檔案管理的原則模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案管理的原則，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

在一個企業中，檔案管理無疑是企業管理的一個子系統。對于非國有企業，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經不僅僅在于是否有利于檔案學理論研宄的豐富和促進，更在于能否對該企業的生存和發展發揮其實際的事功。

我國對非國有企業檔案管理比較集中的探討始于上個世紀90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來自觀念上，也來自現實中。試以如下表述為例：對于眾多非國有企業，檔案行政管理部門應對它們進行調查、摸底、排隊，對不同行業、不同規模、不同經營方式的企業，做到心中有數，從而盡快制定、出臺一批地方檔案行政規章、管理標準、制度，盡量使企業不走彎路或少走彎路“抓執法檢查是最重要的一個環節”等等。筆者以為，這可以看作是傳統觀念的典型文本，是“計劃時代”“強勢政府”在檔案管理領域的精神延續。但是，實踐似乎在證明這種判斷對當代現實缺乏更宏觀和深入的分析。對當代中國而言，這是對政府的力量作了過于烏托邦，或者說過于樂觀的估計。其實在筆者看來，有學者指出的“理順關系”才是真正中的之語。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點倒是達成了共識，即將法律監控作為國家對非國有企業控制的重要手段。猶為可貴的是，對于監控本身，有學者作出了清醒的認識和反思：監管中應堅持不干擾非國有企業生產經營活動，有利于促進非國有企業加強管理，提高經濟效益；有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向。”“監控方法要靈活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在這個意義上說，這種觀點不是袖手談經，卻體現了一種清醒、求實的色彩。

要談非國有企業的檔案管理工作，百轉千回，最終還是繞不過非國有企業檔案管理的原則和外部體制問題。事實證明，較為明確的、進一步探討這些問題的時機已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準的操作程序，而僅在于對非國有企業檔案管理的原則和體制作一番同當下現實環境相契合的思考。

二、非國有企業檔案管理應遵循的原則

談及“原則”，不能不提及我國檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法)規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”這是用國家法律形式確定下來的我國檔案工作基本原則，是指導全國檔案工作的科學準則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國有企業檔案管理應遵循的原則”？

筆者的本意是，前者的表述側重于宏觀層面，而這里談的“非國有企業檔案管理應遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時所處的時代背景，即當時非國有企業無論從數量還是質量上在國民經濟體系中還僅僅處于“補充”的地位，質言之，國有企業大一統的局面并沒有被撼動。因此，“統一領導，分級管理”這樣的宏觀原則更多是對國有企業而言，其著眼點也不可能超越當時的社會現實。然而，當從產權到制度都與從前的國有企業迥異的非國有企業發展到今天成為一股不可忽視的力量時，我們顯然不宜再將原來的宏觀原則作過于教條和機械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國有企業檔案管理應遵循的原則”，可以說是改革深入發展的內在要求。這與其說是一種變革，毋寧說是一種發展、完善。

1、效益性原則

企業是以盈利為根本目的，從這個意義上說，市場經濟下的企業首要遵循的是效益原則。企業檔案管理講求效益性從根本上說是市場經濟的客觀要求和體現。

所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個最佳的平衡點。

效益性原則的貫徹過程，本身就是一個沖出偏見的過程一個審視成法的過程。如果能以國外企業的管理方式為鑒，那么日本的經驗讓人不無啟迪。日本實行的是政府主導下的市場經濟，既有別于英美式的自由市場經濟，也有別于西、北歐的社會市場經濟。日本民間企業在對重大事項進行決策時，一定要對投入資本額及預期收到的效果進行比較研宄。在實施“設置完備的檔案管理體制”時，日本的民間企業總希望獲取大大超過投入的成效。事實上，他們在實踐中很少走集中統一保管的道路，而是分散管理。民間企業按各自獨立的意志決策的管理方式，是日本社會適應現代化進程的一種制度選擇。

如果放到整個國家和社會的視野來考慮，效益性原則最終還涉及到非國有企業檔案管理的外部體制問題。在此背景之下，筆者愿意引入一個理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開放社會：改革全球資本主義》—書中提出的關于一個開放社會的“基層化原則”。根據基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應該由政府來完成，凡是由個人或家庭可以完成的事情不應該由政府或民間組織來完成，其優越性正在于個人、民間以及其他基層單位能夠將決策和管理的合理性提升到最大限度，因為它們具備更為充分的人力、物力、動力以及知情程度來解決各自的問題。在這一思路下，除去企業和員工本身，各種官方色彩相對淡出的檔案中介機構、各種行業協會和檔案工作者協會將有所作為。關于這一體制問題，在后文還將進一步談及。

2、自主性原則

顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業自身作為檔案管理的主體，企業檔案具體的收集、整理、保管、利用、機構設置、人員安排等由企業自己決定。筆者以為，這是由我國現行法律法規推導出的必然結論。

