檔案整理案例模板(10篇)

導言：作為寫作愛好者，不可錯過為您精心挑選的10篇檔案整理案例，它們將為您的寫作提供全新的視角，我們衷心期待您的閱讀，并希望這些內容能為您提供靈感和參考。

篇1

一、照片檔案的征集

檔案室接收照片是依據《檔案館工作通則》的規定，在接收其他載體形態檔案的同時接收照片檔案。但是，一方面由于檔案室照片檔案工作開展較晚，還有大量的照片散存在部門及個人手中，這就不能保證檔案室接收的照片檔案的完整性，另一方面為了豐富檔案室藏，檔案室征集照片在內容上應該貫穿以本單位為主的思想，使室藏具有濃厚的單位特色，所以應隨時收集和征集反映本單位特色的和具有保存價值的照片檔案。

1.檔案室征集照片檔案的途徑與要求

征集照片檔案，一是向社會各方面征集，如向相關的本系統的兄弟單位征集。二是向私人征集。征集采取無償和有償征集相結合的辦法。另外，檔案室還可根據需要與有關單位合作補拍或翻拍一些有價值的照片。

檔案室在征集照片時，盡量要求底片、照片和文字說明齊全，底片與照片的影像相符，以保證照片檔案的完整準確，對于無法確定照片內容的要進行考證。

2.照片檔案的征集范圍

確定征集范圍，是確保照片檔案齊全完整的基本條件，檔案室在征集照片的同時，應根據豐富室藏和反映單位特色的要求，制訂出照片的征集范圍，就本單位來講，本人認為，檔案室征集照片大致有以下幾個方面：

參加黨代會、人代會、工代會、團代會、婦代會和其他重要會議的本單位代表主要照片；

國家局、省、地領導來處視察工作的照片；

領導參加外事活動的照片；

歷屆主要領導、先進生產（工作）者的照片；

本單位各項獎勵證書、獎品的照片；

本單位各項獲得各種榮譽的照片；

引進先進設備和技術的照片；

開展重大活動形式的照片；

反映本系統、本單位建設有一定特色的照片；

本單位發生的重大事故、自然災害的照片。

3.照片檔案的鑒定

照片檔案的鑒定，也就是照片的篩選工作。在篩選照片的過程中，必須注意照片檔案的特性。

客觀性：照片檔案所反映的是真人真事和具體的事物，它不僅能把當時的人物和事物如實的再現出來，而且能把當時的環境、氣氛烘托出來，給人以真實的感覺。照片一經形成，具有其獨立的形態，真實地記錄下客觀外界的反映。照片的價值，首先取決于照片的客觀性、真實性。

直觀性：照片檔案能生動形象地反映出事物的面貌，給人以活靈活現的感覺。照片既可以反映處容處貌、機械設備，又能再現其經營生產狀況，照片檔案的直觀性和形象性是一般文字檔案所無能替代的。

再生性：照片檔案的真實性和形象性，促使它能夠吸引不同的利用者，而被廣泛地利用，雖然照片只有一張，但它可以用底片去加印，根據利用者的需要翻印，去滿足客觀多方面的需要。再生性是照片檔案的一個很大的特性，使它比一般檔案具有更大的通用價值。

鑒于照片檔案有上述特點，因此，對照片檔案鑒定應與其他載體檔案的鑒定有所區別，凡屬反映一定歷史時期各職能管理活動的照片，都是人們活動的歷史記錄，它們都有一定的價值，應作為檔案資料保存下來，具體保存方法有二種：一種是作為檔案組成案卷保存；一種是作為照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鑒定后的照片分兩方面存放。比如說，一個事件的照片歸檔，有多有少，多的幾十張，甚至上百張，對這類照片，就需要作鑒定、篩選，選留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映該事件全貌或內容的照片挑選出來，組成案卷，成為照片檔案。對挑剩的照片，也應適當保留，不好輕易銷毀，因為憑移交部門和檔案人員鑒定，不能確保鑒定質量，有些剔出的照片可能還會被利用，這在我們實際工作中遇到過這種情況。原因有多方面，主要原因在于挑選的眼光不同，利用目的不同。所以，對挑剩的照片另外加以保存，是有利無害的，還有一類照片，拍攝只有一、二張，而且利用率也很少，但它反映了單位在一定時期的某些職能活動。對這類照片，鑒于它的利用率不大，也可與刪選后剩下的照片放在一起。

