔案工作人員不可能一一到場。這就為這些聲像材料的收集帶來了一定的困難，而要收集到原版或原件困難則更大一些。為了及時將這些聲像材料收集到，除通過正常的移交外，還應運用其它的方式：

1、利用各種協會或團體群眾組織，策劃、開展各種主題活動，征集聲像檔案資料；也可通過上門征集或者代管等形式。有些重要的聲像檔案資料長年由個人保存，由于工作崗位的調整，沒有及時移交檔案室，還保留在個人手中。這就要求我們檔案室人員進行上門征集、實地尋求等形式。

2、對一些重點部門，如辦公室、展教部、文保部等，要進行重點收集，要及時溝通，掌握情況。可采取定時收集和隨時收集相結合的辦法。定時收集可采取定期收集的方法，隨時收集可結合具體的活動進行。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

二、拓寬聲像檔案收集渠道

聲像檔案形成渠道多，收集難。如何把反映本單位的聲像檔案及時收集歸檔，是聲像檔案管理的關鍵。

1、正常歸檔事后接收，適合常規活動。聲像檔案管理人員可以通過紙質文件、企業信息網、郵箱等途徑聲像檔案存檔通知，明確歸檔時間、歸檔范圍和歸檔內容、歸檔要求，不定期聯系催收。

2、搜集事件信息，零距離跟蹤接收，適合臨時重大事件。聲像檔案管理人員隨時關注本單位信息動態、會議通知、會議紀要、報刊及其他信息，掌握本單位重大活動、重要會議及設計科研經營成果獲獎情況，及時與單位兼職檔案員及相關責任人聯系，在第一時間收集檔案資料，形成時間短，能夠最大程度地保證了資料的齊全完整。

3、廣泛征集。定期開展檔案征集工作，明確征集范圍、征集內容、整理要求，對兼職檔案人員業務指導。積極獲取相關部門對征集工作的重視和支持。聲像檔案征集人員密切關注企業的大事要事，把收集與日常接收結合起來。

三、電子文件的收集

1、網上采集。比如，良渚博物院的一些展覽開幕式和學術報告都會及時的放在本院網上，供全體員工學習。還有一些圖片新聞、視頻新聞等也會有及時的更新。檔案室工作人員每周都進行定期采集，適時歸檔。

2、將各相關部門歸檔的紙質照片翻拍成數碼照片。電子檔案的存放格式為：照片以JPEG 的形式存放，錄音錄像資料經轉換后以MP3RM 格式存放。這些文件格式的共同優點在于壓縮比高，文件尺寸小，跨平臺兼容性高。RM 格式的視頻文件可以非常方便地將轉換后的視頻以多媒體的形式在網絡中在線播放。

四、創新聲像檔案歸檔與保存方法

聲像檔案的數字化管理，是檔案現代化建設的大勢所趨，有利于實現聲像檔案的應有價值，也是人類社會發展的必然結果。

1、照片檔案歸檔的數字化管理創新。對原有已歸檔的紙質照片檔案，可以進行掃描，并標注說明，包括時間、事件背景、人物、地點。而作為檔案保存的數碼照片，原則上不要進行處理，照片上的原始數據，不僅是拍攝時間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數碼照相機拍攝的照片檔案，可以存儲在硬盤上，并可編寫程序對其進行管理及利用。對于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop等圖形處理軟件進行修復和處理，以達到最佳效果。

2、磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數字化管理創新。對于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過計算機技術，轉換成數字信息，存入硬盤。在歸檔的過程中，可根據其所反映的內容或專題來進行，使同一內容或同一事物的照片歸入同一類中。聲像檔案的數字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時進行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時，就可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號或相應的分類號和檔案號，在歸檔的同時，即可進行電子檔案的主題詞標引、著錄。技術條件允許時，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。

五、聲像檔案數字化歸檔與保存的風險控制

由于國內外至今沒有聲像檔案歸檔、保存的規范和標準，因此很多單位采取與紙質檔案同樣的存儲方法來保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時采取遷移或多次遷移聲像檔案來達到長期保存的目的，在遷移過程中常常伴隨著很多風險。同時，存儲硬件設備在歸檔過程中也存在著幾個需注意的問題。