按照《中華人民共和國私營企業暫行條例》的規定：私營企業的資產屬于私人所有。”照此精神，非國有企業的檔案作為特殊財產，同其資產一樣也應該屬于資產的所有者擁有。道理不難理解，私營企業是以生產資料私有制為基礎的，而私營企業檔案是私營企業在從事生產、經營活動中形成的歷史記錄，它不是獨立產生的，是企業各項活動的伴生物。而把這個結論一般地推廣到整個非國有企業范疇，我們就完全可以說，產權制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業產權歸誰所有，企業檔案也歸誰所有。從法理上講，此結論適用于《民法通則》關于財產權的一般規定。因此，非國有企業的所有者毫無疑問地享有其所有權、占有權、收益權和處分權，當然也包括檔案的管理權和很大程度上的處分權。

由此，曾有報章提到過的由檔案行政機關動員幫助非國有企業建檔的說法其實大有可斟酌之處。有求必應的“幫助”當在情理之中，越俎代庖的“動員”卻是師出無名。

然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權”呢？這是因為檔案作為企業活動的沉淀，同一般企業行為一樣，也在一定條件上具有經濟學上講的“外部性”一比如對檔案的第二價值的考慮，對國家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規定：集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。”一盡管有些問題有待在立法上進一步明確（這在后文的體制部分將會談及）一卻不妨礙我們作如下結論：非國有企業檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統決策帶來的風險也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統，而且也適用于經濟、文化和其他領域對檔案管理而言，非國有企業的自主管理正是這一原則的集中體現。道理很簡單由于權力過分集中的管理模式對管理對象而言往往具有一損倶損的風險性；而另一方面，過度的垂直控制將動用極大的資源，降低國家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權的管理成本和風險，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對每一個企業的運作情況和檔案信息進行細細甄別的情況下，非國有企業檔案的自主管理理所當然是明智之舉。

3、靈活性原則

所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環境決定，非國有企業成千上萬，情況各不相同。各企業規模不同，具體軟硬件環境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。哲學有一個重要觀點，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優劣并不能給實踐帶來多少指導意義。試想，如果面對的是一個小企業，本身產生檔案不多，卻要求其照搬傳統國有企業的檔案管理模式，專門的檔案機構和專職的檔案人員一應倶全，集中統一，層層控制，按時移交，定時鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業不僅有規模的不同，更有行業特點的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強求一律，但求得當。

靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點的靈活。保管地點的選擇離不開軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來流行講跟國際接軌，檔案界亦不免披歐風，沐美雨，甚至言必稱“托管機構”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當說，外來的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應該鄙夷。甚至傳統的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹正正之旗，但又何妨辦公室保險柜的方寸之間能夠以簡約求便利，以平拙攝神奇？

管理對象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義。科技圖紙、文書文件、財務報表、人事資料、信用憑證、技術成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個區別對待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現，更是無時無刻不在呼喚著管理手段的靈活與創新，呼喚著管理的手段既有彈性又統攝自如。

據日本檔案學者大谷明史介紹，“日本企業的檔案管理體制除少數外，一般都不是集中統一保管型，而是分散管理型。……盡管整個企業沒有形成集中統一保管檔案的管理體制，但企業的經營管理活動，都能依據各部門妥善保管的檔案正常開展工作。如果將此當作對集中統一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對企業檔案管理靈活性和多樣化趨勢的注腳，筆者則加以認同。

歸納、提煉和抽象有時是一把雙刃劍，在條縷分析的同時不免產生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強調，然而并不能掩蓋其中意蘊的重疊與交叉。筆者以為，無論是對國家社會來講，還是于單個企業而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開放社會的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關系。

三、非國有企業檔案管理工作的外部體制

所謂非國有企業檔案管理的外部體制，指的是一個國家之內管理全部非國有企業檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個企業檔案的內部管理模式相對，在外延上包括各類與非國有企業檔案有關的機構的設置、隸屬關系、職權關系等，更明確一點說，指的是檔案行政管理部門、企業以及其他機構和組織之間的關系問題。事實證明，非國有企業內部檔案管理模式的選擇和運行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。

筆者以為，今天的非國有企業檔案管理體制，應當是：以自主管理為基礎，以法律監控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結合。

對民間性質的檔案組織應當鼓勵。

篇2

公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設立，變更的申請，審批，登記和終止后清算等方面的內容；公司的董事會、監理會以及股東大會的會議資料；會計、財務等方面的文件報告；人力管理、法律事務等方面的文件資料；生產技術、產品生產、安全生產、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設備，科研，技術引進等方面的文件資料；信息，情報和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進行有效地管理是非常重要的。

首先我們先來了解一下企業檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業的檔案管理內容主要是由兩部分組成，一部分是企業檔案的行政管理工作內容，另一部分便是企業檔案業務監視工作內容。前者一般是指對于企業的檔案工作實施統籌的規劃，統一制度，監督，指導，組織協調等。后者一般是指對于企業文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監督，和指導，以及企業檔案的收集，整理，保管，統計和鑒定以及對于企業檔案信息資源的開發利用等。其實用最簡潔的話概括，企業文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。