總之，照片鑒定工作十分重要，確定照片是否需要保存，不光從其歷史價值、實際使用價值考慮，還應作全面的權衡考慮。

二、照片檔案的整理

照片檔案的整理是科學地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用的重要條件。具體地說就是將一組組、一張張有聯系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統、規范地整理，組合在一起的工作。照片檔案的整理，有別于其它檔案的整理。究其原因，一是檔案室征集來的照片來源于不同的部門和個人，具有來源廣泛的特點；二是檔案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強的特點。根據上述特點，檔案室在整理照片檔案時，首先要對照片檔案的歸屬進行分類、組卷，然后編目。

1.照片檔案的分類、組卷

檔案室照片分類采用一個全宗內按年代—問題進行分類的方法。分類應保持前后一致，同屬一類的，在分類的基礎上按時間的順序將照片用切角或插袋的方式固定在芯頁上，然后加注文字說明。文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一組照片，應在一組照片的第一張的上方編寫總說明，說明采用橫寫的格式，寬度最窄不得小于50MM。凡是有總說明的，對總說明中已說過的內容，分說明則不在重復，只要說清楚該張照片的主要內容和主要人物即可，分說明中也可不再加注參見號。分說明在照片號前應注“*”號，單張照片的說明在照片正下方或左右側書寫，其他與總說明同。

照片檔案的組卷，一般掌握在每卷三十頁左右芯頁為宜，若是案卷內照片數量太少時，可把幾個年代中反映同一問題的照片組卷在一起，各年代之間用軟卷皮區分開，在各軟卷皮上分別編寫各自的檔號，統計照片檔案案卷數量時以軟卷為單位進行并注明照片數量。軟卷皮封面書寫與普通案卷封面同，案卷題名應概括卷內全部照片的基本主題。

2.照片檔案的編號和文字說明的編寫

（1）照片編號。同一類的卷內照片按事件發生的時間先后順序排放，然后對每張照片編寫卷內序號，照片號也就是案卷內照片的順序號，一個案卷一個流水號。

（2）編寫文字說明。文字作為檔案的記錄手段，在照片檔案中占有相當重要的地位，它是整個照片的有機組成部分。照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體。因此，必須把好文字說明這一關，文字說明包括照片事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字說明既要揭示出每張照片的內容，又要簡潔、明了，不宜過長，避免啰嗦重復。

“說明”分有總說明、分說明。一般以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）有密切聯系的照片，開頭一張應編寫總說明，再對編寫總說明的照片及其它各單張照片編寫簡要的分說明。總說明在開頭一張照片的上方書寫。分說明在各單張照片正下方書寫。

3.照片檔案檔號的編制

照片檔案檔號的編制以全宗號———目錄號———案卷號———張號的方式進行，根據十大問題類來編制目錄號。主要從以下三方面考慮：（1）便于提供利用。采取問題相對集中的分類方法，可迅速、及時地提供利用；（2）有利于插卷。以后歸檔的照片可按不同類別歸入照片檔案中去。（3）避免案卷號的重復或留有空號，發生漏號等現象。

4.底片的分類和編號

底片是照片檔案的原始材料，照片檔案的再生性就起源于底片，沒底片就沒有照片，因此，做好底片的分類和編號是十分重要的。

（1）底片的分類

按底片的極性分成負片和反轉片兩種。

負片是經曝光、顯影、定影等處理后的膠片，物象的明暗與實物相反，用來印制正片。

反轉片是通過感光、顯影過程，便能直接在底片上得到與原物象明暗和色彩完全相同的正像。反轉片不可復制，用它可直接進行照片制版，反轉片也可稱為正片。廣告片、幻燈片都屬于此類。

在每一全宗內，由于負片和反轉片兩者極性相反，要按不同要求單獨整理和存放。

（2）底片的編號

底片分類后，要對各類底片進行編號。其方法是：同一類底片按歸檔順序編大流水號，其格式為全宗號——底片號。

底片編號應用鐵筆編排刻寫在底片乳劑面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角應標明底片號。復制底片應在左上角標注“F”字樣。按底片號順序將底片插入底片冊。底片案卷編號在全宗內編制案卷號并注明卷內底片的起止號。

反轉片與照片一同分類編號，分別保管。

照片檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技等其他檔案保管期限一致。

5.對剔出照片、底片的處理

篇2

“元數據檔案整理技術”已被檔案界普遍接受，“非元數據檔案整理技術”則還是一個剛剛提出的概念。這里只是利用“非”這一重要的邏輯概念表明，只要西方的“元數據”不是檔案整理的唯一技術，那么在“元數據”之外，就應該有“非元數據”檔案整理技術的存在。大家必須理解，我們提出“非元數據檔案整理技術”，并不是要去反對和否定元數據檔案整理技術，而只是要用“非元數據檔案整理技術”的概念開道，來梳理在中國已經出現的檔案整理技術，并證明它們同樣是現代的，而且是更適應中國檔案實踐的檔案整理技術體系。