1、數字化格式轉換的遷移風險。技術環境的變化主要體現在格式的轉換方面，格式的轉換對數字聲像檔案來說具有至關重要的影響，而通常的格式的轉換就是將文件由一種格式（多數為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進行壓縮。數字聲像檔案格式的轉換過程中，對檔案的真實性、完整性都可能造成嚴重的危害，面對這樣的風險，《電子文件歸檔與管理規范（GB/18894―2002）》（以下簡稱“《規范》”）做出規定：音頻電子文件以WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI 為通用格式。以WAV 為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規范》解決了一些風險問題。但是作為聲音文件的“源”，WAV 占用了極大的存儲空間，而且《規范》不等于國際標準，這就導致了格式規范有被某個組織或個人所專有的可能性，如果這個組織或者個人消亡，則所有的數字檔案將成為不可解讀的無用信息。因此，采用專有格式存儲聲像檔案面臨數據丟失的巨大風險。

2、數字化硬盤存儲的設備風險和解決方案。在硬盤式管理模式下，聲像信息都存儲在硬盤中，如果硬盤發生損壞，就會導致聲像檔案數據的損失。對此對存儲聲像檔案的硬盤采用“自監測、分析及報告技術”，監測扇道、馬達、電路等，當監測對象出現安全值范圍以外的情況時，會自動發出警告，并自動降低硬盤的運行速度。還可以采用驅動器健康檢測技術，讓用戶方便快捷地檢測硬盤的運轉狀況，通過讀取伺服位置錯誤信號來計算出盤片交換、伺服穩定性、重復移動等參數，并給出圖形供用戶或技術人員參考，并定期在獨立系統的計算機上進行檢測，確保檔案安全。

六、聲像檔案數字化歸檔與保存的措施建議

1、有計劃、有步驟地開展數字化管理工作。這是實現聲像檔案數字化的有效途徑。首先，對原有的聲像檔案材料進行數字化處理；其次，把數字化的聲像檔案材料實行信息資源網絡化管理。各單位可利用局域網，建立檔案館主頁，把數字化的聲像檔案放到局域網服務器上，直接通過網頁點擊來選擇和播放相應的聲像資料，設立相關聲像檔案資料庫查詢專欄，方便檢索；最后，加強計算機的防毒措施，對聲像檔案實行分級、分類管理。

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（一）檔案載體的轉變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。

（二）電子檔案內容的保密性問題

用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，如出現“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養精通計算機技術的檔案專業人才

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

（四）研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件

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高校基建檔案是以圖標和文字為載體，保存和記錄高校基建工作過程中的各種信息，是高校基建工程的重要依據與憑證。但是很多高校不重視基建檔案的管理工作，導致管理過程中出現了許多問題，對高校的建設產生了不利影響。因此，本文分析了高校基建檔案管理中存在的問題及對策，對促進高校健康可持續發展有著積極意義。

一、高校基建檔案管理中存在的問題

1.管理意識淡薄

很多高校沒有認識到基建檔案管理工作的重要性，檔案管理的意識淡薄，過分注重高校建設而忽視基建檔案管理的問題普遍存在。同時，很多管理人員與參建單位對歸檔立卷的認識水平存在差異，檔案收集和編制的質量有限，使得很多基建檔案資料缺失或者圖文不符，從而影響了基建檔案的分類與歸檔。

2.管理機制不完善

在基建檔案管理工作中，很多高校沒有采取嚴格的調控手段和制定完善的約束機制，沒有要求施工單位繳納基建檔案保證金，使得管理人員對基建檔案歸檔工作敷衍了事，從而使基建檔案的歸檔驗收工作無法順利完成，進而對高校基建工程的開展產生不利影響。

3.管理技術落后

高校基建檔案的管理工作內容枯燥單調，很多管理人員只是按部就班地進行基建檔案的歸檔和管理工作，其工作積極性不高，管理效率低下。同時，很多高校將資金投入到教學建設上，而對基建檔案的投入有限，使得高校檔案管理仍然采用人工翻閱的傳統模式，沒有引入現代化的信息搜索和查詢工具，既造成了人力物力資源的浪費，又影響了基建檔案利用的效率。