1.檔案收集歸檔

企業的檔案從材質上主要分為兩類紙質文檔以及聲像文檔。對于不同材質的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應當區別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應有主管部門的管理人員的簽字作為認證，文件的處理手續必須是完備的，如果發生了遺漏現象應當立即退回主管部門補齊；與本檔案無關的文件或者不應該隨這次的檔案而歸檔的文件，應當立即退回主管部門；貴重的物品應當退回經辦部門，在經過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應當積極采取措施，將檔案收集齊全。

除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當所有的文檔以一定的規則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規則可以按照公司的規定或者管理者自身的習慣來進行。在各個不同的類別之下再根據員工，時間，重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。

最后，檔案的清潔和維護也是一項很重要的內容。管理檔案的人員應當隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。

2.檔案的借閱

公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業的公共資源，因此大家在借閱的時候都應該注意愛護檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現，各部門的經辦人因業務的需求要調用檔案的時候，應當填寫“調卷單”，經過該部門的部門經理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進行歸檔“調卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現了什么問題也有據可查。同時為了避免責任不清的問題，借閱者不能夠將檔案相互之間私自收受。

另外由于企業的檔案會涉及到商業秘密，因此對于外單位的借閱，應該持有單位的介紹信，經過總經理的批準之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經過總經理的批準之后才能夠將所抄摘的內容帶出。但是當政府的有關部門依法執行公務需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協助，這是作為公民的基本義務。

在企業的檔案管理當中，如何從儲存的檔案當中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業的團隊，能夠從歷年公司的存下來的數據當中進行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結判斷能力，能夠對已經發生的事情的原因，影響因素進行分析，從而指導以后的工作。

然而時代在進步，隨著微電子技術，計算機技術，通信技術等現代化的信息技術手段在企業檔案管理中的逐步深入應用，使得傳統的企業檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質檔案徹底的數據化，建立相關的數據庫方便查找，已經不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

3.信息化檔案管理

企業檔案信息化就是是指企業依據法律，依靠科學的思想和管理組織方法，借助網絡技術、信息技術等高科技技術，對企業的檔案進行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發掘，傳輸和應用數字化，網絡化，從而實現了企業內部的資源共享，這樣便提高了企業檔案資源的利用率，為企業和社會提供檔案信息服務。

數據共享是企業檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優點。傳統的檔案管理并不能做到這一點，而實現了數據的共享便使得企業的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業檔案信息化管理的一個發展方向。如何使得生產活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業的信息處理能力，實現檔案信息的無縫交接使我們在進行企業檔案信息化的過程當中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業的其他組織活動聯系在一起才能真正的發揮信息化檔案的魅力。

4.總結

檔案管理工作一方面可以讓企業的高層管理人員及時的了解企業的整體情況，可以為企業的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業經營的成果的認同，為企業與其他有關方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據。在我們國家經濟快速發展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實的反應企業的發展狀況和經營成果，對于實現企業經營戰略，不斷地提高企業管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經濟社會的全面發展，不斷地提高企業的市場經濟力。

參考文獻：

篇3

1．社會救助工作及其管理體制

社會救助，是指國家對依靠自身努力難以滿足其生存基本需求的公民給予的物質幫助和服務。社會救助以居民最低生活保障為基本內容，并根據實際情況實施專項救助(含醫療、教育、司法、住房救助)、自然災害救助(含受災人員應急生活救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助)、臨時救助以及國家確定的其他救助。社會救助工作的業務主管部門為民政部，財政、教育、衛生、住房和城鄉建設等部門在各自職責范圍內管理相應的社會救助工作。縣級以上地方各級人民政府有關部門在各自職責范圍內管理本行政區域的社會救助工作。鄉鎮人民政府和街道辦事處負責社會救助的申請、調查和審核等工作；居(村)委會受委托，協助做好社會救助的申請、調查和審核工作，以及救助金發放和救助對象日常管理等工作。

2．民政社會救助檔案的概念

廣義上講，民政社會救助檔案指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案、會計檔案，也包括救助專業檔案。本文從狹義上講，民政社會救助檔案專指救助專業檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區)在居民最低生活保障救助、低收入家庭醫療救助、貧困孤殘人員供養救助、特殊困難人員臨時救助、災后災民生活救助及災區倒塌民房恢復重建救助的審核、審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構和救助管理機構)在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

3．民政社會救助檔案的特點

種類多。按救助工作的性質，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉居民最低生活保障、農村五保供養、城鄉醫療救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉鎮政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。

基礎性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎信息，是各項救助工作延續的基礎和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞討人員救助檔案外，其他救助檔案材料都包括申請審批材料、日常管理材料。

二、民政社會救助檔案管理的管理體制和原則

1．管理體制

救助檔案屬于民政部門的專業檔案，民政社會救助檔案工作由民政部統一領導，業務上接受國家檔案局的監督、指導。省級民政廳(局)和檔案局負責本行政區域社會救助檔案工作的指導，結合本地區的實際，共同制定相應的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府和救助站應有專(兼)職人員負責救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區)應協助做好職責范圍內的救助檔案工作。

2．管理原則

依法管理。救助檔案屬于專業檔案，其管理無法可依，必須加強調研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規定，規范救助檔案的管理。