一、元數據檔案整理技術

“元數據檔案整理技術”是西方檔案界提出的一種檔案整理技術。而西方產生這種技術的實踐基礎是，他們利用計算機網絡及其技術實現了“電子政務”，并且使“電子政務平臺”成為他們日常行政管理的實踐基礎和管理工具。

在這種特殊的條件下，電子政務系統本身不僅能產生著電子文件、而且也能提供電子文件的實體信息(數據)，并且能根據電子文件生成的具體環節，提供隱含在具體環節背后的、電子文件與社會實踐及其過程之間的對應信息——元數據(數據的數據)，即檔案實踐通常所稱的“檔案歷史聯系信息”。于是，嵌在電子政務平臺中的檔案整理系統就可以在電子政務的支持下，利用所采集的“元數據”完成“檔案歷史聯系”的整理，它不但獲得了“電子文件實體集合”，而且具有了足以使這一文件實體集合轉化為檔案的“檔案歷史聯系的記錄”。而“電子文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”這兩種物質實體的獲得，就構成了它所要得到的電子檔案實體。因此“元數據檔案整理技術”本身是一個具有科學性、高自動化程度的檔案整理技術體系。

由于現在西方和我國還只是將“元數據檔案整理技術”嵌入到了電子政務系統，所以有人可能誤認為，元數據檔案整理技術只適用于電子政務。其實不然，它不但能適應電子政務的檔案整理，而且也能適應諸如電子銀行、電子商務、電算化會計等等電子管理平臺的應用。事實上，只要人們能為某一社會實踐的管理建立電子管理的平臺，那么元數據檔案整理技術就能嵌入這個電子管理系統，成為適應它的檔案整理技術。所以“元數據檔案整理技術”本身是一種具有很寬實踐范疇的實用檔案整理技術。

“元數據檔案整理技術”所具有的特征是，它徹底變革了傳統檔案實體整理的技術，成為“文件實體整理”與“檔案歷史聯系整理”分離的技術。這種文件實體與檔案歷史聯系整理的技術分離，使元數據檔案整理技術中的“檔案歷史聯系整理”，不再受電子文件實體的干擾，而使檔案整理真正地進入了多元的時代，使檔案整理原則從一維的“來源原則”，發展為具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。“元數據檔案整理技術”所具有的“文件實體整理與檔案歷史聯系整理技術的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”是其檔案整理技術的四大特征。

二、非元數據檔案整理技術

在檔案整理技術中“非元數據”與“元數據”是相對存在的兩種檔案整理技術。從概念上說，除了“元數據”的檔案整理技術之外，都屬于“非元數據”檔案整理的技術范疇。但本篇文章不再研究傳統的檔案實體整理，它包含的只是新提出的“以‘件’為單位的檔案整理技術”、“雙套制的檔案整理技術”和“不同載體的混合檔案整理技術”。

不管是“以‘件’為單位的檔案整理技術”，還是“不同載體的混合檔案整理技術”，它們的檔案實體整理與檔案歷史聯系整理都是相互分離的。“雙套制的檔案整理技術”比較特殊，從表面上看，它是用整理紙質檔案的方法完成了電子檔案的整理，但它同樣告訴我們，也能夠用整理電子檔案的方法整理紙質檔案。由此我們可以看出，中國檔案界提出的這些非元數據的檔案整理技術，具有一個共同特點，即它們都是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的檔案整理技術。由于這些“非元數據檔案整理技術”是“檔案實體整理”與“檔案歷史聯系整理”相互分離的技術，所以它們就同樣都能實現檔案歷史聯系的多維化。它的檔案整理原則，也可以從一維的“來源原則”，過渡到具有“實踐主體”、“實踐客體”和“年代”的多維“歷史原則”。它們最終都要形成由“文件的實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”兩種物質實體共同構成檔案。

于是我們發現，中國提出的非元數據檔案整理技術雖然還存在著許多的缺點，但在“質”上，這些非元數據檔案整理技術都具有“文件實體整理與檔案歷史聯系整理的分離”、“檔案歷史聯系整理的多維化”、“檔案整理原則的多元化”和“檔案物質實體的雙重構成”的四大檔案整理技術的特征。

三、兩種典型檔案整理技術的比較

我們的研究發現，雖然非元數據和元數據檔案整理技術的技術環境、流程和操作方法有著很大的不同，但它們具有相同的四大特征，并且這兩種檔案整理技術具有相同的內在結構，完全可以用同一的《檔案整理結構的模型》來認識和解釋它們的機理和過程。或者說，是因為它們具有相同的檔案整理結構，所以它們才具有它們的共同特征。所以非元數據和元數據檔案整理技術這兩種看似非常不同的檔案整理技術，其實是同一檔案整理結構的兩種不同技術表現形式。