二、針對高校基建檔案管理中存在問題的對策

1.更新管理觀念，注重高校基建檔案管理工作

首先，高校需要更新管理觀念，加大對基建檔案的宣傳工作，改變教職工對基建檔案的錯誤認識，通過知識競賽、校園網絡、板報宣傳和舉辦展覽等途徑，讓教職工掌握基建檔案的基礎內容及法律法規，使更多教職工在工作中學會利用基建檔案，主動開發基建檔案的信息資源。其次，高校基建檔案管理人員需要改變服務理念，打破安于現狀和墨守成規的服務方式，主動為師生提供服務，明確基建檔案的建檔意義，將工作重心從開發利用方面逐漸轉移至經濟建設服務方面，確定基建檔案在推動高校建設發展中的重要地位。最后，高校需要為基建檔案管理工作人員良好的工作環境，如定期召開基建檔案的工作會議，了解基建檔案的常規材料、布置檔案歸檔的任務和加強檔案歸檔操作程序的培訓等，以提高基建檔案管理的質量與效率，取得高校領導對基建檔案管理工作的理解與支持。

2.依據高校特點，健全高校基建檔案管理制度

首先，高校需要依據本校特點，確定基建檔案的歸檔范圍，依據基建項目的重要性，選擇合適的歸檔方法，如對重點的基建項目與普通基建項目，采取不同的檔案管理方式，只保存高校常用基建檔案，這樣既可以減少歸檔時的工作強度，節約人力、物力成本，又可以保證基建檔案的完整性與齊備性。其次，檔案管理部門需要采用立卷制度，提高各部門的歸檔意識與工作責任感，并加快立卷改革的步伐，注重以“件”為單位開展基建檔案的歸檔工作，這樣可以減少立卷難度，有利于立卷制度的制定與實施。最后，高校需要健全基建檔案的移交制度，明確基建檔案移交工作的負責人，監督與指導基建檔案歸檔的及時性與規范性，這樣既可以改變高校檔案室對基建檔案管理的被動情況，又便于在出現問題時追究責任。

3.加強硬件建設，實現高校基建檔案的數字化管理

一方面，隨著計算機的普及，檔案管理工作也需要采取現代化的管理措施，加強基建檔案管理的硬件建設，如配置掃描儀、工程復印機和提供電子化圖紙等，借助現代化的設備完成歸檔、立卷與管理等各項工作。另一方面，高校基建檔案要采取數字化管理，引進現代化的管理手段和先進應用軟件提高基建檔案管理的信息化，完成對紙質圖紙掃描工作，并生成電子檔案，實現基建檔案的縮微化與數字化，以利于基建檔案的查閱與共享。

三、結束語

總之，高校基建檔案的管理工作關系到高校基建工程的建設，在推動高校穩定可持續發展中起著重要作用。高校只有正視基建檔案管理中存在的問題，并從更新管理觀念，注重高校基建檔案管理工作，依據高校特點，健全高校基建檔案管理制度，加強硬件建設，實現高校基建檔案的數字化管理等方面，提高基建檔案管理的水平，才能真正充分發揮基建檔案的作用與價值。

參考文獻：

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1.1 檔案意識不強，歸檔材料質量不高。高校基建部門以及主管領導對基建檔案工作重要性認識不夠，一些基建管理人員嚴重存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，經常發現有些工程項目檔案內容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，設計變更、施工記錄等的遺失最為常見。還存在檔案資料不交接、不存檔的現象，將資料作為個人財產，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，沒有相應的材料和電子資料。文件材料又常常是復印件或者用鉛筆、圓珠筆書寫，不符合歸檔要求。

1.2 管理制度不嚴格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統一的約束機制和調控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。另外，在人員、設備經費保障上也不能滿足，對專（兼）職人員不能進行定期培訓，這些都是缺乏有效管理和約束機制造成的。

1.3 缺乏檔案專業人員。基建部門和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。

2 加強高校基建檔案的建議及對策

2.1 加強宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國家檔案局、國家發展和改革委員會《重大建設項目檔案驗收辦法》及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28―2002），使這些單位認識到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領導的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項目檔案工作納入基建部門領導和有關人員崗位職責。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強化施工、監理單位歸檔意識。四是檔案管理人員要注意及時跟蹤收集，以防工程建設周期長，容易遺失基建檔案材料。