分類管理。農村五保供養檔案、城鄉醫療救助檔案、臨時生活救助檔案、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助在文件材料的形成上有共同的特點，都是待遇審批和待遇批準后救助金的一次性發放，形成的材料比較簡單，這幾類檔案可以出臺一個管理規定；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應當單獨搞一個管理規定；最低生活保障檔案管理比較復雜，它是一個動態管理的過程，業務主管部門應當結合《關于加強最低生活保障檔案管理的通知》實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。

分級管理、基層為主、形成單位為主。根據救助工作的有關規定，各級民政部門和鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站的救助工作職責范圍不同，形成與其職能相關的救助檔案也有區別。省市級民政部門負責制定救助檔案管理的政策性文件和指導、監督、檢查工作，縣級民政都門、鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站負責各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。

三、民政救助檔案的保管、利用與移交

1．保管。救助檔案分散形成于縣、鄉(鎮)街道、居(村)三級機構和救助站，雖然各單位的條件不同，但應積極創造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。

篇4

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。

項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。

一、實施項目檔案全程管理原則的意義

項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量

項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。

（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性

固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性

固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。

（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用

項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。

二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用

全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。

（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。

有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。

三、結 語

檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。

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(二)村級集體林權制度改革中依法形成的改革成果資料。主要包括：林權制度改革方案、村民會議或村民代表會議決議、上一級人民政府對該村改革方案的批復、各類承包合同等權源證明材料，改革中有關特殊事項的處理，以及村級林權制度改革檢查驗收資料等；

(三)林權初始登記過程中依法形成的宗地權源資料和技術數據。林權權利人申請林權登記申請表；個人身份證明、法人或其他組織的資格證明、法定代表人或者負責人的身份證明、法定人或者委托人的身份證明和載明委托事項及委托權限的委托書：申請林權登記的權屬證明文件；按規定要求應當提交的有關文件：

(四)受理林權登記申請清冊、林權證發證登記冊、林權登記臺賬、自留山清冊：

(五1林權登記公示材料、異議材料和登記機關的調查材料和審查意見：

(六)初始登記涉及的其他有關圖表、數據資料等文件。

如宗地區劃圖、外業調查表、以村(場)為單位的初始登記林權分布圖和林權權屬基本圖等；

(七)林權變更、抵押、注銷登記過程中形成的宗地權屬變化資料和技術數據。林權權利人申請林權變更、抵押、注銷登記申請表；全國統一式樣林權證；發生林權變更、抵押、滅失的有關權源證明材料：按規定要求依法應當提交的有關證明文件資料和技術數據資料：年度林權變化有關宗地數據統計表、冊等：

(八)林權爭議和尚未登記發證的有關資料。

電子類林權檔案應當包括下列內容：

(一)以縣(市、區)為總體，按鄉(鎮)以村(場)為單位的村級林權初始登記表、冊、圖數據庫：

(二)以宗地為單元的林權初始登記及林權權利人所持有的林權證及宗地界至圖數據：

(三)林權變更、抵押、注銷登記數據記錄；

(四)林權初始登記檔案電子數據光盤：

(五)年度各類林權變化登記檔案電子數據光盤。

建立林權檔案應當符合便于管理和使用的原則：

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首先，檔案歸檔管理模式陳舊目前。我國檔案歸檔已經慢慢地實現了通過計算機系統進行控制的目錄管理以及全文管理，同時，電子檔案歸檔也逐步向著網絡化的方向發展。然而，對于歸檔管理而言，其模式卻并沒有實現同步的發展。管理中對歸檔部門業務引導方法效果不佳，沒有管理好兼職檔案人員，對于歸檔文件的質量管理工作執行不到位。其次，檔案信息資源管理系統運作效率低。企業或者部門的檔案工作人員是檔案信息資源管理系統的直接使用者，對于檔案管理的流程他們都比較了解，熟悉系統的運作模式，明白業務規則制定以及管理的方法。但是，由于業務規則存在形式是代碼，而代碼在計算機系統中不集中，計算機系統靈活性和友好性都較差，所以規則的修改和調整需要由檔案工作人員將意圖告訴IT技術人員，然后再由技術人員對業務規則進行修改，這就導致了業務規則調整的時間變長，管理系統的運作效率降低。再次，檔案信息資源管理系統維護費用較高。很多人認為信息系統上線運作后就代表工作的成功，然而這卻僅僅是工作的開始，在后面還有更多的工作等著完成。系統的維護、軟件的升級、數據庫的開放等等，這些后續的工作導致了檔案信息資源管理系統維護費用昂貴。然而，檔案業務人員對于系統的維護工作不懂，必須有專業的技術人員或者公司進行，這勢必會造成維護費用的提升。最后，檔案信息資源管理系統壽命過短。許多檔案部門為了省事直接把檔案信息資源管理系統的開發工作交給外包公司來完成，然而最終能夠成功開發出合適系統的并不多。因為我國的檔案事業發展比較迅速，管理規則以及操作制度等變化較快。檔案管理部門種類不同、級別不同，則業務管理標準也不相同。業務規則經常發生變化，而規則每變動一次就要對軟件進行一次修改，經常有系統剛要交付就有出現需要修改規則的要求。