為什么會產生這兩種不同的檔案整理技術形式，或者說，西方為什么采用元數據檔案整理技術，而中國為什么要采用非元數據檔案整理技術，而這是相同的檔案整理原理為適應不同國家檔案實踐條件而產生必然結果。在中國，其實始終存在著兩種不同的檔案實踐和理論體系。一種是，從民國時期開始的“文檔連鎖法”，后來的“文檔一體化”和現階段提出的“文件中心”，與之相應的則是文件生命周期理論；而另一種則是，與文書實踐分離的檔案實踐，在解放后，中國接受了前蘇聯的檔案實踐和“立卷人——檔案室——檔案館”的檔案實踐體制，同時也就形成了有別于西方的檔案學理論。

原理、價值和理念要過渡到實踐，就需要技術的中介，由于技術離實踐更近，所以它更要受到實踐的約束，先進的技術并非在哪里都適用，對誰都是具有實用的價值。中國人民大學王健教授在國家社科基金項目“OA環境下的文件、檔案一體化管理研究”的技術報告中就客觀和直率地提出，在中國“無論是檔案行政管理機構，還是檔案館，都無權指導各機構的文件工作，……因而無法具備全面的一體化功能。”①對于在中國建立文件中心的問題上她也指出“全盤否定檔案室的態度是不科學的，完全撤銷檔案室的做法是不現實的，在保留檔案室的基礎上再重建一套文件中心是不必要的，簡單地將檔案室改名為文件中心也解決不了根本問題。”②這些認識對于認識檔案整理技術的發展同樣有效。

我們應特別注意，計算機化與現代化是兩個不同的概念，比如，一種檔案整理技術雖然沒有實現計算機化，但如果它能實現多維的檔案歷史聯系聯系整理；而另一個雖然實現了計算機化，但它形成的檔案歷史聯系卻是一維的，那么我們究竟應該將哪種技術判斷為現代檔案整理技術呢？檔案整理技術現代化的關鍵是檔案整理技術內容上的現代化，計算機化只是檔案整理現代化的一種外在的形式。

在自動化和計算機技術應用的程度上，元數據顯然要高于非元數據檔案整理技術。但在中國發展元數據檔案整理技術，有著諸多檔案界自身無法克服的現實障礙，但只要我們放棄部分元數據檔案整理技術的高自動化要求，那么就可以在不改變檔案工作體制、不需要實現“文檔一體化”、能脫離電子政務環境、不用制定也不依賴“檔案元數據集”的條件下，創造出一種可應用于文書和科技檔案、并適用于紙質文件、電子文件和實物混合的、非常實用的檔案整理技術。所以不要簡單化地根據計算機技術的應用程度，來論檔案整理技術的長短。

四、中國檔案整理技術前景的展望

通過“非元數據檔案整理技術”與“元數據檔案整理技術”的比較研究，我們認為：

中國檔案界，須在元數據和非元數據檔案整理技術之間做一抉擇，這是不能回避的。它不是單純的檔案理論和技術問題，而是干系到中國檔案事業未來發展的一次抉擇。它是檔案工作者、檔案學者和中國檔案事業的領導者都必須傾心關注的問題。

不應該排斥元數據檔案整理技術，但在相當長的一段時期內，“非元數據檔案整理技術”應該是一條更適應中國國情的檔案整理技術路線。我們甚至認為，它是遲早要被國人所接受的一種檔案整理技術。

“非元數據檔案整理技術”雖然已經有了基礎，但技術整體還處于相當混亂的狀態。我國應該在夯實它的檔案學理論基礎、簡約它的技術、注重它的實用性的前提下，統一制定中國的檔案整理技術規范。其結果應該是創造出一種具有中國特色的檔案整理技術體系和理論。這也是中國檔案界在世界有所建樹的一個契機。

篇3

1 對《檔案法》的認識與實施

《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：

把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]

1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]

從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。

把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。

檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。

2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束

《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：

2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面

2.1.1 管理“事”的范圍。《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。

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2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。