2.2 堅持資料收集與工程建設同步，確保檔案資料的質量。檔案資料的準確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價值。特別是一些隱蔽工程、地下管網工程，如失真，其損失將無法挽回。因此，基建檔案從工程建設項目的提出、調研、可研、評價、決策，到計劃的審批，基建檔案人員就應及時建立檔案。因為工程建設周期長、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實，因此，基建工程一開工就要與檔案收集工作同步進行，避免施工單位或監理單位事后補充圖紙造成竣工圖失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標的位置與實際不符等。所以，在對施工、監理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準確性作為合同的一個附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過程中先自查，然后監理單位檢查，最后建設單位抽查。

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1現階段我國基層民政檔案管理中存在的問題

1.1 我國各級民政部門工作人員缺乏對民政檔案的管理的重視程度

造成這種情況出現的主要原因是由于各級民政部門對民政官案管理工作的重視程度不夠，使得民政檔案管理工作一種沒有得到重視。雖然上級單位與基層單位對民政檔案管理的認識得到了同意，同時也對提升了對民政檔案管理工作的重視程度，同時也在民政檔案管理方面增加的投入。但是雖然民政檔案管理工作在整體上朝著正規化的方向發展，但是在個別基層單位中仍然存在著一些檔案管理人員對民政檔案管理的重要程度重視程度不夠的情況出現，缺乏工作所必須的檔案管理相關知識以及法律知識，在檔案管理的過程中依舊使用傳統的方式，重視業務、輕視工作。并且存在著極為個別的領導缺乏正確的思想認識，這直接導致了檔案管理人員在民政檔案管理的過程中只出工不出力。

1.2 在檔案管理過程中對檔案資料的收集不全

在民政檔案管理過程中的資料收集過程中，是由多科室協同進行的。但是由于在民政管理過程中，不同科室之間的工作步調并不一致，這就造成了民政管理部門在進行檔案材料收集管理的過程中信息收集不全面，甚至一些人員為了今后工作的方便，對某些有重要參考價值的材料留在手中，不上交，這就造成了一些民政檔案的缺失，嚴重的影響了民政檔案的完整性，同時也在一定看程度上影響了對檔案的發掘與利用，同時也對日常的服務工作造成了極大的影響。

1.3 民政檔案的利用效率較低

基層民政檔案管理有其自身的特點，例如：民政檔案管理涉及到的種類多也比較復雜、同時管理的數量非常大。但是由于在檔案收集過程中的問題，造成檔案收集不全，使得在進行優待撫恤、復轉軍人接受、安置等工作時有很大的工作阻礙，嚴重的影響了了民政部門的工作效率。

2民政檔案管理的對策

2.1 增加相關法律法規的宣傳力度，加強檔案管理工作人員的意識

對于民政部門的領導來講，必須要加強對檔案管理工作的重視程度，與此同時也要求相應的檔案管理人員需要重視對檔案管理系統使用的學習，加強對檔案管理目的、要求的認識程度，加強對民政檔案管理的認識。并要動員和組織民政部門的全體工作人員參與到檔案管理的工作中來，同時要加強對工作中的一些文件的收集與管理工作。對于那些不能即時收集的資料要進行記錄，以便于日后對其進行填補。

2.2 需要加強基層民政檔案工作的管理

2.2.1 領導需要加強對民政檔案管理工作的重視程度，同時加大投入的力度

基層民政部門的領導需要根據民政檔案管理工作中的實際情況，加大對民政檔案管理工作的投入，例如，為方便民政檔案管理工作的開展可以按照相關的工作要求，購買具有明顯分類功能的檔案盒、對專用的檔案計算機以及檔案管理工具進行更新。

2.2.2 加大宣傳力度，強化收集意識

對全體民政干部進行培訓，使民政干部了解檔案管理的相關規定和目的，不斷提高民政干部參與檔案管理工作的主動性、積極性和自覺性，認真督促各股室、局屬各單位主動整理檔案資料。同時加強對日常資料的收集、保管，對不能立即收集的，要做好登記，便于以后的整理歸檔，確保檔案的完整性和實用性，為領導查閱和決策做好服務工作。

2.2.3 是及時整理檢查，提高管理效率

對全面地收集干部人事檔案資料及時進行整理歸檔、登記等，充實完善干部人事檔案，同時采取定期和不定期自檢，做好有關材料的查漏補缺工作。加強日常規范檔案查閱、復印以及借閱程序。對于需要歸檔的人動、工資調整等材料，及時通知相關人和局屬單位負責檔案管理工作人員，并按干部管理權限及時收集存檔，確保現存檔案不丟失，無紕漏。