二、業務規則管理及其系統原理

業務規則是描述信息，它主要功能是對業務邏輯結構進行驗證，影響并控制業務邏輯。業務邏輯的處理方式正是受到了業務規則管理而發生改變，業務行為采用結構化的業務規則數據表示。業務規則與程序之間相互獨立。所以在編寫程序時，可使用專業術語，對業務人員開放業務系統。業務規則系統屬于工具和機制的綜合，包括了多個組成部分。規則集成開發環境、規則語言框架、規則管理工具、訪問控制、規則庫、規則引擎等。規則集成開發系統主要是對規則進行調整。規則語言框架根據面對的對象不同，存在方式不同，有程序設計形式、數據庫處理語言形式以及業務規則語言形式三種存在形式。規則管理工具面向更加多樣化的對象，向他們提供入口，方便他們對規則進行調整。訪問控制主要是設置訪問權限，保證規則數據庫的安全。應用程序主要把對象和數據交給規則引擎，規則引擎調用對應的規則，發生動作。總的來講，業務規則管理系統的功能包括了管理規則、部署規則、分析規則、定制規則和設計規則，這些功能共同提高了業務規則管理的水平。

三、業務規則管理系統在檔案信息資源管理中的應用

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二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰

信息技術為電力檔案管理的規范化、電子化提供技術支持，如何將信息技術應用到電力企業的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機技術的運用對工程項目檔案資料的科學利用及步入數字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術，實現內部數據共享的系統工程，是系統建立數字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。電力企業信息化水平和電力企業正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業性，源于輸電工程檔案的構建體系，不同行業、部門、專業建立工程檔案的出發點及標準存在一定的差異，使得接收工作復雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準確性、真實性、完整性不易達到規范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規范化、電子化、數字化是未來發展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業檔案管理的標準化，給企業與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰，云計算服務平臺在數據存儲安全方面具有無法比擬的優勢，可有效地解決數據安全存儲等問題[10]76。

三、輸電工程檔案管理的組卷原則

案卷是具有“關聯”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產生的標志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發展，信息技術的廣泛應用使單一來源原則再次受到沖擊，突破了實體機關與案卷唯一對應的傳統模式，現代機構的頻繁變動也使按照機構來源劃分全宗面臨新的挑戰，新來源觀應運而生，受到業界的關注。自由來源為來源共同性基礎上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導意義。來源原則的實質是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯系。廣義來源聯系與狹義事由聯系從本質上來說統一于“有機聯系”[12]84，廣義來源聯系是電子文件時代“新來源觀”的產物。檔案整理的本質是為了保持檔案材料之間的有機聯系，便于更好地保管與利用。有機聯系并不只有來源聯系，最緊密的聯系也并不只是來源聯系，在尊重檔案形成規律的前提下，任何有機聯系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯系進行組卷，割裂了輸電建設項目檔案與其建設過程之間的聯系，應以有機聯系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據。輸電建設項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設項目檔案的特點。輸電建設項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯系，但它不是項目檔案案卷組織的統一模式，最緊密的有機聯系是指導組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯系和事由聯系，編制多維聯系的實用性、安全性輸電檔案是最科學的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設進程同步，統一歸檔要求，明確歸檔文件材料內容，在工程竣工階段，建設單位要對設計、施工、監理單位移交的文件材料進行鑒定，提出移交的時限和質量要求。在施工過程中，定期檢查施工現場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。

四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施

面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案之間的有機聯系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設單位與運營、維護單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標準化、規范化，強調檔案管理的及時性是加快檔案建設步伐的正確思路，利用現代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導思想能更好發揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務的效益理念，向管理要效益；樹立技術為需求服務的科技理念，加強信息軟件系統升級及管理創新，實現工程檔案管理模式與管理思想與時俱進；樹立系統工程的整體理念，把系統工程的整體理念和綜合性技術人才培養貫穿于檔案建設的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設步伐？在符合國家相關法規和企業檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴肅性、權威性及公正性，制定適應輸電工程施工企業特點的具有較強可操作性的規章制度，在規章制度允許的范圍內，不斷完善檔案的規范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓；推進電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設檔案目錄和全文數據庫，適應電子文件歸檔的發展趨勢。電子文件帶來的挑戰要求檔案管理工作進行根本性的質變，我國當前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進[13]41。實現從傳統的檔案管理一步到規范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結果，會使我們的電力企業實現立項、設計、施工、維護、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質的突破，成為企業的樞紐、企業的技術與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應變革，完善標準，與時俱進是必由之路。綜觀歷史，傳統的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應變革的環境中得以完善和發展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯系”和“事由聯系”的充分運用。文件連續體理論在認識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現象，盡管文件運動理論在實踐的指導性方面有一定的局限性，但這些理論的發展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應對變革，我們正積極行動，多維聯系體系的建立，標準規范的不斷出臺，使我們能夠感知領導的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關的專業知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業的法規、標準及規定。與此同時，電網專業的檔案員培訓應常抓不懈，常年實施培訓以適應檔案管理發展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現場施工檢查與指導工作的時效性，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結果，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案的全面性與準確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內容，為確保施工材料的齊全和真實性，應堅持時實構成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標文件、項目設計文檔、物資供應文檔、項目施工文檔、項目監理文檔等，由相關機構分別構成與匯聚，施工資料的組卷應嚴格按國家電網公司編制的輸變電工程檔案管理實施細則進行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設法竊取技術機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發利用帶來挑戰，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質是關鍵；當然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎和前提，是實現法制化、規范化管理的必要條件。加強信息化建設中保密安全應對措施，嚴格確保單位內部局域網與外部互聯網實現徹底的物理隔離，嚴禁計算機通過各種形式連接互聯網和其他公共信息網；并應嚴格落實各級人員責任制，定期進行網上信息檢查，做好網絡的動態管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構建與完善，是電力檔案發展和電力工程項目建設與維護的質量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現建設工程檔案的全過程監管，輸電工程檔案管理才會按設計的軌道前行。