2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。

2.2.1 對監督和指導權的約束。《檔案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。

2.2.2 對查處檔案違法行為的約束。《檔案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。

2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。

2.2.4 對行政強制權的約束。《檔案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。

3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象

3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。

3.2 擴大管理權限現象

3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。

3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。

3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。

4 控制約束行政管理權力的趨勢

依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。

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不論是電子檔案還是紙質檔案，從本質上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質檔案均是以人的基本實踐為依據，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網絡技術為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數比較低。紙質檔案的載體是紙質文件，安全系數相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發揮各自的優勢，更好的為使用者服務，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達到電子檔案和紙質檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應新形勢的變化，積極創新，制定科學合理的檔案管理方案。首先，要順應時代的變化，積極地應對檔案電子化的轉變，從管理方法、管理制度等技術層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責工作。當前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質檔案，又發揮了電子檔案的優勢，檢索快，利用效率高等優勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數據錄入，運用人錄入的方式進行紙質檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質檔案進行數字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統中，還要將兩種檔案進行統一的組合，維護檔案之間的相關聯系，便于使用。

2 電子檔案和紙質檔案整合管理的具體要求

現如今，數字化信息技術不斷發展，檔案管理系統也要利用電子技術建立一個網絡的信息辦公平臺。現代化檔案管理和傳統檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質檔案管理。當然，在現代化檔案管理中也要對紙質檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現現代化檔案管理系統，對電子檔案和紙質檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質文件進行詳細的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質檔案進行歸檔處理。而利用網絡所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標記上已歸檔的標記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現對電力檔案和紙質檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現。

3 加快檔案管理工作人員的知識結構變革

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改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009(29)：12-13.

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任何一種物質都有其自身的結構形式，檔案也有其結構的特性，在檔案整理的過程中，通常可以總結出檔案自身的結構特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結構的物質轉化成檔案結構，因此無論是對傳統的紙質檔案的整理還是對現代的電子檔案整理，都要嚴格的根據其自身的結構特征對其進行有效的處理。

在對檔案物質結構了解的過程中經歷了不同的階段，在不同的時代，人們對檔案結構的認識也存在著一定的差異，因為檔案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時代人們的認識作為出發點，對傳統的檔案整理工作和當今的檔案整理工作有一個更加全面和科學的認識，從而能夠更好的總結出自檔案整理中應該遵循的原則。

二、檔案的物質結構和傳統檔案整理

在對傳統檔案進行整理的過程中，人們對檔案物質結構并沒有一個十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現了文件之間在時間層面上的聯系。當前我們要將這些不同時期的認識綜合在一起，才能順利的總結出不同時代人們對檔案整理工作的認識重點，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯系的結合體。

對于潛意識當中的傳統檔案物質結構，我們尤其要關注的一點就是在這樣的檔案形式當中，文件集合是物質形式，但是文件之間的歷史聯系是非常抽象的，它不是以物質的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。所以文件集合是其中唯一的物質，為了使人們對這一點有更加充分的認識，我們也將傳統檔案時代的檔案結構形式稱作是檔案的單一物質結構。

盡管檔案學很早就發現了文件之間歷史聯系的六個特征，也就是說，已經認識到了文件之間歷史聯系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯系”的檔案整理原則。但由于傳統檔案整理要用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯系，所以我們就必須客觀地認識到，“利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系”是一塊“短板”，實際上它將阻礙傳統檔案整理在實踐上實現文件之間歷史聯系的多維記錄。因此，檔案學所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯系”，這是在“單一檔案物質結構”的意識下，傳統檔案整理所無法違背的又一個客觀規律。

三、檔案的物質結構與現代檔案整理

當前人們對檔案物質結構的認識在不斷的深化和發展，檔案雙重物質結構認識的形成也就意味著人們在實際的工作中可以更好的認識和發現現代檔案整理工作中所固有的一些規律，只有這樣，才能更好的幫助中國的檔案學者在實際的工作中更好的推動相關工作的開展。

在“檔案雙重物質結構”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質，“文件之間的歷史聯系”也依然存在，而它與檔案的單一物質結構所不同的是，在檔案物質雙重結構中出現了另一種物質――“歷史聯系的記錄”。通俗地說，檔案物質雙重結構中，不僅文件集合是一種物質，而且“歷史聯系的記錄”也是一種物質，所以它才被稱為“雙重物質”。千萬不要低估了檔案物質結構的這一變化，正是因為這一變化，形成了現代檔案整理的特點與規律。

“歷史聯系的記錄”的出現表明，現代檔案整理不再認為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯系是檔案整理的唯一方法，而是認為利用“歷史聯系的記錄”來記錄文件之間歷史聯系是一種更為科學和實用的方法。所以在現代檔案整理中，“歷史聯系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯系的物質。由此檔案中的文件之間歷史聯系關系信息的承載者，已從單一檔案物質結構中的“文件集合”，轉移到了檔案雙重物質構成中的“歷史聯系記錄”。而利用“歷史聯系的記錄”這種物質，來專門記錄文件之間的歷史聯系，就成為現代檔案整理的一個必須恪守的法則。