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關鍵詞：交通部門；檔案管理；思維模式；管理方式

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.12.032

為了適應時代的發展要求，提高交通部門整體的工作效率，需要采取有效的方式提升部門內部整體的管理水平，增強檔案管理工作質量。做好檔案管理工作，可以有效地記錄交通事件的基本信息，加快這些部門可持續發展的步伐，提高處理交通突發事件的工作效率。

1檔案管理的相關內容

1.1檔案管理的內涵

為了增強決策者戰略部署的有效性，需要最大限度地提高檔案管理資源的利用效率。所謂的檔案主要是指能夠記錄保存一些重要文字、圖表、影像資料等具有重大參考價值資源的組織管理方式。科學的檔案管理方式，可以為使用者查閱相關的資料提供可靠的參考依據，增強相關信息的傳遞效率。檔案管理方式實際的作用效果有所差異，具體的保存方法也存在著較大的區別。開展檔案管理工作時，必須遵循一定的原則，對檔案的形成、整理、保存方法等有著充分地了解，增強具體管理方式的適用性。

1.2檔案管理原則

常見的檔案管理可分為紙質檔案和電子檔案。二者的保存方式差異性顯著，使用壽命區別很大。為了更好地管理檔案，保證檔案資料的完整性，管理者在具體的工作開展中應該遵循相關的原則。這些原則主要包括：（1）標準化原則。這種原則主要強調的是檔案在具體的管理過程中信息資源的集成和共享需要滿足相關參考標準的要求。這樣做的主要目的在于可以促使檔案的分類歸檔更加合理，可以及時地糾正其中存在的相關問題。（2）數字化原則。現階段電子檔案的應用范圍較廣，對于相關行業發展產生的積極影響顯而易見。為了更好地體現出檔案的參考價值，應該利用數字化的方式對檔案進行合理地保存。完成這樣的操作，提高了檔案管理的工作效率，方便了信息的快速檢索。（3）雙套化原則。社會不同行業在長期發展的過程中，檔案管理方式選擇應該根據實際的工作需要，同時使用紙質檔案管理和電子檔案管理兩種方式，滿足不同行業檔案管理的多樣化需求。完成這樣的發展目標，主要依賴于可靠的雙套機制。（4）信息化原則。檔案管理工作效率和工作質量的高低，直接關系著相關部門工作部署的順利開展。信息化技術的不斷發展，豐富了檔案管理方式。為了更好地保存檔案，避免檔案損毀丟失現象的出現。利用可靠的信息化技術，可以增強檔案管理能力，延長檔案的使用壽命。

2交通部門檔案管理的基本內容

結合現階段交通部門檔案管理的發展現狀，可知它的主要內容包括：（1）收集檔案。由于交通部門日常的工作量非常大，工作內容豐富，需要收集某些重要的檔案材料，為后續的工作提供重要的參考依據。檔案收集工作的順利完成，促使交通部門整體的檔案管理水平有了較大的提升，增強了檔案材料的完整性和安全性。（2）檔案的整理。交通部門的檔案管理內容形式多樣，各種復雜的材料混合在一起，為交通部門帶來了一定的工作壓力。為了改變這種不利的發展現狀，需要對檔案進行有效地管理，提高交通部門整體的工作效率。檔案管理的工作中要求專業的管理者遵循一定的管理原則，最大限度地保證管理措施的適用性。（3）檔案的鑒定。為了滿足使用者的多樣化需求，有效地應對各種突發的事件，需要充分地發揮不同類型檔案的作用。檔案的收集。整理等，為交通部門檔案分類奠定了堅實的基礎。作為檔案管理中的重要組成部分，檔案鑒定工作的順利開展，保證了檔案管理的高效性，實現了交通部門檔案管理的科學化、系統化的發展目標。（4）檔案的保存。檔案的保管及保質，主要依賴與交通部門檔案的有效保存。由于某些檔案的價值非常大，保密性程度非常高，體現著交通部門檔案管理的綜合能力。因此，采取有效的方式保存檔案，對于交通部門長期穩定的發展具有重要的戰略意義。同時，當交通部門的檔案管理保存達到預期的效果時，可以提高檔案的利用率，增強了檔案的完整性和真實性。這些不同方面的內容，客觀地體現了檔案管理內容的豐富性，決定了交通部門做好檔案管理工作的必要性。

3現階段增強交通部門檔案管理工作質量的有效措施

3.1采用集中管理的方式增強檔案管理質量

現階段交通部門檔案管理涉及的內容非常多，需要采取集中管理的方式，來實現檔案管理的制度化、標準化和規范化。當檔案材料過于分散時，交通部門很難在較短的時間內獲取有效的檔案管理信息，降低了檔案的利用效率。交通部門應該在相關的制度約束和指導下，對檔案材料進行統一的管理，將某些交通事故的檔案納入重要的管理內容中，增強檔案管理質量。實現這樣的發展目標，需要交通部門做到：（1）在相關的理論體系指導下，細化檔案管理內容，明確檔案管理人員的職責范圍，健全檔案管理機制；（2）結合交通部門實際的發展概括及工作要求，將檔案的分散管理及集中管理有效地統一起來，規范檔案管理行為，為使用者查閱當前提供可靠地保障。

3.2提高檔案管理工作者的綜合素質

現階段交通部門內部某些檔案管理工作者在實際的工作開展，缺乏必要的管理意識，管理方式不合理，影響了檔案管理質量，降低了檔案管理的工作質量。在此形勢影響下，交通部門采取有效的方式提高檔案管理人員的綜合素質，加強他們對于檔案管理的重要性認識，顯得尤為重要。為了更好地實現這樣的工作目標，交通部門應該定期開展培訓活動，提高檔案管理人員的專業素質，培養他們良好的職業道德，從根本上減少檔案管理中不必要的工作失誤。同時，檔案管理工作者也應該充實自己的專業知識，增強解決實際問題的綜合能力。

3.3完善檔案管理中相關的硬件設備

信息化技術的不斷發展，對于交通部門檔案管理產生了積極的影響，為管理部門拓寬檔案管理思路帶來了可靠的參考依據。為了豐富檔案管理手段，提高管理工作效率，交通部門應該完善檔案管理中相關的硬件設備。當檔案管理系統的硬件資源配置發揮出良好的作用效果時，可以縮短交通事故的處理時間，增強檔案管理人員處理實際問題的工作效率。由于交通檔案管理系統的復雜性，對于硬件設備工作的可靠性及安全性要求非常高，需要技術人員對于檔案管理工作中存在的問題進行深入地分析，增強相關技術手段后期運用的適用性。當交通部門檔案管理中的硬件設備性能增強后，系統的運行效率將會得到很大地提高，減少了檔案管理工作開展中系統資源的消耗量，加快了現代化檔案管理系統構建的步伐。

4結束語

深入理解檔案管理的內涵，采取有效的方式對交通部門檔案管理的具體內容進行詳細地分析，有利于優化交通部門檔案管理工作方式，構建出可靠的檔案管理系統，提升我國道路交通的服務水平。文中通過對交通部門檔案管理內容的分析，為增強檔案管理質量措施的制定和實施提供了重要的參考依據。

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前言

經濟的發展帶動了科技的發展，加快了學校的行政改革，學校為了更好的生存下去，更好的發展下去，應該建立一個比較民主、科學的體制。學校的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以學校應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現狀

學校的檔案管理現狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學校的發展，而且影響了學校在社會和經濟中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

學校對檔案管理的重視度不高，不同的機構對檔案管理的重視程度不同，嚴重的時候，有些學校完全忽視了學校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時間、需要的資金、人力、財力，而且不能起到很好的監督作用。目前來說，有些學校逐步將檔案管理作為本單位的工作計劃，而且安排了相應的人員去付諸實施，然而在實際工作中，檔案管理的機制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關部門的重視，有的學校的檔案管理成了擺放任何東西的儲存室，而且檔案管理的基礎設施不完善，n案管理基礎設施存在很大的漏洞，嚴重損壞了部分檔案。

2.檔案管理的創新

2.1健全制度

學校的檔案管理制度應該有所完善，所以在建立時應該遵循相應的原則。首先，檔案管理的相關制度的建立應該遵循科學性和合理性的原則，建立的制度應該從自身單位的實際情況出發，滿足自身單位的檔案管理特點，進而更好的進行本單位的檔案管理的相關工作。第二，學校檔案管理制度應該秉承實用簡明的原則，管理制度的建立應該將可操作性作為最終的目標，進而使得檔案管理制度能夠更好的發揮其規范和指導性的作用。其次，檔案管理制度的建立應該能夠約束教師也能夠約束領導，這種雙向的約束性可以較好的發揮檔案管理制度的管理性，學校中領導起著引導和榜樣的作用，可以促進檔案制度的實施。最后，檔案管理制度的建立中應該將嚴肅性作為原則。為了更好的執行檔案管理制度，在檔案管理的執行中應該將其權威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應該做到獎罰分明。

2.2加強組織領導

學校要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系，結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.3開展現代化和信息化建設，提高檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于學校制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，學校檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