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一、任免前備案管理的程序

鄉鎮（街辦）領導班子換屆任免前備案一般按下列程序辦理：

1、縣市區委按照規定的程序，經過民主推薦、組織考察、書記辦公會醞釀、常委會研究后，對擬任或推薦任鄉鎮黨政正職人選與換屆領導班子調整方案一并報市委組織部備案。

2、市委組織部召開部長辦公會，對備案任免事項進行審核，提出審核意見，以書面形式予以回復。

3、縣市區委常委會及全委會議審議表決。

4、鄉鎮黨代會或人代會選舉后，將選舉結果書面報市委組織部。

二、任免后備案管理的程序

鄉鎮（街辦）黨政正職個別調整時，縣市區委按規定程序，在辦理任免手續或履行法律程序后，將任免文件及相關干部任免材料書面報市委組織部備案。

三、備案審核的主要內容

鄉鎮（街辦）黨政正職任免備案審核的內容主要包括以下幾個方面：

1、班子職數和結構。包括班子職數、年齡、性別、學歷、專業結構等是否符合有關要求。

2、任職條件和資格。審核擬任或推薦人選的任職條件和資格，破格提拔的是否符合有關規定。

3、任免程序。審核干部任免程序是否符合有關規定。

經審核，對不符合規定和要求的任免事項予以糾正。

四、任免備案材料

任免備案采取書面形式，備案材料按一式六份報送。

任免前備案材料包括：備案請示、縣市區黨委常委會議紀要、干部任免審批表、民主推薦測評情況、群眾反映問題的調查核實材料、需要說明的學歷材料以及其他有關材料。

備案請示標題為《關于××縣市區鄉鎮黨政領導班子換屆人事安排方案的備案請示》。內容包括：換屆人事安排方案的指導思想和原則、換屆方案形成情況、黨政正職調整方案，原任職人員不再繼續提名的應說明原因和安排意向，同時，附黨政正職任免名冊。

備案請示以縣市區委文件報送。

鄉鎮（街辦）換屆時，事前備案材料應在黨代會、人代會召開前一個月內報送；個別調整事后備案材料，應在辦理任免手續或履行法律程序后一個星期內報送。

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我國土地檔案管理工作暫行規定中指出，土地檔案管理包括：地籍管理檔案、土地利用規劃檔案、建設用地檔案、土地監督檢查檔案、土地科技管理檔案和土地管理教育檔案等。土地整理檔案是土地科技檔案的一種，整理內容是對成片土地上的道路、水源、農居建設及耕地坡度改造等，工作內容主要有選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等多個環節，所涉領域涵蓋工程建設、田間道路、農田水利、護林綠化、土地復墾等。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此，轉變傳統觀念，創新服務機制，研究檔案管理工作規律，是實現土地整理檔案資料在現代社會經濟發展中發揮重要作用的技術保障。

一、提高土地整理檔案管理的重要性

土地整理檔案詳細記錄了采取工程、生物等措施，對田、水、路、林、村等實行綜合整治等關于土地總體規劃或專項規劃的過程，通過土地整理措施的實施，增加了有效耕地面積，提高了耕地質量，調整了土地資源利用結構，改善了農業生產和生態環境，改善了農民生活條件。在土地資源分配利用、流轉、收益過程中發揮著重要作用。因此研究和探討如何規范、提高土地整理檔案管理工作有利于最大限度發揮土地整理檔案在現代社會經濟發展過程中的重要作用，有利于提升土地整理檔案的利用效率。

二、土地整理檔案管理的策略探究

（一）提高檔案管理認識，是土地整理檔案管理的基礎。1.加強學習，增強意識。要認真學習《檔案法》《檔案法實施辦法》，充分認識到檔案管理的重要性，從主觀上樹立工作責任感和嚴肅認真做好工作的思想意識，按工作優先，服務至上的原則，最大限度地發揮管理人員的主觀能動性，更積極主動的投身于檔案管理工作中。2.增強宣傳，提高認識。加強對檔案管理和保護檔案資料的宣傳，提高全體干部職工對檔案管理重要性的認識；充分認識檔案資源的價值，從主觀上對檔案管理有個全新的了解和認識，積極主動配合做好檔案法制建設，使檔案工作開展做到有法可依。3.爭取領導支持是工作順利開展的有力保障。向領導宣傳土地整理檔案管理工作取得的成績，讓領導層充分認識檔案工作的地位和作用，積極爭取領導的重視和支持；從機制上加強檔案管理，重視人員、硬件、資金等投入，確保人力、物力和資源的合理配備。

（二）提高檔案工作人員的素質是土地整理檔案管理的前提。檔案管理是非常復雜、煩瑣的工作，是業務性很強的專業性工作，因此要加強檔案工作者職業道德建設，培養檔案工作人員愛崗敬業的精神；工作中嚴格遵守職業道德規范，尊重檔案資料的真實性；培養埋頭苦干，無私奉獻的道德情操；培養嚴謹、細致、認真地做好檔案收集、歸檔及保管工作的態度，樹立扎實干，服務優，守紀律，創一流的堅定信念。不斷提高管理人員的綜合素質。

（三）做好檔案分類處理是土地整理檔案管理的重點。土地整理檔案所要保存的內容是具有價值的文字材料、圖紙、圖表以及聲像等文件資料。在管理中要依照選址、測量、科研論證、規劃設計、審查批復、資金預算、招標、施工、監管、竣工驗收等不同階段進行細致分類，認真歸檔。要認真負責的對歸檔項目進行審查，文件材料要收集齊全，單項工程要有項目負責人審定。分類是土地整理檔案管理中的初級工作，分類要細致，歸檔要認真，才能充分發揮檔案資料在后期土地規劃、利用環節的重要作用，是土地資源長期發展的歷史依據。

（四）將檔案資料數字化管理是土地整理檔案管理發展的必然需求。1.開展管理人員技術培訓是實現數字化管理的技術保障。隨著網絡技術的大力發展和信息技術的逐漸深入，不僅大大提高了工作人員的工作效率，而且提高了檔案資料的完整性和持久性，在引進先進的土地檔案管理信息系統后，要邀請業內專家對管理人員進行相關技術培訓，轉變管理理念，提高熟練操作軟件的技能，定期考察管理人員的技術基礎和工作能力，是實現數字化管理的技術保障。2.檔案資料數字化管理是社會經濟飛速發展的必然需求。當前正處于推進“四城同創、提升耕地質量、打造美麗鄉村、建設生態宜居涪陵”建設的重要時期，土地征用與土地流轉、農村建設用地復墾等工作大量涌顯，檔案查詢、調卷和出具證明等工作繁多，管理人員的紙質業務堆積如山，為滿足群眾對檔案資料的查閱和利用需求，充分發揮檔案資料的利用價值，實現檔案資料的安全管理和便捷查閱，需要做好網上備份、分類，建立數字化管理體系，因此，土地整理檔案數字化管理是現代化建設的必然需求。

三、結語

總之，土地整理檔案管理要能適應經濟社會的發展，在社會經濟建設中發揮較大效用，最大限度的發揮國土檔案的使用價值，為土地的開發利用提供最真實的依據。

【參考文獻】

[1]唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案,2006(03).

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一、高度重視，落實責任，確定責任制

我局檔案管理工作的發展與業務建設，既有上級業務主管部門的支持，又有局領導的關心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領導小組，確定了領導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務、目標，規定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現了檔案管理制度化、規范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關的檔案管理水平，列入了機關工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環節，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務的辦法措施，對相關工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經濟投入、人員配備、設備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉和安全。

二、完善各項規章制度，加強檔案宣傳工作。

為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經濟責任制考核范圍之內，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關領導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強。

三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。

嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對于各基層單位的檔案管理，我們經常深入基層，要求嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統現藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統，基本實現了機關檔案管理工作現代化、整理規范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。

局機關檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設、旱澇災害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設中發揮了很大的優勝。年局機關檔案室達到了省級檔案管理一級標準；年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。

四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉到事前防范上來。在自查的基礎上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發現的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發生。建立健全檔案安全規章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設法為其排憂解難。年已經接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區水利建設做提供了重要依據和可使節借鑒的資料。

六、今后檔案工作設想

今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執行黨和國家有關檔案工作的法律、法規，堅持依法治檔，依法監督；立足現實，著眼未來，強化服務意識，創新服務機制；積極開發檔案信息資源，充分利用現代化手段，為水利建設提供更方便、快捷的服務。重點做好以下幾項工作：

1、繼續學習宣傳、貫徹執行《檔案法》，堅持依法管理檔案。

2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現檔案管理、檢索微機化。

篇10

 

社會救濟工作是以利他主義價值觀為指導，以科學的知識為基礎，運用科學的方法助人的服務活動，具有極強的社會性和實務性，所以，一系列助人服務的檔案也應該運用科學的方法進行整理。科技論文。社會救濟工作檔案的整理首先要對社會救濟工作進行分類，然后按照具體步驟對每一類社會救濟服務中的每一具體個案進行整理歸檔。