2.4增強檔案人員綜合素質

篇10

中圖分類號：G271 文獻標碼：A

1 檔案管理現代化的必要性

隨著人類社會進入信息時代，社會上存在著大量的信息，傳統的檔案管理對于新的形勢顯得力不從心，新時期的檔案管理必須充分利用信息時代的相關技術，如電子計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術來進行檔案的收集、錄入以及保存、共享等等，這就迫切需要對傳統的檔案管理方式進行改革，實現檔案管理的現代化。采用現代化的技術手段對檔案進行管理能夠極大的提高檔案管理的效率，極大的縮短檔案檢索的時間，減少檔案管理人員的勞動強度，使其從繁重的工作中解放出來有更多的時間去掌握新的技能，提高自身的業務素質。同時計算機設備的在檔案管理中的廣泛應用，能夠使原本枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，可以通過圖形化的操作界面對檔案進行直接的管理，使原本繁瑣的管理變得十分的簡單。

充分利用現代化的管理手段以及先進的信息化技術和數字設備對檔案工作以及檔案本身進行科學話的管理，從而有效的縮短管理時間，提高管理效率，在降低檔案管理成本的基礎之上提高檔案管理的經濟效益和社會效益。隨著信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對海量的信息，對于這些信息的分類和處理需要極大的工作量來完成，這使得檔案管理人員不堪重負，這就迫切需要采用現代化的檔案管理手段對傳統的檔案管理方法進行革新，在做好檔案管理工作的基礎之上對現有的檔案所包含的豐富的信息資源進行開發利用，促進社會的發展和文化事業的進步，使檔案成為一種有效的社會資源，這些都迫切需要現代化的檔案管理手段對檔案進行科學的管理。

2 檔案管理現代化的要求和原則

隨著信息時代和網絡時代的到來，檔案管理的現代化成為不可阻擋的大趨勢，是檔案服務在新時期的必然要求。檔案管理現代化是一個系統化的大工程，設計到多個專業和部門的協同合作，且需要大量的資金作為支持，這就要求檔案管理現代化的過程中要量力而行。在此基礎之上還有堅持一下的原則：

2.1 信息共享原則

檔案管理現代化的目標不應該僅僅局限于對檔案的單純的整理和保存，而是應該在此基礎之上對其所包含的信息資源進行最大限度的發掘和利用，最終實現檔案資源的共享，因此在檔案管理現代化的過程中一定要對現有的檔案進行科學的整理和分析，找出有用的資源，通過網絡等手段進行共享，讓整個社會都能享受到檔案所提供的信息的價值。

2.2 堅持協作原則

檔案管理現代化的建設包括相關設備基礎設施的建設以及相關的管理規范和標準體系的建立和完善以及配套的信息系統和數據庫的建設，而檔案管理部門僅憑一己之力很難獨立完成這些工作，這就使得檔案管理現代化的進程面臨著很大的阻力。這就需要檔案管理部門在現代化的過程中加強與其他部門的協調工作，借助相關的部門的幫助或者是信息最終實現檔案管理現代化的實現。

2.3 質量優先原則

檔案管理現代化建設的關鍵在于建設高質量的服務，所以可以看出來，質量是檔案管理現代化程度的衡量標準之一。因此檔案管理現代化不僅僅是對檔案單純的數字化，片面追求數字化的儲存形式，而忽視檔案本身的質量。檔案管理部門應將重點放在提高質量的服務上，使人們能夠獲得高質量的檔案資料。

2.4 長期性原則

檔案管理的現代化是一個過程，因為現代化的社會是不斷的變化和發展的，這使得檔案管理也處于動態的變化過程中，而不是一成不變，這是一項長期的系統化的工程，需要整個檔案管理部門的所有人員的親密合作和長期的不懈努力，只有這樣才能確保檔案管理現代化程度的不斷提高。

2.5 實效性原則

管理的科學有效是檔案管理工作現代化的主要表現形式。所以檔案管理現代化應該從自己的實際情況出發，及時的引進相關領域的最新的技術和設備，將其充分運用到日常的管理工作當中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對于有價值的資料要及時的收集和保存，從而確保檔案的時效性，這樣才能確保檔案本身的價值。

3 我國檔案管理現代化存在的若干問題

現階段存在的若干問題概括如下：檔案信息自動化系統的標準化、規范化水平滯后，系統的整體水平參差不齊。數據庫建設步伐較慢，管理體制落后，系統建設資金投入不足，人才培養滯后。

4 采取哪些對策加快檔案管理現代化的發展進程

4.1 要培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才入手

要盡快培養既懂專業知，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知經濟的到來做好充分的準備。

4.2 要加強檔案信息素質教育，加快建立檔案信息網絡

要注意加強檔案主體意和獲取意教育，利用檔案信息守法意，加強檔案工作者的檔案信息保密意，傳播意和更新轉換意。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

4.3 要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。因此，要適應知經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

4.4 要強化服務意，拓寬服務領域

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，主動面向知經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。

總結

檔案管理現代化是我國社會主義現代化建設的組成部分，是社會發展的必然趨勢。檔案管理的現代化就是應用現代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經濟、文化發展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現代化建設服務。

參考文獻