1.按照社會或個人問題的成因進行分類整理

可按自然災害、突發事件、社會環境、家庭變化等進行整理。A、特大自然災害的發生，例如汶川地震，突然間，數萬人失去了生命，數萬家庭失去了親人，財產嚴重受損。受災人員在巨大在壓力下會現絕望、焦慮等感受，全國上下，同心同德，眾志成城，抗震救災，同時國家派出了大批的心理專家深入重災區，開展心理干預和疏導，大部分災民心理基本穩定，逐漸走出大地震的陰霾，鼓起了生存的勇氣，廣大災民大力開展自救運動，生產生活秩序基本走向正常化。B、突發事件的發生，例如車禍，意外的車禍可能導致某人肢體截癱，原有的美滿家庭生活和人生軌跡可能因此而改變。專業的社會工作者對他所做的輔導包括探討車禍帶來的問題和挑戰，使其鼓起生活的勇氣，同自己和妻子、孩子進行溝通，幫助他聯系安排家庭中環境的改造，向他介紹社區康復資源和國家有關殘疾人就業政策等一系列工作，所有這些工作過程都要歸檔整理。C、社會環境的改變，例如企業破產造成員工失業，社會工作者要對因此而求助者進行心理安慰、聯系民政部門提供基本的生活保障、對其進行職業培訓輔導、積極聯系就業單位等，所有這一系列的工作都要按程序整理歸檔。D、家庭變化，由于方方面面的原因，傳統家庭也在發生著變化，包括丈夫和妻子都在外面工作的雙親健全家庭、單親家庭（因為離婚或非婚生子女家庭）以及幾個孩子的相互之間沒有親緣關系的成年男女組成的一種混合性家庭。這些家庭很容易引起成員的心理問題或障礙，社會工作者對此所進行的心理調試工作是主要的，因此，對進行心理調試和疏導的每一個過程和細節都要仔細記錄下來，以分析個人變化和干預的結果。由于社會問題的復雜性，以上分類只是將問題簡單化而言的。科技論文。

2.按人群進行分類整理歸檔

可按兒童、青少年、老年人、婦女、殘疾人等類型劃分整理。A、兒童期作為人的生命中一個特殊階段，具有區別于其他人的特殊性，這種特殊性是多方面的、復雜的，同時也是多角度的。兒童社會問題主要是環境對兒童的傷害和兒童發展障礙兩個方面，由于兒童的特殊性，在實際工作中，有大量的案例需要有專門技巧的兒童社會工作者去服務。在對其服務過程中所使用的談話、調查、資料收集與研究、溝通等技巧，使用的心理輔導、角色轉換等理論和方法都要按程序記錄歸案。B、青少年期是一個充滿變化的時期，青少年社會問題主要是心理和情緒問題、網絡成癮問題、青少年犯罪問題、失學失業問題等，青少年社會工作必須充分尊重青少年的特點，從人與環境互動的視角多層面的開展工作，最終促進青少年健康發展。由于青少年是一個充滿活力的群體，一般按照系統的理論進行處理青少年社會問題，多個系統協同運作，是青少年社會工作者經常運用的策略。因此在整理服務檔案時要對青少年社會工作者系統、青少年服務對象系統、青少年服務目標系統、青少年服務行動系統四個系統中所有工作內容和程序都記錄在案，以保證服務工作檔案的完整性。C、老年人又是人生的特殊階段，主要涉及身體健康、經濟、情緒、代際關系、配偶關系、社會支持網絡等問題，維護健康是老年人最為關注和渴望滿足的需要，另外老年人由于職業生涯的結束，社會交往圈子的大大縮小，老年人晚年生活往往與孤獨、寂寞相伴，老年人的交流渴望也不榮忽視。因此對于每一個老年人社會服務個案的記錄要以健康保障服務、生活照料服務、精神慰藉服務等為重點，對其中的每個環節都認真記錄歸檔。D、我國是世界上人口最多的發展是國家，女性約占13億總人中的一半，在社會發展中起著重要的作用。科技論文。由于歷史原因，婦女還處于相對弱勢的社會地位，有著特殊的需要和問題，需要社會給予特殊的幫助。目前針對婦女服務的個案問題主要是特殊困難女性的求助，重點是為失業女工提供的服務、為單親母親提供的服務、為家庭暴力中被虐婦女提供的服務及為進城打工妹提供的服務等。對于以上種種個案要將求助婦女面臨的問題或困惑、問題的排序、優先解決的問題、問題的成因、用什么方法解決問題、解決問題過程中的細節問題進行整理，寫出詳細的結案記錄并歸檔。E、殘疾人由于心理、生理、人體結構功能喪失而無法從事正常人的工作，如何使他們跨越人生障礙使自己的潛能得到發揮是專業社會工作者以特定的價值觀去服務所做的重點，在整理這類個案案卷時注意對殘疾人的康復服務和基本生活服務為重點進行整理歸類。

3.按社會或個人問題的性質分類整理